Functieomschrijving

De Provincie Zuid-Holland (hierna ‘PZH’) heeft behoefte aan de inzet van een externe kandidaat voor de opdracht (Inkoop)adviseur Europese Aanbesteding warme en koude drankenvoorziening.

De opdracht
De overeenkomst voor de warme en koude drankenvoorziening loopt op termijn af. De voorbereiding voor een Europese aanbestedingsprocedure is gestart. De Provincie ZuidHolland is voornemens om in september 2025 een nieuwe overeenkomst te sluiten na het doorlopen van een Europese aanbestedingsprocedure. In de afgelopen periode hebben zich ontwikkelingen voorgedaan binnen de organisatie van de provincie ZuidHolland. Bijvoorbeeld is overgegaan tot een flexibele werkomgeving, verbouwing van het gebouw waar onder andere het bestuur is gevestigd en de invulling van de catering. Daarnaast heeft de provincie Zuid-Holland een duurzaamheidsambitie geformuleerd wat ook van invloed is op de aanbestedingen waaronder de aanbesteding voor de warme en koude dranken voorziening. Deze elementen worden geïntegreerd in de formulering van de aanbestedingsleidraad, de aan te besteden overeenkomst en alle overige aanbestedingsstukken.
Zij zijn daarom op zoek naar een (senior) (inkoop)adviseur met gedegen kennis en ervaring met het begeleiden van Europese aanbestedingen voor de overheid, in het bijzonder het aanbesteden van warme en koude drankenvoorziening. De inkoopadviseur heeft aantoonbaar kennis en ervaring met de (ontwikkelingen) van deze markt. Daarnaast heeft de inkoopadviseur kennis van vormen van overeenkomsten en kennis en affiniteit met duurzaamheidsaspecten in deze branche en ervaring met aanbestedingen met duurzaamheidselementen als circulair inkopen, innovatie en andere duurzaamheidselementen. De inkoopadviseur adviseert de opdrachtgever over de mogelijkheden binnen dit vraagstuk, is in staat de behoeftevraag van de opdrachtgever om te zetten in concrete voorstellen voor de aanbesteding en de overeenkomst, schrijft mee aan de aanbestedingsstukken en begeleidt de aanbestedingsprocedure tot en met de definitieve gunning van de opdracht. Ook kan de adviseur gevraagd worden een rol te spelen bij de implementatie van de overeenkomst. 
De gehele bovenstaande procedure verloopt in nauwe samenwerking met de interne inkoopadviseur van het Team Inkoop van de provincie Zuid-Holland. Team Inkoop van de provincie Zuid-Holland heeft standaarden en modellen voor de meest voorkomende aanbestedingsstukken en overeenkomsten. Zij stelt deze beschikbaar en de (senior)inkoopadviseur maakt hiervan gebruik.

Jouw verantwoordelijkheden
  • De (senior) inkoopadviseur geeft terugkoppeling van (deel)resultaten en producten aan de opdrachtgever;
  • De aan te trekken (senior) inkoopadviseur heeft de rol als projectleider in de voorbereiding en uitvoeren van de Europese aanbestedingsprocedure voor de warme en koude drankenvoorziening;
  • De (senior) inkoopadviseur neemt het initiatief tot en neemt deel aan de voorbereidende overleggen in het projectteam omtrent de behoeftebepaling ten aanzien van deze Europese aanbesteding;
  • De (senior) inkoopadviseur vertaalt, in samenspraak met de interne inkoopadviseur van Team Inkoop, de behoefte in een concreet advies over de te volgen aanbestedingsprocedure;
  • Daarnaast adviseert de (senior)inkoopadviseur over de voor dit onderwerp relevante duurzaamheidscriteria en de overeenkomst;
  • De (senior) inkoopadviseur presenteert aan het projectteam de te volgen Europese aanbestedingsprocedure, de eisen en wensen en over de op te nemen duurzaamheidscriteria;
  • De (senior) inkoopadviseur schrijft mee aan de aanbestedingsstukken en begeleidt de Europese aanbestedingsprocedure tot aan de definitieve gunning van de opdracht. Het hele traject geschiedt in samenspraak met de interne inkoopadviseur van Team Inkoop van de provincie Zuid-Holland.
Terugkoppeling van (deel)resultaten / producten:
  • Advies over de te volgen aanbestedingsprocedure;
  • Advies over de relevante duurzaamheidscriteria;
  • Aanbestedingsstukken inclusief de aan te besteden overeenkomst;
  • Uitvoeren aanbestedingsprocedure in samenwerking met de interne inkoopadviseur van de provincie Zuid-Holland;
  • Output als resultaat van het begeleiden van de aanbestedingsprocedure tot aan definitieve gunning.

