Functieomschrijving

Voor de VNG zoeken wij een Projectleider Reorganisatie.

Binnen de VNG is de communicatiefunctie belegd bij de afdeling Communicatie van het VNG Bureau en - specifiek voor VNG Realisatie - bij het Kenniscentrum Communicatie.
Communicatie is als afdeling centraal op twee plekken in de organisatie georganiseerd met als doel strategie, kaders en richtlijnen op te stellen, advies te geven, woordvoering te doen, content te produceren en publiceren, communicatieproducten te ontwikkelen en uit te voeren en communicatiekanalen te beheren.

Bedrijfsvoering is binnen VNG centraal en decentraal ingeregeld. Diensten op het gebied van human resources (HR), facilitaire dienstverlening, administratie en informatisering & automatisering worden centraal aangeboden.
Binnen VNG Realisatie is er een team Bedrijfsvoering op het gebied van HR, financiën & inkoop die zelfstandig werkt gebruikmakend van de centrale organisatie.

Omschrijving van de opdracht
De algemene directie van de VNG heeft de ambitie uitgesproken om de bedrijfsvoering en communicatie van zowel VNG Bureau als VNG Realisatie te centraliseren naar één centrale bedrijfsvoeringsafdeling en één centrale communicatieafdeling. Deze gewenste organisatieontwikkeling is bedoeld om
efficiëntie en samenwerking te bevorderen en de kwaliteit te verbeteren. Het samengaan van de afdelingen moet per 1 januari 2025 zijn afgerond.

Dit project is de verantwoordelijkheid van de plaatsvervangend directeur VNG.
Besluiten worden genomen in de stuurgroep door de twee WOR-bestuurders,
ondersteund door adviseurs en procesbegeleiders.
Jij gaat behoren tot de ondersteuners in de stuurgroep, en samen met de procesbegeleiders de agenda en de voor te leggen besluiten opstellen. De stuurgroep is inmiddels al enkele keren samengekomen en de eerste stappen in het project zijn al gezet.
Het doel van deze opdracht is het praktisch begeleiden en vormgeven van de gewenste organisatieontwikkelingen, waaronder de afstemming in het traject met de ondernemingsraden van beide bedrijven.
De betrokken afdelingen en medewerkers kennen elkaar en werken op vele vlakken al in meerdere of mindere mate met elkaar samen. Maar zij verwachten dat er zeker ook verschillen zullen zijn qua werkwijzen en processen, die ze in kaart willen krijgen, de zogenaamde ist-situatie. Jij zal daarom starten met het samenbrengen van de teams als trekker van het project.
Een belangrijk aspect van de opdracht is dat je in afstemming met de teams een duidelijk beeld en een doelstelling voor de eindsituatie ontwikkelen, de
situatie na gewenste organisatieontwikkeling (‘soll’). Noodzakelijke uitgangspunten hierbij zijn efficiency, kwaliteitsverbeteringen en de stap naar voren na de gewenste organisatieontwikkeling. Een goede inventarisatie en bespreking en uiteindelijk advies aan de stuurgroep over aan bedrijfsvoering gerelateerde werkzaamheden die binnen de verschillende bedrijven nodig blijven, is ook deel van deze opdracht.
Je ontwikkelt de soll-situatie in samenspraak met de collega’s van VNG en VNG Realisatie en dient uiteindelijk goedkeuring te krijgen van de stuurgroep.
De nieuwe afdelingen Communicatie en Bedrijfsvoering worden/blijven onder de algemene directie van VNG gepositioneerd.
In de eerste adviesaanvraag is al een gedeeltelijke invulling van het organigram meegenomen. De verdere invulling van het organogram volgt in de loop van de tijd.
De profielen voor leidinggevende Communicatie en Bedrijfsvoering zijn opgesteld.
Doel hierbij is om de beoogde leidinggevende van Communicatie en de beoogde leidinggevende van Bedrijfsvoering uiterlijk in Q3 van dit jaar te benoemen. In
overleg met de stuurgroep zal het project geheel of gedeeltelijk worden overgedragen aan deze leidinggevenden die vervolgens aan de slag gaan om de geruisloze overgang per 1 januari 2025 te realiseren. Na 1 januari 2025 gaan de
leidinggevenden van de twee afdelingen aan de slag om de geschetste soll situatie te realiseren.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden
Het verder detailleren en aanscherpen van het plan van aanpak voor de implementatie van de gewenste organisatieontwikkeling. Hierin zijn de stappen,
benodigde middelen, communicatie en tijdslijnen duidelijk beschreven binnen de
vastgestelde randvoorwaarden.
Je bent verantwoordelijk voor het realiseren van het plan van aanpak.
Nauwe samenwerking met de betrokken stakeholders binnen het concern, waaronder het management, medewerkers en ondernemingsraden. Het samenbrengen van de teams, het doorgronden van de huidige werkwijze en het schetsen van de toekomstige werkwijze. Regelmatige communicatie en overleg zijn van belang voor het succes van de gewenste organisatieontwikkeling.
Er is een wekelijks stuurgroepoverleg waarin je rapporteert en verantwoording aflegt.

