Programmacoördinator/Scrum Master

Functieomschrijving

Voor de Vereniging van Nederlandse Gemeenten zoeken wij een Programmacoördinator/Scrum Master. Common Ground is het landelijke programma waarin gemeenten gezamenlijk werken aan een fundamentele vernieuwing van hun informatievoorziening. Binnen Common Ground ontwikkel en gebruik je samen met anderen softwarecomponenten, informatiemodellen en standaarden, met als doel een open, wendbare en toekomstbestendige digitale basis voor gemeentelijke dienstverlening. Dit programma wordt uitgevoerd binnen VNG Realisatie in nauwe samenwerking met gemeenten, gemeentelijke samenwerkingsverbanden en andere publieke partners.

In de rol van Scrum Master faciliteer je het programmateam bij het toepassen en doorontwikkelen van de afgesproken werkwijze en zorg je voor een effectief werkritme. Je organiseert en bewaakt de verschillende agile events binnen het programma, waaronder sprintplanningen, reviews en retrospectives. Je coördineert de integrale programmaplanning en ondersteunt bij het inzichtelijk maken van afhankelijkheden, mijlpalen en voortgang. Je zorgt ervoor dat informatie uit verschillende teams en trajecten wordt samengebracht en toegankelijk is voor het programmamanagement.

Daarnaast neem je de rol van Programmacoördinator Common Ground op je. Je draagt bij aan de inrichting, beheersing en uitvoering van het programma. Jij zorgt dat afspraken, planning en voortgang concreet, inzichtelijk en uitvoerbaar zijn, zodat het programmateam effectief kan werken. Je werkt nauw samen met de programmamanager en richt je op het organiseren van samenhang, bewaken van voortgang en het ondersteunen van besluitvorming.

Samen met de programmamanager richt je het risicomanagementproces binnen het programma in en zorg je ervoor dat dit proces structureel en consequent wordt toegepast en waar nodig wordt bijgesteld.

Je stelt voortgangsrapportages op, bereidt besluitvormende stukken voor en zorgt voor de voorbereiding van overleggen. In dit kader fungeer je als aanspreekpunt en sparringpartner voor onder andere de financieel controller en de portfoliomanager van de VNG. In de rol van secretaris van de programmaboard bewaak je de opvolging van afspraken en besluiten.

Ook organiseer je de inzet van capaciteit binnen het programma. Je begeleidt het proces rondom het werven van nieuwe medewerkers en het inzetten van externe expertise en stemt hierover af met het Recruitmentteam van de VNG. Je zorgt voor een gestructureerde en zorgvuldige voorbereiding van uitvragen, bewaakt de voortgang van selectieprocessen en faciliteert een goede start van nieuwe teamleden en opdrachtnemers. Je werkt hierbij nauw samen met de programmamanager en andere betrokkenen en zorgt voor overzicht, structuur en een soepel verloop van het proces.

Werkzaamheden

• Vervullen van de Scrum Master rol op teamniveau
• Faciliteren van sprint events (planning, review en retrospective)
• Ondersteunen van het team bij het toepassen van de afgesproken werkwijze
• Signaleren en helpen oplossen van impediments binnen het team
• Bewaken van werkritme, afspraken en transparantie
• Ondersteunen van product owners bij backlog- en planningsprocessen
• Opstellen en bijhouden van de integrale programmaplanning
• Inzichtelijk maken van afhankelijkheden, mijlpalen en voortgang
• Verbinden van planningen van verschillende teams en initiatieven
• Signaleren van knelpunten in planning en capaciteit
• Inrichten en bijhouden van het risicoregister
• Zorgen dat risico’s, maatregelen en eigenaarschap worden vastgelegd
• Voorbereiden van periodieke bespreking van risico’s en voortgang
• Opstellen en coördineren van voortgangsrapportages en stukken
• Voorbereiden, begeleiden en vastleggen van programmaboard-overleggen
• Bewaken van acties, besluiten en opvolging
• Signaleren van knelpunten en vertalen naar concrete acties
• Faciliteren van praktische inrichting van samenwerking en werkwijzen
• Zorgen voor heldere werkafspraken en structuur binnen het team
• Begeleiden van onboarding van nieuwe teamleden en externe inzet
• Opstellen en uitzetten van uitvragen voor externe inhuur in samenwerking met het Recruitmentteam van de VNG
• Voorbereiden en structureren van profielschetsen en opdrachtomschrijvingen
• Bewaken van voortgang en zorgdragen voor een transparant en zorgvuldig proces
• Ondersteunen van de programmamanager bij contractering en afstemming met interne stakeholders
• Bijhouden van overzicht in inzet, capaciteit en lopende opdrachten

Competenties

• Structurerend en organisatorisch sterk
• Nauwkeurig en betrouwbaar
• Proactief in signaleren en opvolgen
• Sterk in plannen en prioriteren
• Communicatief vaardig (schriftelijk en mondeling)
• Samenwerken en verbinden
• Samenwerken
• Creativiteit
• Motiveren
• Netwerken
• Omgevingsbewustzijn
• Resultaatgerichtheid

Jouw profiel
De VNG representeert de ruim 300 Nederlandse gemeenten en werkt samen met haar afdelingen aan een krachtige lokale overheid. VNG Realisatie stelt de lokale uitvoering van maatschappelijke opgaven door gemeenten centraal, onder meer door actief te participeren in netwerken van gemeenten en hun partners, samenwerking te stimuleren via ‘samen organiseren’ en waar mogelijk standaarden te ontwikkelen ter verbetering van gemeentelijke dienstverlening.

VNG Realisatie draagt bij aan vier gemeentelijke speerpunten:
• Werken als één overheid, met leden en partners, aan het oplossen van maatschappelijke vraagstukken op sociaal, fysiek en veiligheidsdomein;
• Verbeteren van de dienstverlening;
• Een efficiënte en wendbare organisatie;
• Anticiperen op de toekomst.