Functieomschrijving
Voor Noaberkracht Dinkelland Tubbergen zoeken wij een Medewerker Bestuurssecretariaat. Je houdt van werken in een bestuurlijke omgeving en krijgt energie van het soepel laten verlopen van bestuurlijke processen.Je leidt bestuurlijke stukken door een strak proces, beheert complexe agenda's en ondersteunt bestuurders optimaal.
Plannen, organiseren en ontzorgen zijn jouw sterke kanten.
Als secretaresse, met name voor het college en de gemeentesecretaris, ben jij een onmisbare schakel.
Je zorgt dat de dagelijkse gang van zaken efficiënt en zorgvuldig verloopt, beheert agenda's, coördineert vergaderingen en bewaakt afspraken en processen.
Jouw dagelijkse werkzaamheden zijn onder andere:
- Je biedt secretariële en administratieve ondersteuning aan het college en de gemeentesecretaris.
- Je plant en organiseert sterk fluctuerende agenda's en beheert het zaaksysteem voor collegestukken.
- Je verzorgt de uitvoering van kabinetszaken.
- Je ontzorgt bestuurders en stemt af met hen en je team over prioriteiten en processen.
- Je vraagt door om de aard en intenties van vergaderverzoeken te verduidelijken en organiseert de voorbereiding, zodat de juiste mensen en informatie op tijd aanwezig zijn.
- Je voert diverse secretariaatswerkzaamheden uit in afstemming met collega’s.
- Je werkt professioneel, discreet en gestructureerd en straalt rust uit.
Je maakt deel uit van het secretariaat en werkt in een team.
Je neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager.
Prioriteiten, werkzaamheden en gewenste resultaten worden door de organisatie vastgesteld.
Vanwege het belang van continuïteit, kennisborging en nauwe samenwerking met interne stakeholders is de rol structureel en vereist volledige inbedding in het team.
Jouw profiel
- Je kunt zelfstandig werken.
- Je hebt een dienstverlenende instelling.
- Je opereert zakelijk en professioneel.
- Je handelt discreet en integer.
- Je bent communicatief vaardig en tactvol.
- Je werkt gestructureerd en brengt rust.
- Je hebt politiek-bestuurlijke sensitiviteit.
Organisatie
Je gaat aan de slag bij Noaberkracht, de ambtelijke samenwerking van de gemeenten Dinkelland en Tubbergen.
Je werkt in een hecht en betrokken team waar samenwerking en service centraal staan.
Zij zorgen ervoor dat inwoners snel en vriendelijk geholpen worden bij belangrijke levensgebeurtenissen.
Het is een werkomgeving waarin professionaliteit en een goede sfeer hand in hand gaan.
Functie eisen
- Je beschikt over een afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau
- Je hebt aantoonbare werkervaring als directiesecretaresse of managementassistente
- Je hebt aantoonbare werkervaring in een politiek-bestuurlijke omgeving
Functie wensen
- Je hebt aantoonbare werkervaring met Outlook, Word, Excel en PowerPoint
- Je hebt aantoonbare kennis van het zaaksysteem
- Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als directiesecretaresse of management assistente
