Helpdeskmedewerker/administratief medewerker

Functieomschrijving

Voor BIJ12 zijn wij op zoek naar een Helpdeskmedewerker/administratief medewerker. 

Wie zijn wij
BIJ12 is onderdeel van het Interprovinciaal Overleg en werkt voor provincies. Zorg voor de natuur en de omgeving waarin wij leven is één van de taken van de provincies. Wij ondersteunen provincies hierbij door kennis en informatie bijeen te brengen over het landelijk gebied en de fysieke leefomgeving in Nederland. Ook zorgen we voor uniformiteit in informatievoorziening en de uitvoering van provinciale regelingen. Goed opdrachtnemerschap, resultaatgerichtheid en samenwerken vinden we hierbij belangrijk. Ga voor meer informatie naar www.bij12.nl of bekijk onze kennismakingsfilm. BIJ12 bestaat uit 5 units. Jij komt te werken binnen de unit Bedrijfsvoering. Deze unit van zo'n 25 medewerkers ondersteunt de inhoudelijke units met inkoop, HR, financiën, bedrijfsjuridische zaken, communicatie, secretariaat en facilitaire zaken.
In 2021 is bij BIJ12 een organisatiebrede eerstelijnshelpdesk ingericht: het BIJ12 Loket.

Wat ga je doen
Als medewerker van het BIJ12 Loket ben je het eerste aanspreekpunt voor allerlei soorten vragen aan BIJ12. Je behandelt schriftelijke en telefonische vragen die bijvoorbeeld betrekking hebben op de wolf, natuurgegevens en schade aan gewassen die veroorzaakt is door dieren.
Je werkt hierbij zelfstandig en zorgt voor een adequaat antwoord op de vragen, eventueel in afstemming met een inhoudelijke expert. Jij weet hoe je de juiste vragen moet stellen om direct te achterhalen wat de vraagsteller wil. Hierbij ken je ook de inhoud van de BIJ12 website en verwijst mensen daar - waar mogelijk - naar. Je zorgt pro actief voor afstemming met je collega’s zodat sprake is van uniforme beantwoording van vragen. Je wisselt deze taken af met het uitvoeren van administratieve en ondersteunende werkzaamheden voor diverse teams binnen BIJ12, te denken aan ondersteuning van financiën en inkoop. Dit vraagt dat je breed inzetbaar bent en makkelijk kunt schakelen.

Je bent verantwoordelijk voor:

• het aannemen, oplossen, afmelden en afsluiten van calls (emails en telefoontjes);
• het klantvriendelijk te woord staan van vraagstellers;
• het efficiënt afhandelen van calls;
• het nauwkeurig vastleggen van de calls;
• het bewaken van de doorlooptijden van de calls;
• het signaleren op welke punten de website van BIJ12 aanvulling behoeft en hier proactief op acteren;
• een goede afstemming met je directe collega’s;
• uitvoeren van verschillende administratieve werkzaamheden.

Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift is vereist voor deze functie.