Programmasecretaris WNN Vernieuwing

Functieomschrijving

Voor Rijkswaterstaat zoeken wij een Programmasecretaris WNN Vernieuwing.

Als Programmasecretaris (PS) werk je nauw samen met de Programmamanager en de Manager Programmabeheersing binnen het programma WNN Vernieuwing. Je bent het centrale aanspreekpunt binnen het programmateam en ondersteunt bij uiteenlopende organisatorische en administratieve werkzaamheden. Je wordt aangestuurd door de Programmamanager.

• Je stuurt ondersteunende rollen aan, zoals de documentalist en projectondersteuners of het PB-team bij deelprojecten.
• Je geeft gevraagd en ongevraagd advies als kritische en onafhankelijke sparringpartner voor de Projectmanager en Manager Projectbeheersing.
• Je bent aanwezig bij belangrijke overleggen, agendeert en ziet toe op voortgang; je voert regie over agenda’s.
• Je ontzorgt en assisteert IPM-rolhouders door proactief administratieve en secretariële werkzaamheden op te pakken, signalen te verwerken en acties te initiëren.
• Je pakt zelfstandig onderwerpen op, zoals cybersecurity (onderdeel onboarding), voorbereiding van bestuurlijke overleggen en beantwoording van vragen vanuit het ministerie of de Bestuursstaf.
• Je signaleert en beheerst raakvlakken, legt verbanden en jaagt acties na.
• Je ondersteunt het projectteam bij het beheerst doorlopen van beslismomenten en kwaliteitstoetsen.
• Je draagt bij aan een proactieve veiligheidscultuur binnen het projectteam, inclusief het coördineren van PBM’s voor gasten, agenderen van veiligheid en aanspreken op onveilig gedrag.
• Je ondersteunt bij en verzamelt documenten voor onder andere ADR-controle, toetsen (CIO-oordeel, AcICT-toets), challenge GPO prognoses, ICT-dashboard, huisvesting en het organiseren van veiligheidsrondes.
• Je coördineert en begeleidt bijdragen aan GRIP migratie en bent het aanspreekpunt voor vragen vanuit de organisatie.
• Je plant en bereidt overleggen voor, notuleert compact en met essentie voor het programmateam en bestuurlijke/ambtelijke overleggen.
• Je stelt agenda’s op en houdt actie- en besluitenlijsten bij; je kijkt vooruit met de PM en MPB naar benodigde overleggen en signaleert overlap.
• Je stelt programma-brede ondersteunende overzichten op en houdt deze up-to-date; je brengt proactief verbeteringen in.
• Je organiseert bijeenkomsten of evenementen voor het projectteam.
• Je neemt documenten op in het DMS (SharePoint/Connect 3.0).

Competenties

• Je handelt proactief en resultaatgericht.
• Je spreekt anderen aan en kunt aansturen waar nodig.
• Je treedt zelfstandig op en schakelt flexibel tussen verschillende onderwerpen.
• Je hebt een klantvriendelijke en assertieve houding.
• Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je bent vaardig met Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
• Je bent een teamspeler die klaarstaat voor collega’s.

Organisatie
Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. Zij beheren en ontwikkelen de rijkswegen, -vaarwegen en -wateren en zetten in op een duurzame leefomgeving. Samen met anderen werken zij aan een land dat beschermd is tegen overstromingen, waar voldoende groen is en voldoende en schoon water. En waar je vlot en veilig van A naar B kunt. Samenwerken aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland is het uitgangspunt van Rijkswaterstaat. PPO West Nederland Noord is vooral gericht op het uitvoeren van Programma’s, Projecten en Onderhoud in de regio van West Nederland Noord (provincie Noord-Holland). Het programma WNN Vernieuwing fungeert als opdrachtgever van verscheidene projecten binnen WNN.