Projectcoördinator (PMO)

Functieomschrijving

Voor het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat zoeken wij een Projectcoördinator (PMO).

Je bent verantwoordelijk voor de regie op de aan te leveren en te verzenden stukken vanuit de Programmadirectie, maar ook vanuit de sectorpartijen, en bewaakt daarbij de kwaliteit van het toets- en rapportageproces. Je doet proactief voorstellen om het aanleverproces te verbeteren en voert deze uit. Je kunt een veelheid aan informatie overzichtelijk structureren en weet de actualiteit daarvan goed te bewaken. Je werkt vanuit de drie pijlers van projectbegeleiding: coördineren, procesbewaking en registreren. Dit komt goed van pas bij het zelfstandig opstellen van agenda’s, correspondentie, notities en verslagen. Je ondersteunt de vergadereffectiviteit en houdt het overzicht over de acties en opvolging uit de diverse overleggen.
Je bent een echte teamverbinder en zet jouw ruime ervaring in op meerdere vlakken om de organisatie verder te brengen. Ook buiten de reguliere programmawerkzaamheden pak je een rol in processen en netwerken binnen de programmadirectie.

• Coördineren: Je zorgt voor het afstemmen en organiseren van activiteiten, mensen, middelen en informatie om ervoor te zorgen dat de voorbereidingen naar de teams op alle onderdelen soepel en efficiënt verlopen. Je signaleert, geeft zelfstandig sturing aan procesoptimalisaties en verbeterideeën en brengt focus aan waar nodig. Je legt connecties tussen de acties en afspraken binnen de grote groep diverse sectorpartijen en het ministerie van IenW en weet iedereen scherp te houden binnen de doelstellingen van het programma. Op het gebied van programmabeheersing voer je regelmatig voortgangsoverleggen met de verschillende sectorpartijen. Naast de rol van sparringpartner van de Manager Programmabeheersing, ben je samen met de Manager Programmabeheersing de spil in het programmateam.
• Procesbewaking / Toetsproces / Rapportageproces: Je zorgt dat het team zich aan de planning houdt en dat wanneer dit niet lukt, bekeken wordt hoe het wel kan. Hierbij worden afwijkingen goed gemotiveerd. Je hebt een coördinerende rol in het toetsproces en bewaakt (proces)planningen in overleg met de Manager Programmabeheersing.
• Registreren / administreren: Je brengt structuur aan en legt de gegevens, communicatie, besluiten en documentatie systematisch vast. Zo waarborg je transparantie, verantwoording en terugvindbaarheid. Je doet dit deels zelf en ziet erop toe dat anderen zich aan de archiveringsregels houden. Je bent in staat zelfstandig een eerste reviewslag te slaan in documentatie en kunt feedback terugkoppelen, voordat deze bij de Manager Programmabeheersing belandt.

Competenties

• Je werkt nauw samen met de programmamanager en de andere leden van het programmateam.
• Je deinst niet terug voor complexiteit en uitdaging.
• Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je bent zelfstandig, initiatiefrijk, vasthoudend en veerkrachtig.
• Je hebt een hoge mate van omgevingssensitiviteit en betrekt partijen bij het proces.
• Je kunt omgaan met weerstand en veranderingen en weet draagvlak te creëren.
• Je onderhoudt zelfstandig contacten met interne en externe sectorpartijen.
• Nauwkeurigheid, integriteit en efficiëntie zijn voor jou vanzelfsprekend.

Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift is vereist voor deze functie.