Functieomschrijving

Voor ROC TOP zijn we op zoek naar een Coördinator Examenbureau. Het Examenbureau (EB) is onderdeel van de afdeling Onderwijs & Studentzaken (O&S). In het team EB team werken elf TOPpers. De 'core-bussiness' van de examenorganisatie is om - in nauwe samenwerking met het onderwijs - te zorgen dat elke opleiding de organisatie en middelen ter beschikking heeft die examineren mogelijk maakt. Dit vraagt buiten het daadwerkelijk ondersteunen in de logistiek (het beheer van het examenlokaal voor het Centraal Examineren, planning van surveillanten en het leveren van examenproducten), het aansturen van het team, kennis van de onderwijskundige ontwikkelingen en van wet- en regelgeving rondom examinering

Werkzaamheden
Je coördineert, stuurt inhoudelijk aan en organiseert alle relevante processen van het Examenbureau, zodat dit wordt gezien als het administratief en logistiek centrum voor examenprocessen en -producten voor de gehele onderwijsinstelling. De afdeling is betrokken bij het gehele proces van aanmelden tot en met het verstrekken van het diploma, en jij zorgt ervoor dat hiervoor de juiste middelen aanwezig zijn. In overleg met de manager O&S zorg je voor het opstellen van de examenplanning en de door de onderwijsmanagers vast te stellen examenproducten. Je toetst zowel de in te kopen als zelf gemaakte examens op vastgestelde kwaliteitscriteria en draagt bij aan het opbouwen kennis over het proces van examinering in de organisatie. Hiervoor heb je veel afstemming met de coördinatoren van de andere teams binnen O&S, namelijk Onderwijsadministratie en Planning & Roostering. En je voert overleg met de examencommissie rondom kwaliteit, wet- en regelgeving en het waarderingskader van de inspectie. 

Je draagt zorg voor een transparante en kwalitatieve logistiek van de uitvoering van examinering volgens het waarderingskader van onderwijsinspectie. Je bent medeverantwoordelijk voor de evaluatie, borging en verbetering van de examenprocessen d.m.v. de PDCA-cyclus en levert een bijdrage aan het ontwikkelen van beleid rondom examinering. Jaarlijks maak je een examenplanning, in overleg met de onderwijsmanagers. In overleg met de manager O&S initieer je het opstellen van examenplanning en examenproducten. Je plant en coördineert het inkoopproces v.w.b. examens en examenproducten. Je werkt samen met de manager O&S en de collega’s in het team aan het verder positioneren en professionaliseren van het team.

Het team
Dit doe je door de medewerkers Examenbureau te begeleiden bij hun werkzaamheden, het team te helpen met het (dagelijks) verdelen van het werk en het stellen van prioriteiten. Tevens door de voortgang en kwaliteit van werkzaamheden te monitoren en indien nodig bij te sturen. Jouw bijdrage zorgt ervoor dat het team het takenpakket correct en tijdig uitvoert. Je bent het aanspreekpunt bij ziek- en herstelmeldingen, en zorgt voor het overleg met het team over de verlofplanning Je bent regelmatig in gesprek met medewerkers in het team over de voortgang van hun functioneren en levert input aan de manager O&S voor de door deze te houden functionerings- en beoordelingsgesprekken. je bent een schakel tussen team en leidinggevende, inventariseert knelpunten in de organisatie en draagt oplossingen aan. Je organiseert werkoverleggen, en ziet er op toe dat actiepunten worden afgehandeld. Je streeft met je collega’s naar kwaliteit van werken en evalueert en borgt middels de PDCA cyclus. Bij ROC TOP vinden we dat iedereen een leven lang moet kunnen leren. En dat geldt zeker voor onze medewerkers. Binnen het team draag je actief bij om elkaar te versterken en van elkaar te leren en er zo samen voor te zorgen dat de kwaliteit van de dienstverlening en het onderwijs op peil blijft en/of omhoog gaat. Daarnaast deel je je kennis ook team overstijgend met collega’s en schroom je niet anderen te raadplegen of te betrekken. Samenwerken op alle niveaus betekent ook aandacht besteden aan teamontwikkeling en professionalisering. Je participeert in het afdelingsoverleg O&S en levert een actieve bijdrage in de dienstverlening en kwaliteitsborging van de hele afdeling.

Functie eisen

  • Relevante HBO opleiding in relevante richting
  • Minimaal 5 jaar werkervaring in een vergelijkbare functie
  • Minimaal 3 jaar werkervaring in het onderwijs

Functie wensen

Geen

Extra informatie

  • Plaats Amsterdam
  • Opleidingsniveau HBO
  • Aantal uur 32 uur per week
  • Startdatum Zo spoedig mogelijk
  • Geschikt voor ZZP? Ja
  • Thuiswerken mogelijk? n.t.b.