Functieomschrijving
Voor Gemeente Zoetermeer zoeken wij een Domeinsecretaris. Je werkt binnen het team Bestuursondersteuning. Dit team draagt bij aan een stabiel en optimaal functionerend gemeentebestuur en bestaat uit bestuursadvies, bestuurssecretariaat, directiesecretariaat, kabinetszaken, public affairs en medewerkers van de bestuurlijke stukkenstroom, onder leiding van een teammanager. Je opereert op de as tussen de bestuurlijke en ambtelijke organisatie.Als domeinsecretaris ondersteun je de directeur en het managementteam bij de bestuurlijke, organisatorische en strategische aansturing van het domein. Je bent een stevige regisseur die overzicht houdt, verbanden legt en zorgt voor voortgang, kwaliteit en bestuurlijke sensitiviteit in een dynamische omgeving. Je draagt bij aan een effectief en goed georganiseerd besluitvormingsproces.
Strategische ondersteuning
- Je ondersteunt de concerndirecteur en het managementteam bij strategische vraagstukken;
- Je ondersteunt afdelingshoofden bij domeinbrede opgaven;
- Je bereidt bestuurlijke besluitvorming voor, coördineert deze en bewaakt de voortgang richting college, raad en directie;
- Je signaleert bestuurlijke, maatschappelijke en organisatorische ontwikkelingen die impact hebben op het domein.
Adviseren over proces, planning, governance en bestuurlijke risico’s
- Je voert regie op planning en control;
- Je bewaakt voortgang, kwaliteit en integraliteit van bestuurlijke stukken, collegevoorstellen en managementrapportages;
- Je monitort actiepunten, deadlines en bestuurlijke afspraken;
- Je zorgt samen met de business controller domein voor samenhang tussen inhoud, financiën, capaciteit en bestuurlijke prioriteiten.
Verbinding en samenwerking
- Je fungeert als verbindende schakel tussen bestuurssecretariaat, directie, management, programmateams en concernondersteuning;
- Je bereidt MT-overleggen, bestuurlijke tafels en strategische sessies voor;
- Je bevordert integrale samenwerking binnen het domein en met andere domeinen;
- Je stemt af met interne en externe stakeholders, waaronder samenwerkingspartners en verbonden partijen.
Proces- en organisatiecoördinatie
- Je voert regie op complexe dossiers en domeinbrede trajecten;
- Je brengt structuur aan in besluitvorming, prioritering en governance;
- Je ondersteunt organisatieontwikkeling, veranderopgaven en implementatietrajecten;
- Je signaleert knelpunten en doet proactief voorstellen voor verbetering van processen en samenwerking.
Bestuurlijke sensitiviteit en advisering
- Je voelt politiek-bestuurlijke verhoudingen goed aan en handelt daarop;
- Je vertaalt bestuurlijke ambities naar concrete acties en werkbare processen;
- Je bent sparringpartner voor directie en management bij complexe of gevoelige vraagstukken.
Jouw profiel
- Je hebt politiek-bestuurlijke sensitiviteit en opereert tactvol in bestuurlijke verhoudingen;
- Je beschikt over sterke communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk;
- Je werkt resultaatgericht en houdt voortgang en kwaliteit scherp;
- Je hebt uitstekende adviesvaardigheden op strategisch niveau;
- Je bent verbindend en weet samenwerking te bevorderen tussen verschillende partijen.
Organisatie
De organisatie werkt vanuit een gezamenlijke ambitie om de stad en de dienstverlening te versterken door heldere keuzes, verbindingen en het benutten van ieders kracht. Zij zet in op openheid, flexibiliteit en een lerende houding om maatschappelijke vraagstukken te adresseren en kansen te benutten. Je draagt als domeinsecretaris bij aan deze missie door bestuurlijk stevigheid, regie en verbindende samenwerking te bieden.
Functie eisen
- Je hebt minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring als secretaris binnen een gemeentelijke organisatie
- Je beschikt over een aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau
- Je bent beschikbaar voor 36 uur per week
Functie wensen
- Je hebt aantoonbare werkervaring als secretaris binnen een gemeente met meer dan 100.000 inwoners
- Je hebt aantoonbare ervaring met besluitvormingsprocessen binnen een gemeente
- Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar bij een gemeente of overheidsinstelling als secretaris of als directie- of MT-adviseur
- Je hebt aantoonbare ervaring met het voorbereiden, coördineren en bewaken van bestuurlijke besluitvorming
- Je hebt aantoonbare ervaring met het notuleren van vergaderingen, het opstellen en bijhouden van actielijsten en het bewaken dat acties worden uitgevoerd
