Functieomschrijving
Voor de Rijkswaterstaat zijn wij op zoek naar een Documentenbeheer -Project VenR Stuwen Maas.Opdrachtomschrijving
Het VenR project Duikers en Sifons omvat het vervangen van 15 duikers en sifons onder de Zuid-Willemsvaart en het Wilhelminakanaal. De duikers en sifons zijn gebouwd in de jaren 1907-1920 en zijn einde levensduur. Er zijn 12 betonnen duikers en sifons, met allemaal een gelijksoortige constructie en er zijn 3 stalen sifons met een gelijksoortige constructie. Momenteel loopt de planfase, die naast een maakbaar voorkeursvariant ook een go bij Beslismoment 2 (BM2) moet opleveren. (inschatting planning Q1-2 2026). Parallel hieraan werkt het planfase team samen met een transitieteam, die gestart zijn met de voorbereiding van de realisatiefase.
Taken die horen bij het beheren van een digitaal projectarchief zijn o.a.:
- het opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix
- het verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte (document management) systeem; > het maken van relevante standaardweergave(n) of standaard zoekvragen in het document management systeem naar behoefte van de medewerkers
- Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat deze de eigen taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren
- het toevoegen, ordenen, waarderen en selecteren, en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur
- het jaarlijks actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen
- op aanvraag aanmaken van postbussen
- het verplaatsen van documenten en /of (sub)dossiers
- Toezien op het juist verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders. En het tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie, aan de juiste persoon (routeren van post- en e-mailstukken)
- Borgen overdracht projectarchief conform vigerend Kaderinstrument
- Informatieverstrekking ten behoeve van projectverantwoording DIM
- het melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB), bijv. afdeling Informatievoorziening en beheer (IV-B).
Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift is vereist voor deze functie.
Functie eisen
- Minimaal hbo denk en werkniveau met een afgeronde mbo- opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding
- Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren
- Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en - dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen
- Zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen
Functie wensen
- Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten
- Kennis van relevante kaders en regelgeving
- Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie
- Kennis van en ervaring met planstudieprojecten