Coördinator Servicepunt

Functieomschrijving

Voor de Vereniging van Nederlandse Gemeenten zoeken wij een Coördinator Servicepunt. Je vervult als interim coördinator Servicepunt een centrale rol in de dagelijkse aansturing en ondersteuning van het Servicepunt.
Je draagt operationeel bij door zichtbaar aanwezig te zijn op de werkvloer en actief mee te werken in de operatie wanneer dat nodig is, zodat de continuïteit van de dienstverlening en de ondersteuning van het team gewaarborgd blijven.
Je neemt de verantwoordelijkheid om het team tijdens tijdelijke vervanging op een hoger niveau te brengen, met focus op structuur, duidelijkheid en professionele dienstverlening.

Binnen het Servicepunt ligt een ontwikkelopgave op het gebied van rolverdeling, werkafspraken, samenwerking en eigenaarschap.
Je werkt waar nodig mee en brengt tegelijkertijd structuur en duidelijkheid in de dagelijkse praktijk.
Je bewaakt voortgang en kwaliteit van de dienstverlening, stimuleert samenwerking en ondersteunt medewerkers in professioneel, gastvrij en proactief handelen.
Je richt je op het optimaliseren van processen, taakverdeling, houding, gedrag, aanspreekbaarheid en teamontwikkeling.

Je brengt rust en overzicht in de dagelijkse werkzaamheden, signaleert patronen en bespreekt deze op een verbindende manier.
Je stimuleert eigenaarschap, zodat medewerkers actief handelen, afspraken nakomen, goed doorvragen en elkaar aanspreken waar nodig.
Je draagt waar relevant bij aan een gastvrije en professionele uitstraling van de receptie en de totale servicebeleving.
Je hebt succesvol opgeleverd wanneer duidelijke en werkbare afspraken zijn ingericht, de kwaliteit en opvolging van meldingen aantoonbaar zijn verbeterd en medewerkers met meer duidelijkheid, plezier en eigenaarschap hun rol invullen.

Werkzaamheden

• Operationeel bijdragen aan de dagelijkse werkzaamheden door zichtbaar op de werkvloer aanwezig te zijn en actief mee te werken wanneer de situatie daarom vraagt, ter borging van continuïteit en teamondersteuning;
• Structuur aanbrengen door rollen, taken, prioriteiten, overdrachten en werkafspraken te verduidelijken en te zorgen voor een heldere escalatie- en afstemmingsstructuur met interne en externe betrokkenen;
• Sturen op kwaliteit, voortgang en tijdige afhandeling van meldingen, aanvragen en klachten, inclusief adequate terugkoppeling naar interne klanten, bezoekers en collega’s;
• Medewerkers coachend begeleiden in klantgericht, professioneel en proactief handelen en hen op een verbindende manier aanspreken op houding, gedrag, afspraken en verantwoordelijkheden;
• Inzichtelijk maken welke vaardigheden en competenties nodig zijn binnen het Servicepunt, adviseren over ontwikkeling en inzetbaarheid van medewerkers en bijdragen aan een professionele, servicegerichte dienstverlening;
• Analyseren van werkzaamheden, processen en taakverdelingen, signaleren van knelpunten in samenwerking of werkdruk en adviseren over en realiseren van verbeteringen in afstemming met de teamleiding;
• Bijdragen aan een consistente en gastvrije servicebeleving, waaronder de uitstraling en werkroutine van de receptie, waar relevant.

Jouw profiel

• Je hebt ervaring met het coördineren van een operationeel service-, facilitaire of hospitalityteam;
• Je hebt oog voor houding, gedrag en samenwerking binnen een team en weet hier effectief op in te spelen;
• Je werkt coachend, praktisch en resultaatgericht;
• Je bent zichtbaar aanwezig op de werkvloer en voelt goed aan wanneer meewerken nodig is;
• Je brengt structuur aan zonder bureaucratisch te worden;
• Je vindt de juiste balans tussen duidelijkheid bieden en vertrouwen geven;
• Je spreekt medewerkers op een verbindende manier aan, zonder de relatie te verliezen;
• Je vertaalt hospitality naar concreet gedrag en dagelijkse routines;
• Je kunt prioriteiten stellen, overzicht houden en voortgang bewaken;
• Je communiceert helder, concreet, zorgvuldig en professioneel met medewerkers, interne klanten, bezoekers en management.

Organisatie
De Vereniging van Nederlandse Gemeenten heeft als doel de lokale overheid te versterken, zodat gemeenten hun inwoners optimaal kunnen bedienen.
De vereniging werkt dagelijks met bevlogenheid aan dit doel; 342 gemeenten bepalen hun agenda, vaak beïnvloed door de actuele praktijk maar altijd vanuit het belang van de leden.
De organisatie is een lerende organisatie die continu onderzoekt waar verbeteringen mogelijk zijn en hoe dienstverlening verder kan worden ontwikkeld.