Functieomschrijving

Werken als Projectsecretaris Stationsgebied bij de gemeente Haarlemmermeer betekent …
  • Meedenken en ondersteunen in bestuurlijke processen en daarmee bijdragen aan projecten met lokale impact die er écht toe doen
  • Werken aan de ontwikkelopgave van het Stationsgebied
  • Een dynamische werkomgeving, veel ruimte voor zelfstandigheid en eigen verantwoordelijkheden, met leuke en gedreven collega’s die werken aan een specifiek doel

Binnen de Gemeente Haarlemmermeer is het ontwikkelen van het Stationsgebied en realiseren van woningen en arbeidsplaatsen één van de prioriteiten in het ruimtelijke domein. Ze zijn dan ook dringend op zoek naar een (senior) programmasecretaris, die zijn of haar tanden wil zetten in dit grote programma met uiteenlopende thema’s. Hou je van complexiteit en ben je een kei in het op hoog niveau meedenken aan oplossingen en ondersteunen in de uitvoering ervan? Breng jij structuur en steek je graag de handen uit de mouwen? Reageer dan snel.

Jouw rol als programmasecretaris
De programmasecretaris die we voor de gemeente zoeken is sparringpartner van de senior programmamanager. Je ontzorgt de senior programmamanager bij het totale proces van ambtelijke en bestuurlijke afstemming en prioritering.
Alle notities, (voortgangs-)rapportages en besluitvormingsnota’s gaan via de programmasecretaris naar de betrokkenen, zoals de ambtelijk- en bestuurlijk opdrachtgever, het college van Burgemeester en Wethouders en de gemeenteraad. Je bent een uitstekend schrijver, bewaakt en coördineert de procedure van het besluitvormingsproces. Daarnaast is het verbinden met zowel interne als externe partijen je tweede natuur.

Je signaleert knelpunten en coördineert de oplossing ervan. Je stuurt actief op de organisatie van bestaande en nieuwe overleggen. Je belegt deze, bereidt ze voor, stelt acties op en bewaakt de voortgang hiervan. Je schrijft of redigeert de voorstellen en annotaties die namens de senior programmamanager worden verzonden. Je bent aanspreekpunt voor de secretariële ondersteuning met betrekking tot het programma. Je vervult een verbindende rol voor het programma of project binnen én buiten de gemeente en staat veel in contact met alle betrokkenen. Kortom, je bent een zeer proactieve spin in het web, kunt hoofd- en bijzaken onderscheiden en bent opgewassen tegen de hectiek die deze taken met zich meebrengen.

Waar ga je werken
Je komt te werken bij cluster Projecten, er zijn zo’n 60 collega’s werkzaam. Cluster Projecten zorgt ervoor dat de gemeente Haarlemmermeer opgaven in het fysiek domein op een professionele project- en programmamatige wijze aanpakt. In de dagelijkse praktijk werk je vooral met collega’s van het programma Stationsgebied, die bij verschillende clusters binnen de gemeente werken. Het is een enthousiast en hecht team waar je deel van uit gaat maken.

Jouw profiel
Je bent een stevige sparringpartner voor onze programma- en projectmanagers. Je bent je bewust van de politiek gevoelige omgeving waarin je werkt, hebt hier affiniteit mee en weet hierop te anticiperen. Je hebt ervaring met en kennis van bestuurlijke verhoudingen, weet mensen bij elkaar te brengen en schakelt makkelijk op uiteenlopende niveaus. Je bent op je sterkst als je orde in de chaos kunt brengen en kunt als geen ander met deadlines omgaan.
Daarnaast ben je resultaatgericht, doortastend en beschik je over een flinke dosis relativeringsvermogen. Je bent communicatief sterk en een team-player.

Verder heb je:

  • WO werk- en denk niveau
  • Ervaring als (programma)secretaris
  • Ruime ervaring in het schrijven van bestuurlijke stukken
  • Kennis van en ervaring met bestuurlijke besluitvormingsprocessen
  • Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden
  • Het vermogen om complexe onderwerpen te structuren, te analyseren en beheersbaar te maken

Functie eisen

  • WO werk- en denkniveau, opgedaan door opleiding en/of werkervaring
  • Minimaal 3 jaar werkervaring opgedaan als programmasecretaris bij een overheidsinstelling

Functie wensen

  • Ruime werkervaring opgedaan als programmasecretaris bij een overheidsinstelling
  • Werkervaring met het schrijven van besluitvormingsstukken

Extra informatie

  • Plaats Hoofddorp
  • Opleidingsniveau HBO/WO
  • Aantal uur 32 uur per week
  • Startdatum 01-02-2023
  • Geschikt voor ZZP? Nee
  • Thuiswerken mogelijk? N.t.b.