Managementassistent/Projectondersteuner

Functieomschrijving

Voor Gemeente Rotterdam zoeken wij een Managementassistent/Projectondersteuner. In deze rol ondersteun je de teammanagers van de afdeling Onderwijs.
Je bereidt samen met collega’s relevante afspraken voor, plant overleggen en beheert de agenda van teammanager(s), waarbij je let op relevantie en haalbaarheid.
Je organiseert teamdagen en regelt locatie, faciliteiten, catering en andere benodigdheden.
Je plant grotere overleggen met externe partners en faciliteert locatie en catering.
Als ondersteunend projectmedewerker zet je werkprocessen van het team managementondersteuning op papier, stem je deze af en toets je ze aan de uitvoering.
Je doet voorstellen voor de positionering van deze documenten binnen de informatiestructuur van de afdeling.

Jouw profiel
Je kunt goed organiseren en plannen, bent gestructureerd en resultaatgericht en behoudt overzicht.
Je werkt goed samen, bent communicatief sterk, legt snel contacten en stapt gemakkelijk in lopende processen.
Je vraagt om hulp waar nodig en bouwt voort op eerder werk, maar je bent ook zelfstandig en proactief; je doet zelf voorstellen en neemt initiatief.
Je hebt affiniteit met het sociaal domein, en met name met onderwijs en ontwikkeling.
Je hebt plezier in het beschrijven, afstemmen en verder uitwerken van werkprocessen.
Je bent punctueel en kunt goed met deadlines werken.

Eisen

• Je hebt minimaal mbo-niveau 4 afgerond;
• Je hebt ervaring als managementassistent binnen een overheidsorganisatie;
• Je hebt ervaring met het beheren en coördineren van de agenda van een afdelingshoofd of directielid;
• Je hebt ervaring met werken met deadlines en bestuurlijke afspraken.

Wensen

• Ervaring met ondersteunen van teammanagers en het maken van afspraken met onderwijsorganisaties;
• Ervaring met het beschrijven en vastleggen van werkprocessen;
• Ervaring met bestellingen via Oracle of vergelijkbare systemen;
• Ervaring binnen het sociaal domein of binnen het onderwijs/opleidingsdomein.

Organisatie
De directie Sport, Onderwijs en Cultuur zet zich in om inwoners mogelijkheden en middelen te bieden om hun kwaliteiten te ontdekken en te ontwikkelen.
Zij richten hun werk op leren, bewegen, cultuurparticipatie en welzijn, met het doel mensen sterker, gezonder, creatiever en zelfredzamer te maken.
De afdeling Onderwijs werkt aan het verbeteren van de kwaliteit van onderwijs en het bevorderen dat leerlingen de beste kwalificatie behalen.
De afdeling bestaat uit meerdere teams die zich richten op verschillende onderwijsdomeinen en onderwijshuisvesting.
Je werkt als managementassistent in een klein subteam met andere managementondersteuners; ieder van jullie is gekoppeld aan één of twee teamleiders en pakt samen de behoeften en vragen van teamleiders en teams op.
Werkoverleg, mail, telefoon en aanwezigheid op kantoor en thuis wisselen elkaar af; hierover worden onderling afspraken gemaakt.