Assistent Programmamanager

Functieomschrijving

Voor Gemeente Amsterdam zoeken wij een Assistent Programmamanager.

Als Assistent Programmamanager ondersteun je de programmamanager bij de coördinatie en aansturing van het strategieteam en de onderdelen daarbinnen. Je bent actief betrokken bij de planning, bewaakt de voortgang, stemt af met andere directies en het hoger management, organiseert programma- en teamactiviteiten en draagt bij aan een goede samenwerking en teamontwikkeling.

Op een gemiddelde werkdag werk je aan het volgende:

• Je ondersteunt de programmamanager bij dagelijkse activiteiten en de sturing op het programma als geheel.
• Je organiseert en bereidt vergaderingen voor van het strategieteam, Managementteam Warmte en opdrachtgeversoverleg warmte, inclusief het opstellen van de agenda en verslaglegging.
• Je draagt bij aan het opstellen en bijhouden van projectplannen, voortgangsrapportages, managementinformatie en presentaties voor interne en externe stakeholders.
• Je faciliteert communicatie en samenwerking binnen het programmateam, werkt samen met andere teams binnen directie Uitvoeringsorganisatie Infrastructuur en Energie en directie Ruimte en Duurzaamheid, andere directies en externe partners. Daarbij fungeer je ook als aanspreekpunt.
• Je analyseert en rapporteert over de voortgang van programmaonderdelen, signaleert knelpunten en agendeert mogelijke verbeteringen.
• Je ondersteunt bij het prioriteren binnen het programma en helpt bij de verdeling van capaciteit.
• Je organiseert teamactiviteiten en activiteiten voor een bredere groep collega’s die aan deze opgave werken, om kennisdeling te faciliteren. Denk hierbij aan heidagen, kennisdeelmiddagen, teamuitjes en borrels.
• Na verloop van tijd lever je een bijdrage aan besluitvormende stukken voor ambtelijke opdrachtgevers, wethouder, College of gemeenteraad.

Competenties

• Plannen: Je plant en coördineert activiteiten efficiënt om doelstellingen te behalen binnen een gegeven tijdsbestek, waarbij je middelen optimaal benut.
• Omgevingsbewustzijn: Je bent goed geïnformeerd over vakinhoudelijke, organisatorische, maatschappelijke en politieke ontwikkelingen of andere omgevingsfactoren en weet deze effectief te benutten.
• Klantgerichtheid: Je speelt in op de wensen en behoeften van de klant.
• Samenwerken: Je levert een constructieve bijdrage aan gezamenlijke resultaten, in het bijzonder aan de sfeer en relaties binnen het team.
• Stressbestendig: Je blijft effectief werken onder druk, bij tegenslag en/of in een hectische omgeving.
• Verantwoordelijkheid: Je bent aanspreekbaar op jouw eigen handelen en/of dat van anderen en neemt de consequenties hiervan.

Organisatie
Je gaat aan de slag bij een organisatie die zich inzet om alle collega’s zich gezien en gewaardeerd te laten voelen. Verschillen tussen collega’s worden gekoesterd, omdat deze bijdragen aan betere resultaten voor zowel de organisatie als de stad. Er wordt gestreefd naar een personeelsbestand dat een afspiegeling vormt van de beroepsbevolking van Amsterdam – wie je ook bent, je bent van harte welkom. De Uitvoeringsorganisatie Infrastructuur en Energie houdt zich bezig met complexe, risicovolle opgaven, zoals de energietransitie en de bereikbaarheid van de regio Amsterdam. Zij hebben focus, zijn experts in maatwerk en resultaatgericht, en altijd op zoek naar innovatieve, toekomstbestendige oplossingen. Openheid over het proces en de bereidheid om van gebaande paden af te wijken kenmerken hun werkwijze. Bij de Uitvoeringsorganisatie Infrastructuur en Energie (UIE) werken 175 enthousiaste collega’s. UIE is een ambitieuze, jonge organisatie (opgericht sinds 1 januari 2022) en groeit snel. Je stapt op een interessant moment in, want diverse complexe projecten zijn al gestart en de organisatie is volop in ontwikkeling. Je krijgt ruimte om je functie vorm te geven en samen met je collega’s te bouwen aan een stabiele, prettige werkomgeving waarin iedereen zich gehoord voelt en zijn of haar talenten optimaal kan ontplooien. Je krijgt begeleiding en een introductie in het interne en externe netwerk.
Programma Energie voor de Stad, Team Strategie Warmte
Je komt te werken in een team dat bestaat uit medewerkers van de programmadirectie Energie voor de Stad binnen de directie UI&E (uitvoering) en het team Energietransitie van de directie Ruimte & Duurzaamheid (beleid). In het Strategieteam Warmte werken ongeveer 40 collega’s aan beleid en strategie voor de warmtetransitie, zoals het verbeteren van de betaalbaarheid voor bewoners, ongelijk investeren voor gelijke kansen, oprichting van een publiek warmtebedrijf, invulling rol warmtegemeenschappen en energiecoöperaties, verduurzaming van bronnen voor warmte, invoering nieuwe regelgeving (Wcw en WGIW), het warmteprogramma (waarbij wordt aangegeven welke buurten er wanneer van het gas afgaan) en de uitvoeringsstrategie voor de organisatie van de warmtetransitie.