Documentalist project Werpsterhoek

Functieomschrijving

Voor Rijkswaterstaat zoeken wij een Documentalist project Werpsterhoek. Je werkt aan het beheer van de archivering binnen het document management systeem voor een groot project. Tijdens jouw werkzaamheden registreer je documenten, voorzie je deze van metadata, orden en classificeer je informatie (waaronder vertrouwelijkheid).

Je zorgt ervoor dat het ordeningsplan actueel blijft, waardeert dossiers, autoriseert medewerkers en verzorgt training en opleiding aan projectmedewerkers. Jij regelt de benodigde middelen en coacht projectmedewerkers, zodat zij hun taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming goed uitvoeren en daarmee de informatiehuishouding continu verbetert.

• Je stelt een autorisatiematrix op en houdt deze actueel.
• Je verleent en trekt autorisaties in voor het gebruikte document management systeem.
• Je maakt standaardweergaven of standaard zoekvragen aan naar behoefte van de medewerkers.
• Je instrueert projectmedewerkers, zodat zij zelfstandig en adequaat hun taken op het gebied van documentbeheer en archiefvorming kunnen uitvoeren.
• Je voegt nieuwe (sub)dossiers toe, ordent, waardeert, selecteert en wijzigt deze binnen de ordeningsstructuur.
• Je zorgt dat alle documenten, die horen bij het beheren van het projectarchief, actueel blijven.
• Je verplaatst documenten en/of (sub)dossiers waar nodig.
• Je ziet toe op de juiste verwerking van inkomende, interne en uitgaande documenten conform de kaders. Je zorgt ervoor dat de juiste informatie tijdig bij de juiste persoon terechtkomt.
• Je meldt storingen aan het Lokaal Functioneel Beheer (bijvoorbeeld afdeling Informatievoorziening en Beheer).
• Je inventariseert en meldt verbetervoorstellen voor applicaties in de vorm van functionele wensen volgens het proces van LFB.

Jouw resultaten zijn een projectarchief dat is ingericht volgens gemaakte afspraken en voldoet aan de gestelde kwaliteitseisen (zoals ordening, waardering, selectie en het toepassen van metadata), en actuele middelen voor documentbeheer en archivering (autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur).

Meest essentiële competenties

• Je beschikt over analytisch denkvermogen en kunt verbanden leggen.
• Je hebt een dienstverlenende en klantgerichte instelling.
• Je pakt zaken proactief op en denkt in mogelijkheden en werkbare oplossingen.
• Je beschikt over goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, inclusief het opstellen van rapportages en hulpmiddelen.
• Je hebt didactische vaardigheden waarmee je gebruikers instrueert en begeleidt.
• Je luistert goed en achterhaalt de vraag achter de vraag.
• Je werkt nauwkeurig.
• Je bent omgevingsbewust en weet wat er binnen de organisatie speelt.
• Je bent in staat zelfstandig te plannen en organiseren, en haalt je deadlines zonder stress.
• Je ontwikkelt jezelf continu door te leren van je omgeving en situaties.
• Je kunt zelfstandig je werk uitvoeren, neemt initiatief om zaken te verbeteren en zoekt collega’s op wanneer nodig.

Eisen

• Je hebt aantoonbaar minimaal 2 jaar kennis van en werkervaring met een document management systeem (DMS) en digitaal archiveren.
• Je hebt een afgeronde HBO-opleiding in informatiemanagement of een gelijkwaardig vakgebied.
• Je hebt minimaal 2 jaar ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, en het gebruik van DIM-gerelateerde middelen.
• Je hebt minimaal 2 jaar ervaring met het zelfstandig opstellen van werkinstructies en handreikingen.

Wensen

• Je hebt kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten met een financiële omvang van minimaal €100 miljoen uitvoeringsraming.
• Je kent relevante kaders en regelgeving (zoals WOO, AVG, AW, BIHR en het toepassingsmodel metadata).
• Je hebt aantoonbare ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie.
• Je beschikt over de genoemde competenties en vaardigheden (toetsbaar op basis van motivatiebrief en/of mogelijk sollicitatiegesprek).

Jouw profiel

• Je herkent jezelf in de gevraagde competenties en eisen.
• Je bent communicatief sterk en weet projectmedewerkers te coachen en instrueren.
• Je werkt nauwkeurig en gestructureerd aan het op orde houden en verder ontwikkelen van documentbeheerprocessen binnen een projectomgeving.
• Je toont initiatief en bent je bewust van wat er in en rondom de organisatie speelt.
• Je vindt het leuk om jezelf te blijven ontwikkelen en draagt actief bij aan structurele verbeteringen.

Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift is vereist voor deze functie.