Functieomschrijving

Voor de gemeente Middelburg zijn wij op zoek naar een Adviseur informatiebeheer.

Bij gemeente Middelburg gaat het cluster informatiebeheer van de afdeling Facilitaire Zaken een ambitieuze koers varen! Waar ze eerst bezig waren met fysieke dossiervorming achteraf, houden ze zich nu met name bezig met het op orde brengen van het digitale archief. Zodat dit in een later stadium wordt vernietigd of wordt overgebracht naar het Zeeuwse E-depot. Hun digitale zaaksysteem Djuma is hierin leidend. Maar ook andere applicaties sluiten ze op termijn aan op dit E-depot.

De functie 
Als adviseur sta je midden in het uitdagende veld van informatiebeheer. Je gaat aan de slag met het verder inrichten van het integrale informatiebeheer. Hierbij ben je de sleutelfiguur die beleid en visies weet te vertalen naar heldere werkprocessen, procedures en regels.
Je houdt je onder andere bezig met vraagstukken rondom het zaakgericht werken, de interne werkprocessen en het E-depot, en zorgt ervoor dat het vernietigen en bewaren van informatie verloopt conform de geldende wet- en regelgeving. Met jouw communicatieve vaardigheden en initiatiefrijke houding ben je een echte aanwinst voor ons team. Je weet hoe je mensen meekrijgt en kunt jouw ideeën en plannen duidelijk overbrengen. Of het nu gaat om het opstellen van een advies of het bijstaan van collega’s bij het toepassen van nieuwe regels, je staat altijd klaar met jouw expertise.

Werkzaamheden 
  • Een bruggenbouwer tussen beleid en praktijk
  • Levert met jouw expertise een bijdrage aan de kwaliteit en het toekomstbestendig maken van informatie- en archiefbeheer binnen een dynamische gemeentelijke omgeving
  • Opstellen van uitvoeringsbeleid en vertalen van visies in processen, procedures en regels
  • Adviseren van medewerkers, MT en bestuur over de te volgen handelswijze
  • Klankbord zijn voor het bestuur als het gaat om de praktische inrichting van het informatiebeheer
  • Bewaken en bespreken van kwaliteit, voortgang en prioriteit van het informatiebeheer als het gaat om de praktische inrichting daarvan
  • Verantwoordelijk zijn voor de juiste toepassing van het informatiebeheer bij het zaaksysteem (Djuma) in het kader van zaakgericht werken
  • Waarborgen van een juiste opvolging van informatieverzoeken als Wet Open Overheid (Woo)-functionaris en het verder op orde brengen van het informatiebeheer i.r.t. de Woo
  • Uitvoeren van projectleiding in het informatiebeheerdomein
  • Bewaken van de budgetten en contracten van het cluster
Jouw profiel 
  • Communicatieve vaardigheden gericht op samenwerking en klanttevredenheid
  • Initiatiefrijke houding en flexibiliteit als het gaat over een (veranderende) aanpak en werkwijzen

Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift is vereist voor deze functie.

Functie eisen

  • Je hebt minimaal een relevante HBO-opleiding afgerond
  • Je beschikt over werkervaring op het gebied van informatiebeheer
  • Je bent bekend met termen als record management, DMS, E-depot
  • Je hebt actuele kennis van met name de Archiefwet en de Wet open overheid

Functie wensen

  • Kennis van (gemeentelijke) archieven

Extra informatie

  • Plaats Middelburg
  • Opleidingsniveau HBO/WO
  • Aantal uur 32-36 uur per week
  • Startdatum Zo spoedig mogelijk
  • Geschikt voor ZZP? Ja
  • Thuiswerken mogelijk? N.t.b.