Programmasecretaris

Functieomschrijving

Voor Rijkswaterstaat zoeken wij een Programmasecretaris. Word jij de deskundige spil in het web van het programma WNN Vernieuwing en zorg je dat alles soepel draait achter de schermen?

Als Programmasecretaris werk je tussen de Manager Programmabeheersing en de Programmamanager in. Je bent de centrale persoon binnen het programmateam waar teamleden terecht kunnen voor informatie en advies. Je wordt aangestuurd door de Programmamanager. Vanuit jouw rol regel en organiseer je uiteenlopende zaken, zoals het organiseren van teambijeenkomsten of het faciliteren van een afscheid.

• Je stuurt medewerkers aan, zoals documentalist, projectondersteuners of het PB-team voor deelprojecten.
• Je geeft gevraagd en ongevraagd advies en bent een kritische, onafhankelijke sparringpartner voor de Projectmanager en Manager Projectbeheersing.
• Je bent aanwezig bij belangrijke overleggen, bepaalt de agenda en bewaakt de afhandeling ervan.
• Je voert regie over de agenda’s van overleggen, in plaats van enkel de agendapunten te inventariseren.
• Je ondersteunt en assisteert IPM-rolhouders waar nodig door proactief administratieve en secretariële taken uit handen te nemen, signalen op te pakken, actie te ondernemen en zaken te regelen in het belang van het project.
• Je pakt zelfstandig onderwerpen op, zoals cybersecurity (onderdeel van onboarding), voorbereiding van bestuurlijke overleggen, en je beantwoordt vragen vanuit het ministerie of de Bestuursstaf.
• Je signaleert en beheerst raakvlakken, legt verbanden en jaagt acties na.
• Je helpt het projectteam bij het zorgvuldig doorlopen van beslismomententrajecten en kwaliteitstoetsen.
• Je draagt bij aan een proactieve veiligheidscultuur binnen het projectteam, coördineert persoonlijke beschermingsmiddelen voor gasten, agendeert veiligheid en spreekt mensen aan op onveilig gedrag.
• Je ondersteunt bij het organiseren en coördineren van onder andere ADR-controles, toetsen, ICT-dashboard, huisvesting en veiligheidsrondes.
• Je begeleidt en coördineert bijvoorbeeld bij bijdragen aan GRIP-migratie.
• Je bent het aanspreekpunt (‘linking pin’) voor vragen vanuit de organisatie.

Je bent verantwoordelijk voor het inplannen en voorbereiden van overleggen, waarbij je rekening houdt met verschillende belangen van deelnemers. Je notuleert compact en to the point voor zowel het programmateam als tijdens bestuurlijke of ambtelijke overleggen. Je stelt agenda’s op en houdt actie- en besluitenlijsten bij. Samen met de projectmanager en manager projectbeheersing kijk je vooruit naar benodigde overleggen, bewaak je het overzicht en bespreek je eventuele overlap.

Verder stel je ondersteunende overzichten op voor het programma en houd je deze up-to-date. Je denkt proactief mee over mogelijke verbeteringen en organiseert bijeenkomsten of evenementen voor het projectteam. Ook beheer je documenten binnen het documentmanagementsysteem (momenteel Sharepoint/Connect 3.0).

• Jij ondersteunt één of meer Rijkswaterstaatprojecten in de regio Haarlem.
• Je bent verantwoordelijk voor verslaglegging, het inplannen van overleggen, administratieve ondersteuning en het organiseren van bijeenkomsten.
• Je werkt voor het cluster “Programma WNN Vernieuwing” en “Programma Gemaal IJmuiden”. Het programma Vernieuwing omvat meerdere projecten zoals bruggen, tunnels, sluizen en lijninfra.
• Je werkt in principe voor één cluster of project, maar functioneert binnen een groep van projectondersteuners die elkaar flexibel ondersteunen. Hierdoor draag je ook bij aan kennis- en ervaringsdeling binnen de groep.
• Er wordt hybride gewerkt: deels thuis en deels op locatie. Flexibiliteit hierin is gewenst; afspraken hierover maak je altijd in goed overleg.

Leiding en toezicht
Je hebt een aansturende en coördinerende rol binnen het team.

Meest essentiële competenties
Je herkent jezelf in de termen proactief, resultaatgericht, aanspreekbaar en assertief. In deze functie wordt verwacht dat je zelfstandig optreedt. Je ziet en benut kansen, schakelt snel tussen diverse onderwerpen en stelt je flexibel op. Je bent klantvriendelijk, weet goed prioriteiten te stellen en combineert een dienstverlenende instelling met een assertieve houding. Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk, en kunt goed werken met Microsoft Office pakketten (Word, Excel, PowerPoint). Je bent een echte teamspeler en staat klaar voor collega’s.

Eisen

• Je beschikt aantoonbaar over minimaal een afgeronde HBO/WO opleiding of vergelijkbaar.
• Je hebt minimaal 1,5 jaar aantoonbare werkervaring in een vergelijkbare functie.
• Je hebt ervaring met Windows-gestuurde programma’s van MS Office voor secretariële werkzaamheden.
• Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend in woord en geschrift.
• Je bent fysiek aanwezig op locatie tijdens projectdagen.

Wensen

• De mate waarin je beschikt over vaardigheden en competenties zoals notuleren, plannen, organiseren en agendabeheer.
• Voor de functie relevante opleidingen of cursussen op HBO-niveau gevolgd of behaald.
• Aantoonbare affiniteit met projectmanagement of projectbeheersing, via werkervaring of opleiding/cursus/training.
• Ervaring binnen de publieke sector, bij voorkeur met IPM-teams.
• De mate waarin je beschikt over competenties als nauwkeurigheid, initiatiefrijk en resultaatgericht; dit blijkt uit concrete voorbeelden in jouw motivatie en/of tijdens het sollicitatiegesprek.