Functieomschrijving

Voor Gemeente Rotterdam zijn we op zoek naar een directiesecretaresse. Als directiesecretaresse kom je in een team van 3 energieke en enthousiaste collega’s terecht. Jij bent verantwoordelijk voor de ondersteuning van de directeur Toezicht en Handhaving (T&H). Als duizendpoot ben je de rots in de branding en het visitekaartje van onze directeur.

Ken je de serie Suits? Dan ken je Donna. Haar rol in het bedrijf en hoe zij die invult in de serie is een voorbeeld voor hetgeen wij zoeken. Dankzij jouw komst creëer je overzicht en stabiliteit. Denk daarbij aan complexe agendabeheer en het onderhouden van de E-mailboxen. Je filtert zelfstandig de vragen en acties op basis van prioritering. Je overziet en hebt al mogelijke oplossingen bedacht voor knelpunten in de agenda. Tot slot waarborg je de telefonische bereikbaarheid en bied je ondersteuning bij onder andere het plaatsen van bestellingen, het organiseren vergaderingen en overige, diverse administratieve werkzaamheden.

De afdeling
De afdeling Strategisch Bestuurlijk Advies is een kleine afdeling met zo’n 15 collega’s. Bestaande uit een directiesecretariaat, een aantal directieadviseurs, een tweetal directiesecretarissen en een manager.

De organisatie
Stadsbeheer houdt de Rotterdamse buitenruimte in vorm. We zorgen voor een fijne, veilige en schone stad om in te wonen, werken en recreëren. Het cluster Stadsbeheer is verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van de buitenruimte van de stad Rotterdam, zowel boven- als ondergronds, en zorg voor een goed en veilig gebruik van de publieke ruimte door bewoners, bezoekers en bedrijven.

Jouw profiel
Iedereen wil iets van een directeur en het liefst vandaag of nog liever gisteren. Jij beschermt de tijd van deze functionaris. Als iedereen in paniek raakt, omdat een afspraak niet of anders loopt, blijf jij rustig en denkt in oplossingen. Jij weet goed te prioriteren en je hebt dit dan ook snel onder de knie. Je bent dan ook omgevingsbewust en in staat op de verschillende niveaus mee te denken. Het is van belang dat jij goed kunt plannen. Daarbinnen kun jij snel schakelen en ben je resultaatgericht. Deadlines schrikken jou niet af, want je streeft naar het opleveren van resultaat. Bij tegenslagen geef jij niet op en je spant je actief in om concrete resultaten te behalen. Je werkt zelfstandig, maar je voelt ook precies aan, wie of wat er nodig is op elk moment in het proces en betrekt je collega`s erbij wanneer dit nodig is. Je denkt mee en neemt initiatief in het oppakken van zaken. Je pakt dan ook soms net iets meer taken op dan nodig, maar daarin ben je flexibel. Je vindt het leuk om in een politiek bestuurlijke omgeving te werken en af te stemmen met secretariaten van de burgemeester, wethouders en directeuren. Met in achtnemening van je verantwoordelijkheden oefen jij je functie adequaat en zorgvuldig uit. Jij maakt je eigen positie duidelijk in conflictsituaties en weet integriteit te combineren met openheid.

Functie eisen

  • Een afgeronde MBO+ opleiding in de richting van secretaresse/managementassistente
  • Je hebt meer dan 5 jaar werkervaring in een soortgelijke secretariële functie
  • Ervaring bij een gemeente in een vergelijkbare rol.

Functie wensen

  • Ervaring binnen een gemeente met meer dan 250.000 inwoners
  • Een afgeronde HBO opleiding
  • Goede digitale vaardigheden, zoals het werken met MS Office, Outlook en Teams

Extra informatie

  • Plaats Rotterdam
  • Opleidingsniveau MBO/HBO
  • Aantal uur 36 uur per week
  • Startdatum 5-10-2022
  • Geschikt voor ZZP? Nee
  • Thuiswerken mogelijk? n.t.b.