Functieomschrijving

Voor De Connectie zijn wij op zoek naar een Managementassistent.

Opdrachtomschrijving
Als secretariële ondersteuner kom je te werken voor de arbeidsmarktregio Midden-Gelderland. In de arbeidsmarktregio werken werkgevers, werknemers, gemeenten, UWV en onderwijsinstellingen met elkaar samen in het Regionaal Werkbedrijf (RWB). De focus ligt op het duurzaam aan het werk helpen van inwoners die een steuntje in de rug kunnen gebruiken. Daarbij ondersteunen ze de samenwerking tussen gemeenten en UWV rondom dit onderwerp en de modules participatie die in de Modulaire Gemeenschappelijke Regeling (MGR) zijn ondergebracht.

De samenwerking in de arbeidsmarktregio is complex. Er zijn veel partijen betrokken bij de samenwerking. Ieder met zijn eigen cultuur, inrichting, aansturing en belangen. Met de op handen de herinrichting van de arbeidsmarktinfrastructuur gaat er de komende jaren mogelijk veel veranderen in de arbeidsmarktregio. Ook zijn er veel externe ontwikkelingen die van invloed zijn op wat zij doen.

Je komt te werken in een hecht netwerkteam. Dit netwerkteam staat opgesteld om de regionale samenwerking te stimuleren en te ondersteunen. Het team bestaat uit een coördinator, regiosecretaris, beleidsadviseurs en administratieve ondersteuning. Als secretariële ondersteuner ondersteun je de regiosecretaris en vorm je onderdeel van dit netwerkteam.

Verantwoordelijkheden
Als secretariële ondersteuner biedt je primair ondersteuning aan de regiosecretaris die verantwoordelijk is voor agendering van alle overleggen die in de arbeidsmarktregio plaatsvinden. Daarnaast bied je hand- en spandiensten aan het netwerkteam van de arbeidsmarktregio Midden Gelderland.

De basistaken zijn:
  • Agendabeheer met als uitdaging de complexe afspraken;
  • Mailverkeer/mailbox beheren;
  • Je bereidt vergaderingen en bijeenkomsten voor (inplannen, organiseren faciliteiten en locaties, uitnodigingen verzenden en indien nodig verslagleggen);
  • Je bewaakt de administratieve organisatie (actie en afsprakenlijsten bijhouden, archiveren, etc).
Daarnaast:
  • Werk je samen met de collega administratieve ondersteuning in het netwerkteam, zodat jullie elkaar kunnen opvangen tijdens bv vakanties. Zoals onder andere het coderen van facturen.
  • Heb je afstemming met de secretariële ondersteuners van de twee andere modules binnen de MGR, zodat jullie elkaar ook hier kunnen opvangen waar nodig.
Plannen & organiseren en ondersteunen zit in je bloed, daar bestaat geen twijfel over. Net als snel kunnen schakelen en initiatief nemen. Je maakt makkelijk verbinding binnen en buiten de organisatie. Daarnaast ben je flexibel, communicatief sterk in woord en schrift, nauwkeurig en resultaatgericht. Je bent zeer bedreven met Office 365; we werken veel met teams, word, powerpoint en excel.

Competenties
  • Nauwkeurigheid
  • Besluitvaardigheid
  • Flexibel gedrag
  • Initiatief
  • Luisteren
  • Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid
  • Organisatievermogen
  • Resultaatgerichtheid
  • Sociale vaardigheid

Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift is vereist voor deze functie.

Functie eisen

  • Je hebt minimaal MBO werk- en denkniveau.
  • Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring met secretariële werkzaamheden binnen een grote (500+) organisatie
  • Je hebt ervaring met het beheren van meerdere agendas

Functie wensen

  • Je bent in het bezit van een erkend, afgerond en volledige diploma op minimaal MBO 3 niveau
  • Je hebt ervaring met notuleren en verslaglegging
  • Je hebt werkervaring binnen de overheid
  • Je beschikt over intensieve kennis van Microsoft Office 365

Extra informatie

  • Plaats Arnhem
  • Opleidingsniveau MBO
  • Aantal uur 24 uur per week
  • Startdatum 27-05-2024
  • Geschikt voor ZZP? Ja
  • Thuiswerken mogelijk? N.t.b.