Functieomschrijving
Voor Veiligheidsregio Utrecht zoeken wij een Projectleider Aanbesteding en Implementatie Zaaksysteem Risicobeheersing. Je bent verantwoordelijk voor de aanbesteding en implementatie van een nieuw zaaksysteem voor de afdeling Risicobeheersing van de Veiligheidsregio Utrecht.Je geeft integraal sturing aan het totaalproject en draagt direct verantwoordelijkheid voor meerdere deelprojecten, en indirect via deelprojectleiders voor overige onderdelen.
Je organiseert en faciliteert de aanbesteding, realiseert een gedragen inrichting van werkprocessen, verbetert bestaande data voor een soepele migratie en richt de nieuwe applicatie in.
Je stelt een Plan van Aanpak op en laat dit in de Stuurgroep vaststellen om gezamenlijk tot de meest passende aanpak en inrichting van het project te komen.
Je zorgt voor een succesvolle implementatie en overdracht naar beheer; het project eindigt wanneer de applicatie in gebruik is genomen en het (technisch) beheer is ingeregeld.
Zij zoeken nadrukkelijk geen meewerkend voorman; je vervult een regisserende rol waarbij je boven de inhoud staat en de integrale samenhang bewaakt.
- Je geeft directe sturing op deelprojecten zoals aanbesteding, implementatie, procesbeschrijvingen en datamigratie
- Je zorgt voor samenhang tussen deelprojecten en brengt structuur aan in het totaaltraject
- Je organiseert besluitvorming en brengt de Stuurgroep goed in positie
- Je bewaakt voortgang, kwaliteit en risico’s en grijpt tijdig in bij afwijkingen
Resultaat
- Een succesvolle aanbesteding en implementatie van het nieuwe zaaksysteem
- Één samenhangend en bestuurbaar project met duidelijke fasering
- Werkende, uniforme werkprocessen die aansluiten op de bestaande werkwijze
- Een beheersbare overgang naar beheer met overdracht en inrichting van technisch beheer
- Draagvlak binnen de organisatie voor de nieuwe werkwijze en het systeem
Jouw profiel
- Je brengt structuur en samenhang in complexe trajecten met meerdere deelprojecten
- Je stuurt actief op afhankelijkheden, prioritering en fasering
- Je stuurt strak op tijd, kwaliteit, scope en middelen en grijpt tijdig in bij afwijkingen
- Je combineert methodisch werken met pragmatische sturing op resultaat
- Je hebt ervaring met aanbestedingen en implementaties van applicaties, bij voorkeur zaaksystemen of vergelijkbare bedrijfsapplicaties
- Je hebt sterke communicatieve vaardigheden en bestuurlijke sensitiviteit; je kunt stakeholders op verschillende niveaus effectief betrekken en in positie brengen
- Je bent besluitvaardig en kunt een stuurgroep effectief ondersteunen en faciliteren
Organisatie
Veiligheidsregio Utrecht (VRU) is een samenwerkingsverband van de 26 Utrechtse gemeenten. Zij zetten zich dagelijks in voor de veiligheid van iedereen die in de regio woont, werkt of verblijft, met centralisten op de 112-meldkamer, brandweermensen in het veld en specialisten op het gebied van risicobeheersing, crisisbeheersing en geneeskundige hulpverlening.
De afdeling Risicobeheersing gebruikt het zaaksysteem om werkprocessen gestructureerd, traceerbaar en uniform te organiseren. Het systeem ondersteunt registratie, behandeling en opvolging van zaken zoals vergunningadviezen, toezichtcontroles, meldingen en risicobeoordelingen, faciliteert planning van controles, communicatie met gemeenten en partners en zorgt voor dossiervorming en archivering conform wet- en regelgeving. Het biedt inzicht in voortgang, werkvoorraad en kwaliteit en vormt de basis voor informatiegestuurd werken en rapportages.
Functie eisen
- Je hebt minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als eindverantwoordelijk projectmanager voor complexe ICT-implementaties binnen een overheidsorganisatie
- Je beschikt over een afgeronde hbo-bacheloropleiding
- Je hebt aantoonbare werkervaring met stakeholdermanagement in een complexe organisatie, waarbij je te maken hebt gehad met tegengestelde belangen en hoge verwachtingen
- Je hebt aantoonbare werkervaring met het organiseren van besluitvorming, inclusief het voorbereiden van bestuurlijke keuzes, scenario's en het managen van escalaties
- Je hebt aantoonbare ervaring met het aansturen van meerdere samenhangende deelprojecten (programma- of multi-projectsturing)
Functie wensen
- Je schrijft een persoonlijke motivatie, door jouzelf, waarin je uitlegt waarom je geschikt bent voor deze opdracht. Benoem daarin concreet relevante ervaringen en voorbeelden die je geschiktheid onderbouwen.
- Je hebt concrete ervaring met het inrichten en benutten van governance, waaronder het samenwerken met een stuurgroep op management- of directieniveau.
- Je hebt concrete ervaring met het realiseren van procesveranderingen in combinatie met systeemimplementaties.
- Je hebt concrete ervaring met het actief sturen op scope, prioritering en haalbaarheid, en durft verwachtingen richting stakeholders te begrenzen.
- Je hebt minimaal 7 jaar aantoonbare werkervaring als eindverantwoordelijk projectmanager voor complexe ICT-implementaties binnen een overheidsorganisatie.
- Je hebt aantoonbare werkervaring met aanbestedingen en de implementatie van zaaksystemen.
- Je hebt een aantoonbaar afgeronde opleiding en/of cursus verandermanagement.
- Je noemt minimaal twee referenten uit eerdere opdrachten.
