Functieomschrijving
Voor Noaberkracht Dinkelland Tubbergen zoeken wij een Bestuurssecretaresse/Managementsecretaresse.Je werkt nauwkeurig, bent dienstverlenend en vindt het prettig om verschillende dingen tegelijk in goede banen te leiden.
Je kunt zelfstandig werken en zoekt ook gemakkelijk de samenwerking met anderen op.
Je denkt een stap vooruit en voelt goed aan wat nodig is.
Omdat je werkt met informatie en onderwerpen die niet voor iedereen bestemd zijn, ga je daar vanzelfsprekend zorgvuldig en vertrouwelijk mee om.
Als bestuurssecretaresse ben je onderdeel van het team bestuurssecretariaat en ondersteun je het managementteam, dat uit negen managers bestaat.
Jij bent de spin in het web: je weet wat er speelt, houdt overzicht en zorgt dat afspraken, overleggen en praktische zaken goed geregeld zijn.
Je voert uit, maar kijkt ook vooruit en pakt zaken proactief op; loopt een agenda vast, dan zoek jij naar een oplossing en als er iets onverwachts tussendoor komt, schakel je snel en stel je de juiste prioriteiten.
Concreet ga je aan de slag met:
- Het secretarieel ondersteunen van de negen managers;
- Het voorbereiden en afhandelen van het managementoverleg;
- Complex agendabeheer en het plannen en afstemmen van afspraken;
- Het organiseren van teamontwikkeldagen en ontwikkelgesprekken voor het MT en de afdelingen;
- Het regelen van personele attenties vanuit hun attentieregeling;
- Het signaleren en organiseren van personeelsjubilea;
- Het bijhouden van het vakantierooster;
- Allerlei ad-hoczaken die gedurende de dag op je pad komen.
De werkzaamheden maken integraal onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering en worden verricht binnen de bestaande organisatiestructuur.
Je maakt deel uit van het team, neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager.
Prioriteiten, werkzaamheden en gewenste resultaten worden vastgesteld door de organisatie.
Vanwege het belang van continuïteit, kennisborging en nauwe samenwerking met interne stakeholders is sprake van een structurele rol binnen het team die volledige inbedding in de organisatie vereist.
Jouw profiel
- Plannen en organiseren;
- Ontzorgen;
- Flexibel;
- Snel schakelen;
- Integer;
- Enthousiast;
- Nauwkeurig;
- Dienstverlenend;
- Signaleren.
Organisatie
Je gaat aan de slag bij Noaberkracht, de ambtelijke samenwerking van de gemeenten Dinkelland en Tubbergen.
Je werkt in een hecht en betrokken team waar samenwerking en service centraal staan.
Zij zorgen ervoor dat inwoners snel en vriendelijk geholpen worden bij belangrijke levensgebeurtenissen en bieden een werkomgeving waarin professionaliteit en een goede sfeer hand in hand gaan!
Functie eisen
- Je beschikt over een afgeronde opleiding op minimaal mbo4-niveau in een relevante richting
- Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in secretariële of managementondersteunende werkzaamheden
- Je beschikt over aantoonbare ervaring met complex agendabeheer
Functie wensen
- Je hebt aantoonbare werkervaring met Outlook, Word en Excel
- Je hebt aantoonbare werkervaring met OneNote
- Je hebt aantoonbare werkervaring met secretariële of managementondersteunende werkzaamheden
