Functieomschrijving
Voor ICTU zoeken wij een Administratief Medewerker P2P.In de rol van Administratief Medewerker Purchase-to-Pay (P2P) ben je verantwoordelijk voor een nauwkeurige en tijdige verwerking van het volledige proces van inkoopfacturen en betalingen. Je zorgt voor een betrouwbare administratie en draagt bij aan een efficiënte keten van bestelling tot betaling, in overeenstemming met interne richtlijnen en wettelijke voorschriften.
Belangrijkste werkzaamheden
- Je controleert, codeert en boekt facturen in.
- Je zorgt ervoor dat prestatieverklaringen tijdig worden afgegeven.
- Je voert betalingen uit.
- Je houdt verplichtingen bij.
- Je controleert en werkt tussenrekeningen bij.
- Je bent het aanspreekpunt voor leveranciers en interne stakeholders.
- Je onderhoudt crediteuren stamgegevens.
- Je analyseert knelpunten in het Purchase-to-Pay-proces en doet onderbouwde verbetervoorstellen.
- Je signaleert risico’s in verplichtingen, autorisaties en betalingen en adviseert hierover aan de coördinator/hoofd F&C.
- Je werkt mee aan de doorontwikkeling van interne richtlijnen en werkinstructies.
- Je bereidt P2P-gerelateerde analyses en managementinformatie voor, zoals openstaande verplichtingen, doorlooptijden en uitval.
Ontwikkeling en verbetering
Naast uitvoerende taken wordt van jou verwacht dat je actief bijdraagt aan de professionalisering van het P2P‐proces. Dit betekent onder andere:
- Je verbetert het gebruik van verplichtingennummers.
- Je bereidt three-way matching voor en ondersteunt bij de implementatie.
- Je signaleert structurele verbeterpunten en begeleidt aanpassingen in de werkwijze.
Team en samenwerking
Je maakt onderdeel uit van het team Finance & Control, dat bestaat uit circa tien medewerkers. Binnen het subteam Finance werk je samen met de collega die verantwoordelijk is voor de Order-to-Cash (O2C)-keten. Tijdens vakanties wordt van je verwacht dat je wederzijdse vervanging verzorgt om continuïteit te waarborgen. De functie vraagt om zelfstandige afstemming met interne stakeholders, het toelichten van financiële processen en het professioneel omgaan met tegengestelde belangen. Er wordt van je verwacht dat je hierin stevig en oplossingsgericht opereert.
Je levert naast uitvoerende werkzaamheden een inhoudelijke bijdrage aan het analyseren, verbeteren en borgen van P2P-processen en treedt hierbij op als inhoudelijk sparringpartner voor Finance & Control en proceseigenaren.
Competenties
- Je opereert zelfstandig en oplossingsgericht met interne stakeholders.
- Je werkt nauwkeurig en resultaatgericht binnen P2P-processen.
Organisatie
ICTU
Functie eisen
GeenFunctie wensen
- Je hebt aantoonbare ervaring met ERP-systemen, bij voorkeur AFAS.
- Je hebt ervaring met het voeren van de crediteurenadministratie.
- Je hebt ervaring met het initiëren, onderbouwen en implementeren van procesverbeteringen binnen financiële administraties, inclusief het betrekken en meenemen van relevante stakeholders.
- Je beschikt over sterke mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden.
