Functieomschrijving

Voor de gemeente Utrecht zijn wij op zoek naar een Business Analist Zaaksysteem.

Taken
  • Voorbereiden en begeleiding van acceptatietesten met diverse organisatieonderdelen
  • Hierbij werk je nauw samen met het bouwteam in het ophalen van informatie qua ingerichte zaaktypes en in de voorbereiding naar acceptatietesten van de organisatieonderdelen
  • Meenemen organisatieonderdelen in de generieke centrale projectaanpak voor inrichten en accepteren zaaktypes. Afstemming met key-users en projectmanagers aan de organisatieonderdelenkant qua ontwerp/input (zaaktypesjablonen), tijdslijnen, verwachtingsmanagement, planning etc.
  • Meenemen organisatieonderdelen qua onzekerheden en zaken die nog gaan komen (i.e. migratieaanpak, Go-Live planning etc.)
  • In gezamenlijkheid met organisatieonderdelen en migratieteam gaan afstemmen over migratiescenario’s en Go-Live randvoorwaarden en datums.
  • Het voorbereiden en geven van trainingen aan key-users binnen de organisatieonderdelen
De organisatie
De Gemeente Utrecht breng zaak gericht werken over naar een nieuw informatiesysteem voor zaakgericht werken. Voor deze overstap naar een nieuw zaaksysteem heeft de Gemeente Utrecht een Project Continuïteit Zaak Gericht Werken ingesteld. Dit project omvat meerdere werkstromen voor de inrichting van het nieuwe systeem, het migreren naar het nieuwe systeem, het realiseren van de interfaces en het team dat zich richt op de afstemmen met de organisatieonderdelen en de acceptatietesten + Go-Live voorbereiding. Dit laatste team is het team ‘regie op implementatie’ waar we op zoek zijn naar een flexibele analist die bijdraagt aan het verbinden van de technische uitvoeringsteams met de diverse organisatieonderdelen. Denk hier bij aan het begeleiden van afdelingen (organisatieonderdelen) in de voorbereiding op de overgang naar een nieuw zaaksysteem (o.a. bouwen en verbeteren van zaaktypen en processen, impactbepaling, faciliteren van acceptatiesessies, opleidingen verzorgen) Hiervoor zoeken we iemand met ervaring binnen de Gemeente Utrecht, met basiskennis van zowel Excellence Suite als XXLNC Zaken en goede proceskennis als ook goede communicatieve vaardigheden.

De Centrale IPM kolom verwacht van de medewerkers dat zij, ongeacht hun positie in de organisatie, werken in het belang van het grotere geheel van de afdeling en daarvoor brede basisvaardigheden hebben of ontwikkelen en de kennis m.b.t. de specialisatie actueel houden. 

Competenties
  • Communicatief
  • Resultaatgericht
  • Didactische vaardigheden
  • Analytisch
  • Proactief
  • Verbindend

Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift is vereist voor deze functie.

Functie eisen

  • Minimaal een HBO werk en denkniveau
  • Kenis van/ervaring met zowel Excellence Suite als XXLNC zaken
  • Ervaring met het voorbereiden van afdelingen of teams op de overgang naar een nieuw zaaksysteem (o.a bouwen en verbeteren van zaaktypen en procesen, impactbepaling, faciliteren an aceptatiesessies, opleidingen verzorgen)
  • Ervaring met procesverbetering en/of procesmanagement. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een Lean certificering
  • Idealiter ook ervaring bij een andere G4 gemeente die kan worden meegenomen naar de gemeente Utrecht
  • Verbindende vaardigheden en enthousiasmerende eigenschappen ten dienste van goede projectresultaten

Functie wensen

Geen

Extra informatie

  • Plaats Utrecht
  • Opleidingsniveau HBO
  • Aantal uur 32 uur per week
  • Startdatum Zo spoedig mogelijk
  • Geschikt voor ZZP? Ja
  • Thuiswerken mogelijk? N.t.b.