Functieomschrijving

Voor de Nationale Politie zoeken wij een Programmasecretaris Digital First.

Voor het programma Digital First als onderdeel van de hoofdportefeuille Dienstverlening zoeken wij een programmasecretaris. Vanuit de portefeuille dienstverlening willen ze in verbinding staan met de maatschappij. De dienstverlening van de toekomst omarmt nieuwe vormen van verbinding die digitaal, effectief en actief wederkerig zijn.
Hun ambitie is Digitaal Intelligente & Fysiek Excellente dienstverlening waar het contact tussen burgers, bedrijven en de politie laagdrempelig is, plaatsvindt via kanalen die burgers wensen.  

Doelstelling
Als programmasecretaris ben je onderdeel van het programma Digital First. Je werkt nauw samen met de leden van de programmaboard. Je geeft richting aan en bent verantwoordelijk voor het secretariaat.
Je bewaakt de programmaplanning en de voortgang. Tevens houd je overzicht over projecten binnen het programma, waarbij je zorg draagt voor afstemming op beleidsniveau. Vanuit je rol heb je het contact met referenten van elke politie-eenheid, de projectleiders van de eenheden en vertegenwoordigers van de beleidsdirecties en/of Politiedienstencentrum.
Je bent verantwoordelijk voor zowel de inhoudelijke voorbereiding als de verslaglegging van bijeenkomsten en overleggen. Daarnaast ben je in staat om eventuele besluitvorming voor te bereiden. Het opstellen van rapportages behoort tot je activiteiten.

Het resultaat is behaald op het moment dat alle projecten binnen het programma zijn afgerond.

Verantwoordelijkheden
Je bent verantwoordelijk voor programmasecretariaat. De nadruk ligt op de ondersteuning van de programmaboard.
  • Ondersteunen programmaboard in de meest brede zin van het woord zoals periodieke verslaglegging van de voortgang, bijhouden van actielijsten, bewaken van de gemaakte afspraken, verzamelen van stukken en opstellen agenda/ notulen etc.
  • Opstellen van concept plannen en presentaties, informatie delen bij ontwikkelingen en digitale archivering
  • Bewaakt en adviseert programmaboard en inhoudelijk sparringpartner over planvorming, processen, samenwerking en uitvoering. Je signaleert kansen en risico’s en doet zelfstandig voorstellen om hierop te acteren
  • Rappelleren en adviseren over afgestemde actiepunten om voortgang te stimuleren
  • Bijhouden voortgang en ondersteunen bij verantwoordingsrapportages
  • Integrale voorbereiding verzorgen van diverse overleggen en werksessies, inclusief planning en maken van afspraken
  • Organiseren verschillende projecten/ werkbezoeken
  • Voorbereiden, agenderen en verwerken van adviezen in notities aan advies- en besluitvormende gremia met vertegenwoordigers van partners
Contacten
  • Regionale projectleiders in de eenheden
  • Projectleden van de landelijke projectteams
  • Leden van het portefeuilleteam programmaboard
  • Secretariaten van andere landelijke portefeuilles/programma's

Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift is vereist voor deze functie.

Functie eisen

  • Afgeronde, erkende en volwaardige opleiding op minimaal HBO niveau
  • In de afgelopen 10 jaar, minimaal 5 jaar werkzaam geweest als project- of programmasecretaris
  • Minimaal 5 jaar ervaring met het uitvoeren van projecten

Functie wensen

  • Werkervaring met het (inhoudelijk) voorbereiden en het bewaken van de voortgang van programmaplanning
  • Werkervaring met verslaglegging, overzicht op projecten, afstemming op beleidsniveau en het voorbereiden van besluitvorming
  • Werkervaring waarbij je als volwaardig gesprekspartner diende voor diverse lagen binnen de organisatie, op basis van senioriteit en vakbekwaamheid
  • Gecertificeerd in projectmanagement

Extra informatie

  • Plaats Apeldoorn
  • Opleidingsniveau HBO/WO
  • Aantal uur 36 uur per week
  • Startdatum 1-8-2024
  • Geschikt voor ZZP? Ja
  • Thuiswerken mogelijk? Ntb