Functieomschrijving
Voor de gemeente Utrecht zoeken wij een Management Assistent Openbare Orde en Veiligheid.De afdeling
Utrecht heeft jou nodig!
De afdeling Openbare Orde en Veiligheid (OOV) zoekt een managementassistent voor het team Officemanagement. Dit team bestaat momenteel uit vijf medewerkers:
- Een coördinator, die belast is met de functionele aansturing van het team en tevens met de ondersteuning van de directeur Veiligheid
- Vier managementassistenten die belast zijn met de ondersteuning van vier clustermanagers
stedelijk- als op wijkniveau. Zij willen resultaten boeken door samenwerking, door denken en doen met elkaar te verbinden, door oog te hebben voor de effecten in de samenleving van hun activiteiten en door hun stadsbestuur effectief te ondersteunen. Zij vinden dat goede collegiale verhoudingen, openheid en gelijkwaardigheid, humor en relativeringsvermogen bijdragen aan een motiverende werksfeer.
In deze rol van Management Assistent ligt in eerste instantie de focus op onderstaande werkzaamheden, maar naar verwachting zullen ze op termijn het takenpakket uitbreiden.
Taken
- Je bent primair verantwoordelijk voor de dagelijkse ondersteuning van de Clustermanager en het bijbehorende cluster, zoals het plannen van complexe afspraken met in- en/of externe partijen en het proactief beheren van de mailbox (urgentie inschatten, prioriteren en de opvolging bewaken). Je communiceert helder en actief over de zaken die jij doet en/of opvalt.
- Je bent verantwoordelijk voor de algemene werkzaamheden op de afdeling Openbare Orde en Veiligheid zoals complexe afspraken met interne- en/of externe partijen, ondersteuning bij bijeenkomsten, fysieke- en digitale postafhandeling, administratieve processen en het zorgdragen voor een goede (telefonische) bereikbaarheid
- Je voert ondersteunende HRM-taken uit voor de manager. Dit betreft ondersteuning bij sollicitatieprocedures en zaken regelen bij indiensttreding van nieuwe medewerkers
- Je zorgt voor een goede voorbereiding, signalering en opvolging van gemaakte afspraken (o.a. vergaderstukken in IBABS plaatsen)
- Je organiseert bijeenkomsten en reserveert vergaderzalen. Waar nodig en mogelijk meedraaien in projecten ter ondersteuning
- Samen met je collega’s zorg je voor een uniforme werkwijze, zodat het werk gemakkelijk door een collega overgenomen kan worden als jij er niet bent
- Ondersteuning bij het financiële proces (aanvragen van bestellingen) in de systemen MUIS/SAP.
- Je kunt zelfstandig en proactief verschillende werkzaamheden tegelijkertijd organiseren en uitvoeren
- Je signaleert opvallendheden / knelpunten en brengt deze onder de aandacht van de manager die je ondersteunt en/of richting je collega’s binnen het Officemanagement
- Je bent resultaatgericht en werkt kwaliteits- en klantgericht (je hebt ervaring met klantcontacten)
- Je weet zaken en afspraken op urgentie te screenen en neemt deze met de benodigde discretie in behandeling.
Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift is vereist voor deze functie.
Functie eisen
- Je beschikt over minimaal een afgeronde mbo-4 opleiding in secretariele richting
- Je hebt ruime ervaring heeft met MS-Officepakketten (in ieder geval met Outlook, Teams) en hebt geen problemen met het leren van nieuwe systemen
Functie wensen
- Je hebt bij voorkeur minimaal 5 jaar ervaring als management assistent (of een vergelijkbare functie)
- Je hebt minimaal 3 jaar ervaring als management assistent in een zeer dynamische omgeving (waarin je stressbestendig moest zijn, snel moest schakelen.)
- Je hebt ervaring opgedaan bij een Openbare Orde en Veiligheid - afdeling
- Je hebt kennis van iBabs
