Functieomschrijving

Voor de gemeente Rotterdam zoeken wij een Afdelingssecretaris / Managementassistent Bouw- en Woningtoezicht.

Jij bent van het ondersteunen, het coördineren, het multitasken. Waar ben jij eigenlijk niet van? Naast je werkzaamheden als afdelingssecretaris spring je ook bij als achtervang voor het MT in de vorm van een managementassistent. Jij draagt middels je werkzaamheden op het BWT namelijk bij aan een aantrekkelijke én veilige stad. Dat maakt dat jij je graag inzet als administratieve duizendpoot en als doorgewinterde secretaresse ben jij ook nog eens een gedegen aanspreekpunt voor de coördinator bedrijfsvoering. Je bent standvastig, werkt integer en hebt een talent voor verbinden. 

Door onderbezetting voor nog onbepaalde tijd ben je vanaf de start met name werkzaam als afdelingssecretaris, daarnaast wordt inzet als managementassistent gevraagd. 
De werkzaamheden als afdelingssecretaris bied je vanuit team B&O aan team Leiding en Staf. Vanuit dit team worden o.a. overleggen en bijeenkomsten voor het managementteam (MT) verzorgd evenals het proces rondom bestuurlijke trajecten.

Je taken als afdelingssecretaris:
  • Monitoren voortgang (MT en bestuurlijk traject)
  • Bewaken deadlines (MT en bestuurlijk traject)
  • Coördineren klachtenafhandeling
  • Ondersteuning bieden aan het MT: overleggen voorbereiden en notuleren
  • Werken met de applicatie DIVA Bestuurlijke Besluitvorming: stukkenstroom bewaken, (ondersteunen bij) documenten in de juiste vorm zetten, sturen op tijdigheid, bewaken van termijnen en de voortgang
  • Beheer en monitoren van de applicatie e-Suite m.b.t. klachten en op basis daarvan medewerkers attenderen op tijdige afhandeling
  • Overige werkzaamheden om de rol van afdelingssecretaris in te vullen
De werkzaamheden als managementassistent worden binnen team B&O uitgevoerd bij het secretariaat. Bij het secretariaat werken managementassistenten die teamleiders en medewerkers van BWT ondersteunen bij allerlei vragen waar het secretariaat van is. Denk aan agendabeheer en inplannen van afspraken of bijeenkomsten. Daarnaast is het secretariaat ook verantwoordelijk voor bijvoorbeeld bestellingen plaatsen, voorraad van kantoorartikelen, de post, persoonlijke beschermingsmiddelen en apparatuur voor inspecteurs.

Je bent verantwoordelijk voor het agendabeheer van één of meerdere teamleider(s). Ook ben je bereikbaar voor medewerkers van BWT om ondersteuning te bieden waar het secretariaat van is. Samen met het secretariaat stem je het dagelijkse werk af, organiseer je onderling de werkzaamheden en ben je flexibel om bij afwezigheid achtervang te zijn.

Je taken als managementassistent:
  • Complex) agendabeheer
  • Beheren en verwerken van e-mails
  • Voorbereiden en organiseren van (complexe) overleggen en bijeenkomsten
  • Telefonie en post
  • Facilitaire werkzaamheden en bestellingen plaatsen
  • Ondersteunen HR
  • Archiefbeheer
  • Optimaliseren werkprocessen van het secretariaat
  • Aanspreekpunt coördinator bedrijfsvoering
  • Overige werkzaamheden om de rol van managementassistent in te vullen
Je bent ook sparringpartner voor de coördinator bedrijfsvoering voor de voortgang binnen het secretariaat. Vervolgens is het aan jou de taak om te sturen op acties.

Jouw profiel
We zoeken een afdelingssecretaris met ruime ervaring als managementassistent die integer, nauwkeurig, daadkrachtig, zorgvuldig en accuraat te werk gaat. Het is van belang dat jij zowel schriftelijk als mondeling communicatief vaardig bent. Ook heb je politiek-bestuurlijke sensitiviteit.

Je bent klantgericht, sociaal en kan verbinden. Daarnaast neem jij een proactieve en professionele houding aan, wat bijvoorbeeld naar voren komt bij het ontzorgen van het management.
Je bent een teamplayer en flexibel met een flinke drive om door te pakken en hebt geen problemen met multitasking.  Ook ben je digitaal vaardig en heb je applicaties snel onder de knie.

De afdeling
Afdeling Bouw- en Woningtoezicht (BWT), onderdeel van cluster Stadsontwikkeling, is op zoek naar een afdelingssecretaris die ook inzetbaar is als managementassistent.
Binnen afdeling BWT is jouw thuisbasis team Bedrijfsvoering en Ondersteuning (B&O). Dit team zorgt voor ondersteuning op het gebied van de bedrijfsvoering binnen BWT. Denk hierbij aan financiën, financiële administratie, subsidies, ICT, klantcontactcentrum en het secretariaat.  

De fundering van jouw huis, de vergunning voor de RET om ’s nachts aan de tramrails te werken en de vaste standplaats van de haringkraam op de hoek. Het zijn dingen waar je misschien in eerste instantie niet over nadenkt, maar waar de afdeling Bouw- en Woningtoezicht (BWT) zich 24/7 mee bezig houdt. 

Veel collega’s van de gemeente zijn bezig met de stad van de toekomst: welke nieuwe torens komen er over 10, 20 of 30 jaar? Wij niet. Wij zijn bezig met de mooie stad die er nu staat én met de stad van de toekomst. In elk opzicht dus. Ons doel is een aantrekkelijke en veilige stad nu en straks. Een stad met een hoge bouwkundige en ruimtelijke kwaliteit, waar gebouwen en de openbare ruimte duurzaam en flexibel kunnen worden gebruikt! De afdeling BWT is divers. Mannen, vrouwen, inspecteurs, ingenieurs, bouwkundigen, toezichthouders, etc.  Onze mensen staan aan de frontlinie, maar werken net zo hard achter de schermen. Kortom: wij zijn van heel veel en doen nog meer.

De afdeling BWT stelt de klant centraal in de werkprocessen van de afdeling. Zo vinden wij het belangrijk dat "elke Rotterdammer blij met ons is". Het accent in werkzaamheden is daarom verlegd van het toetsen en controleren na ontvangst van de aanvraag naar het leveren van advies op de inhoud en het proces voordat een aanvraag is ingediend. Het primaire proces van Stadsontwikkeling begint bij ons, bij BWT. De afdeling werkt volledig digitaal. Ten slotte adviseert BWT het bestuur en zorgt voor tijdige en efficiënte besluitvorming en uitvoering. Onze ambitie is de beste Bouw- en Woningtoezicht afdeling van Nederland te worden. Op dit moment werken er bij onze afdeling meer dan 250 medewerkers.

Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift is vereist voor deze functie.

Functie eisen

  • Een opleiding afgerond op Hbo-niveau
  • Minimaal 5 jaar relevante werkervaring als (directie)secretaresse of als managementassistente
  • Werkervaring bij een gemeente of een overheidsorganisatie
  • Ervaring met complex agendabeheer

Functie wensen

  • Werkervaring bij een gemeente met meer dan 250.000 inwoners
  • Ervaring met de e-Suite
  • Ervaring met MS-office en digitaal vaardig met het onder de knie krijgen van applicaties
  • Ervaring met DIVA Besluitvorming

Extra informatie

  • Plaats Rotterdam
  • Opleidingsniveau HBO
  • Aantal uur 32 uur per week
  • Startdatum Zo snel mogelijk
  • Geschikt voor ZZP? Nee
  • Thuiswerken mogelijk? Ntb