Het team
Het professionele team Hospitality vertaalt de organisatiedoelstellingen naar een gastvrije cultuur, duurzame producten en creëert de juiste beleving voor zowel onze bezoekers als de bewoners van onze gebouwen. Speerpunt van het team Hospitality is onder andere het vernieuwen van en ontwikkelen naar duurzame en gezonde producten voor de werknemers en gasten van de procincie Zuid-Holland. Naast de eigen maatregelen zoekt de procincie Zuid-Holland ook de samenwerking met haar contractpartners om de doelen te behalen. De overeenkomst voor de warme en koude drankenvoorziening loopt af en de provincie is zich aan het voorbereiden op een Europese aanbestedingsprocedure ten behoeve van een nieuwe overeenkomst.

Jouw competenties
  • Resultaatgericht handelen: daadkrachtig optreden, proactieve houding, initiatiefrijk, pragmatisch;
  • Flexibiliteit, tact, zorgvuldigheid en goede oordeelsvorming in relatie tot tegenstrijdige belangen van stakeholders;
  • Bestuurlijke sensitiviteit. Inzicht in het functioneren van het openbaar bestuur, de provinciale organisatie en de daarmee samenhangende besluitvormingscircuits en de juridische omgeving waarin wordt geopereerd; Vaardigheid in het inschatten van de bestuurlijk en regionale verhoudingen en de bestuurlijke / politieke en technische haalbaarheid van projectresultaten zowel binnen als buiten de provinciale organisatie;
  • Communicatieve en adviesvaardigheden;
  • Teamspeler.

Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift is vereist voor deze functie.

Functie eisen

  • Je bent gedurende de periode van oktober/november 2024 tot september 2025 beschikbaar voor de bandbreedte van 200-300 uren voor de voorbereiding uitvoering en realisatie van het project en is flexibel inzetbaar gedurende de periode van oktober/november 2024 - september 2025. Je moet in november 2024 kunnen starten, of in onderling overleg op een ander te bepalen datum;
  • HBO werk/denkniveau op het gebied van inkoop en aanbesteden;
  • Aantoonbare kennis van en (werk)ervaring met Europese aanbestedingen conform de gewijzigde Aanbestedingswet 2012 voor leveringen en diensten;
  • Aantoonbare kennis van de EMVI beoordelingsmethodieken als beste prijs kwaliteitverhouding, gunnen op waarde;
  • Minimaal 4 jaren werkervaring met aanbestedingsprojecten voor leveringen en diensten voor een aanbestedende dienst;
  • Aantoonbare kennis van de markt van warme en koude drankenvoorziening;
  • Minimaal 2 succesvol afgeronde aanbestedingsprojecten voor warme en koude drankenvoorziening. Deze projecten zijn niet ouder dan 3 jaren vanaf de publicatie van deze offerteaanvraag;
  • Kennis van en ervaring met het functioneren van openbaar bestuur en de daarmee samenhangende besluitvormingsprocessen;
  • Aantoonbare ervaring in communicatie met stakeholders in een politiek bestuurlijke omgeving.

Functie wensen

  • Mate van aantoonbare werkervaring met het begeleiden van Europese aanbestedingsprocedures leveringen en diensten voor aanbestedende diensten bij aanbestedende diensten;
  • Mate van aantoonbare relevante werkervaring m.b.t. het begeleiden van Europese aanbestedingsprocedures voor warme en koude drankenvoorziening voor aanbestedende diensten;
  • Aantoonbare relevante werkervaring met duurzaamheid, circulair inkopen en innovatie in aanbestedingsprocedures van warme en koude drankenvoorziening voor aanbestedende diensten;
  • Visie op de opdracht en aanpak.

Extra informatie

  • Plaats Den Haag
  • Opleidingsniveau HBO
  • Aantal uur N.t.b. uur per week
  • Startdatum 10-2024
  • Geschikt voor ZZP? Ja
  • Thuiswerken mogelijk? N.t.b.