Coördinerend Senior Inkoopadministratie

Functieomschrijving

Voor de gemeente Leiden zijn wij op zoek naar een Coördinerend Senior Inkoopadministratie.

De opdracht
Ze zijn op zoek naar een Coördinerend Senior Inkoopadministratie & Crediteuren. In deze functie geef je operationeel en functioneel leiding aan het team van de Inkoopadministratie, waaronder de crediteurenadministratie, contractregistratie en financieel administratief medewerkers. Daarbij heb je oog voor zowel de wensen en behoeften vanuit de verschillende klantorganisaties als voor de ontwikkeling van het team. Ook draag je samen met je Teammanager, Manager Inkoop & Financiën en de andere collega teammanagers zorg voor het neerzetten en door ontwikkelen van de nieuwe afdeling Inkoop & Financiën.

Team Contractadvies en Inkoopadministratie bestaat uit zo’n 40 collega’s. Ze weten elkaar makkelijk te vinden om te overleggen en om samen te werken. Het onderdeel inkoopadministratie (waar jij operationeel leiding aan geeft) bestaat uit zo’n 20 collega’s. De inkoopadministratie bestaat uit financieel administratief medewerkers, medewerkers contractregistratie en medewerkers P2P. De collega’s van het team Contractadvies en Inkoopadministratie werken ook nauw samen met de collega’s van Team Inkoop en aanbesteden en Team Financieel Beheer & Debiteuren.

Het team Contractadvies en Inkoopadministratie geeft uitvoering aan de inkoopadministratie, oftewel de keten van contractregistratie tot factuurafhandeling. Ze verwerken binnenkomende facturen, maken bestelorders en draaien ook de Servicedesk financiën. Daarnaast houden zij zich bezig met het aanmaken/onderhouden van relaties in hun systeem en bewaken zij een groot deel van de door de organisatie opgevraagde rapportages.

Je bent in staat om op mensgerichte, inspirerende en enthousiasmerende wijze de collega’s van de Inkoopadministratie mee te nemen. Je hebt uitgebreide kennis van en ervaring met de gemeentelijke financiën en bent in staat dit op diverse manieren in te zetten bij het functioneel en operationeel aansturen van jouw team. Je neemt het voortouw, maar zorgt ook dat je het team meekrijgt. Je bent flexibel en bent dagelijks bezig met diverse vragen en/of werkzaamheden.

Je bent verantwoordelijk voor de werkverdeling en prioriteitsstelling van taken van de medewerkers bij de Inkoopadministratie. Je geeft operationeel en functioneel leiding aan medewerkers (voornamelijk financieel administratief medewerkers, medewerkers Purchase2Pay en servicedeskmedewerkers). Je hebt geen hiërarchisch leidinggevende taken en bent ondersteunend aan de teammanager.

Je inspireert, stimuleert en enthousiasmeert jouw team, neemt de medewerkers mee in veranderingen in het werk en creëert hiervoor draagvlak. Je stuurt op optimale inrichting van processen, procedures en richtlijnen en draagt zorg voor implementatie/naleving. Je geeft vorm aan de dienstverlening. Haalt daarvoor de behoeften bij de stakeholders op en communiceert over de dienstverlening. Daarnaast ben jij een volwaardige gesprekspartner in de overleggen waaraan je deelneemt, zoals bij projecten.

Je bent geen projectleider, maar zorgt ervoor dat juiste inhoudelijke expertise wordt ingebracht in projecten. Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor inhoudelijke vragen, knelpunten en dergelijke voor zowel de collega’s binnen het team als buiten het team.

Voor deze functie is het van belang om grotendeels op kantoor te werken.

Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift is vereist voor deze functie.