Functieomschrijving
Voor de Gemeente Harlingen zoeken wij een Bestuurssecretaresse / Officemanager.Als bestuurssecretaresse / office manager ben je onderdeel van het team dienstverlening. Een team met verschillende disciplines o.a. Burgerzaken, DIV & communicatie.
Werkzaamheden
Als bestuurssecretaresse / office manager ben je, samen met nog 3 andere collega’s, onderdeel van het team bestuurssecretariaat. De afdeling is dienstverlenend en ondersteunend aan de wethouders, burgemeester en het management.
De werkzaamheden bestaan uit:
- Secretariële agenda’s van de 9 teamleiders
- Contactpersoon voor in- en externe relaties
- Agenda overleggen
- Representatieve werkzaamheden
- Ondersteunen bij uitvoering Kabinetszaken
- Het beheren van vergaderstukken in een systeem van papierloos vergaderen (Djuma/iBabs)
- Het voorbereiden en notuleren van vergaderingen (met name sociaal domein) en daarbij het beheren van actiepunten/ deadlines
- Meedenken in processen en projecten met betrekking tot secretariële ondersteuning in het gemeentelijke belang
- Bewaken van werkprocessen en aanlevertijden
Je weet hoe je moet omgaan met verschillende karaktereigenschappen en hoe te prioriteren bij complex agendabeheer met daarin verschillende gemeentelijke belangen. Daarnaast ben je positief ingesteld en bent een teamspeler met een gezonde dosis humor!
Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift is vereist voor deze functie.
Functie eisen
- Minimaal 3 jaar ervaring binnen een gemeentelijke organisatie in een ondersteunende rol richting het bestuur
- Minimaal een afgeronde MBO opleiding op het gebied van secretariële ondersteuning
Functie wensen
- Kennis van het programma iBabs
- Uitstekende sociale en communicatieve vaardigheden
- Beschikbaar op alle werkdagen in de week
- Je kunt goed samenwerken in teamverband, de collega’s binnen de organisatie en externe contacten
- Je kunt goed schakelen in de hectiek van de dag, prioriteiten stellen en daarin je grenzen bewaken
