Functieomschrijving
Voor Gemeente Rotterdam zoeken wij een Projectmedewerker Cultuur.Jouw functie
Je ondersteunt het managementteam en de staf bij de uitvoering van projecten, stafoverleggen en de transitie van de afdeling. Je beheert complexe agenda’s, bereidt overleggen voor, bewaakt actiepunten en coördineert werkzaamheden binnen de MT-portefeuilles. Ook voer je activiteiten uit die bijdragen aan organisatorische en inhoudelijke veranderingen binnen de afdeling. Je werkt in een bestuurlijke context, schakelt snel tussen onderwerpen en gaat effectief om met complexiteit en dynamiek. Je bent flexibel, nauwkeurig, communicatief sterk en in staat om structuur te brengen in een veranderende omgeving.
Ondersteuning van transitieactiviteiten
- Je voert werkzaamheden uit die bijdragen aan de organisatorische en inhoudelijke transitie van de afdeling.
- Je fungeert als verbindende schakel tussen staf, MT en de afdeling.
Ondersteuning van stafoverleggen
- Je bereidt agenda’s, stukken en achtergrondinformatie voor.
- Je notuleert en bewaakt actiepunten.
- Je coördineert de opvolging en terugkoppeling naar betrokkenen.
- Je zorgt voor het vullen van de wethoudertas.
Ondersteunen van MT en de portefeuilles
- Je ondersteunt afdelingshoofden bij de dagelijkse werkzaamheden.
- Je bewaakt de bestuurlijke stukkenstroom en bijbehorende deadlines (rol van afdelingssecretaris).
- Je beheert en handelt publieksreacties af.
- Je voert complex agendabeheer uit voor afdelingshoofden.
- Je stelt planningen op en coördineert programma’s en overleggen.
- Je plant en coördineert reeksen periodieke overleggen, inclusief externe locaties en deelnemers buiten de gemeentelijke organisatie.
- Je notuleert en verzorgt facilitaire ondersteuning (zoals catering/lunch).
- Je beheert mailboxen en structureert inkomende communicatie.
- Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten.
- Je coördineert acties en besluiten binnen de MT-portefeuilles.
- Je bereidt overleggen voor en monitort de voortgang.
- Je signaleert knelpunten, risico’s en prioriteiten.
Project- en procesondersteuning
- Je stelt projectdocumentatie, actielijsten en rapportages op en houdt deze bij.
- Je denkt actief mee over procesverbeteringen en efficiëntie.
Jouw profiel
Je beweegt moeiteloos door een omgeving waar onderwerpen, belangen en niveaus elkaar in hoog tempo afwisselen. In die dynamiek blijf je scherp: je houdt overzicht, brengt structuur aan en zorgt dat agenda’s, overleggen en actiepunten strak georganiseerd zijn. Je communiceert helder, werkt nauwkeurig en weet precies wat er nodig is om het MT soepel te laten functioneren. Dankzij jouw zelfstandige en proactieve houding signaleer je knelpunten vroeg, denk je mee in oplossingen en draag je zichtbaar bij aan zowel organisatorische als inhoudelijke verbeteringen. Waar de context verandert, blijf jij flexibel en stressbestendig, en creëer je rust zodat anderen met vertrouwen kunnen doorwerken.
Organisatie
Bij deze organisatie werk je voor een stad die zichzelf steeds opnieuw uitvindt en bekend staat als innovatief en internationaal. Je draagt bij aan het aanpakken van complexe vraagstukken en grote maatschappelijke opgaven. Je werkt samen met meer dan 620.000 inwoners en een eigentijdse overheid. Je krijgt de ruimte en kansen om zowel de stad als jezelf vooruit te helpen.
Functie eisen
- Je hebt minimaal een afgeronde hbo-opleiding
- Je hebt minimaal 6 maanden werkervaring in een politiek-bestuurlijke omgeving, opgedaan in de afgelopen 2 jaar
- Je hebt minimaal 2 jaar ervaring met het samenwerken met culturele instellingen
Functie wensen
- Je hebt ervaring met het ondersteunen van MT’s en afdelingshoofden
- Het is een pre als je ervaring hebt met procesverbetering, organisatieontwikkeling of verandertrajecten. Dit zal ook worden besproken tijdens het verificatiegesprek
- Je hebt een afgeronde universitaire opleiding in de richting Beleid en Politiek
- Bij voorkeur heb je werkervaring bij een gemeente met meer dan 150.000 inwoners