Resultaat
Je kan na benoeming van de beoogde leidinggevenden het plan van aanpak met de verschillende bouwstenen in dit traject (deelprojecten), inclusief tijdpad e.d overdragen. Je houdt hierbij de datum 1 januari 2025 scherp in het vizier en werkt hier naar toe.
Idealiter per 1 januari 2025 zijn de betrokken medewerkers en afdelingen samengevoegd in de nieuwe structuur, inclusief de volledige HR-inrichting. De betrokken medewerkers zijn formeel per brief op de hoogte gebracht van hun nieuwe positie in de organisatie en in de onderliggende (verlonings-) systemen correct doorgevoerd
Ook is er samen met de medewerkers een pad naar verbetering en efficiency uitgestippeld voor de afdelingen Communicatie en Bedrijfsvoering. Een (concept)
meerjaren agenda bedrijfsvoering is op hoofdlijnen uitgewerkt. Dit einddoel is goedgekeurd door de stuurgroep. Er is ruimte om veranderingen die per direct
doorgevoerd kunnen worden al in te zetten of te implementeren vóór het officieel
samengaan per 1 januari 2025.

Kort samengevat betekent dit:
  • Tijdens de opdrachtperiode het begeleiden van de gewenste organisatieontwikkeling, inclusief de trajecten met de ondernemingsraden conform actuele planning en afgesproken resultaten
  • Voor 26 september het HR proces voor de medewerkers gepland en voorbereid met als doel een succesvolle overgang per 1 januari 2025
  • Voor 26 september of eerder conform planning, een advies voor de stuurgroep over de (vernieuwde) inrichting van bedrijfsvoering en communicatie
  • Voor 26 september of eerder conform planning, een advies voor de stuurgroep over de achterblijvende, aan bedrijfsvoering gerelateerde werkzaamheden binnen de directies
  • Voor 26 september het opstellen van een gedragen meerjaren agenda bedrijfsvoering
  • Voor beëindiging van de opdracht de overdracht van het project naar de beoogde leidinggevenden Bedrijfsvoering en Communicatie zodat deze in staat zijn het project succesvol voort te zetten en af te ronden

Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift is vereist voor deze functie.

Functie eisen

  • Minimaal een afgeronde HBO opleiding in bestuur- of bedrijfskunde of HR of soortgelijke richting
  • Minimaal 5 jaar werkervaring als projectleider, programmamanager of leidinggevende die een fusie- of reorganisatietraject begeleidt
  • Minimaal 3 jaar werkervaring met reorganiseren van bedrijfsvoering ondersteunende afdelingen zoals Inkoop, HRM, Finance en Control en staf afdeling communicatie of soortgelijk in (overheids)organisatie(s)
  • Minimaal 3 jaar werkervaring met het begeleiden van OR-trajecten en directe samenwerking met bestuurders en directie
  • Kennis van en werkervaring met de financiële en rechtspositionele aspecten van reorganisatietrajecten
  • Werkervaring met het toepassen van GAP analyse door huidige en gewenste situatie in kaart te brengen
  • Werkervaring met het begeleiden en uitvoeren van organisatie veranderingen

Functie wensen

  • Werkervaring en verantwoordelijkheid voor het advies in de volgende omvang en complexiteit van reorganisaties of vergelijkbare trajecten
  • Toegepaste kennis en werkervaring op het gebied van financiële en rechtspositionele aspecten van reorganisaties of vergelijkbare trajecten

Extra informatie

  • Plaats Den Haag
  • Opleidingsniveau HBO/WO
  • Aantal uur 24 - 28 uur per week
  • Startdatum Zo snel mogelijk
  • Geschikt voor ZZP? Ja
  • Thuiswerken mogelijk? Ntb