Projectondersteuner

Functieomschrijving

Voor het Ministerie van Defensie zoeken wij een Projectondersteuner.

Werkzaamheden
Ondersteuning van het management, door:

• Het ondersteunen van de medewerkers van het betreffende organisatieonderdeel, door het verrichten van werkzaamheden op het gebied van logistieke, administratief-secretariële werkzaamheden
• Het treffen van alle nodige voorbereidingen van vergaderingen die worden voorgezeten door één van de betreffende Managementeden of Projectleiders
• Het bijhouden en bewaken van de agenda's van de betreffende MT-leden en/of Projectleiders en het zo nodig tijdig attenderen op afspraken
• Het beschouwen van de inkomende poststukken en ze (in voorkomend geval) voorzien van een leesadvies
• Het bewaken van de afdoening van uitgaande post
• Het op aanwijzing samenstellen van uitgaande correspondentie
• Het zo nodig laten vertalen van concepten van in- en uitgaande correspondentie in het Frans, Duits of Engels door een vertaalbureau
• Het administratief en facilitair voorbereiden en afhandelen van (binnen- en buitenlandse) dienstreizen en daarmee samenhangende activiteiten zoals aanvragen dienstvervoer, hotelreserveringen, vliegtickets, huurauto's, Navo-reiswijzer, request for visit, dienstreisaanvraag documenten
• Het afhandelen van uitgaande telefoongesprekken
• Het aanvragen van facilitaire benodigdheden, zoals meubilair en kantoorbenodigdheden etc.
• Het assisteren van de beveiligingsfunctionaris bij o.a. aanvraag veiligheidsonderzoeken, aanvragen Defensiepassen en verlenen van autorisaties
• Beheren van de Sharepoint omgeving en het assisteren van de Lokale Informatie Manager met het aanvragen beheren van de ICT-middelen
• Het assisteren/coördineren en het actueel houden van de Arbeidskwalificatie Lijsten (AKL)

Je verricht ondersteunende werkzaamheden voor het Projectteam door:

• Het notuleren van de vergadering, het samenstellen en op aanwijzing corrigeren van het vergaderverslag, het hieruit voorvloeiende opstellen en bijwerken van de actiepuntenlijst en het verzenden hiervan
• Ontvangen, registreren en archiveren van meerwerk van zowel interne ketenpartners als externe firma’s
• Het bespreken van de vergaderruimte met de benodigde faciliteiten
• Het ontvangen en begeleiden van bezoekers
• Het beheren, registreren en controleren van de diverse documenten en registers
• Het zorgdragen van registratie en beheer van de actuele TOS
• Het aanmelden en verzorgen van accommodatie t.b.v. het externe project

Contacten

• Met derden over logistieke, secretariële en administratieve afhandeling van zaken om informatie uit te wisselen over de inhoud en de voortgang in de uitvoering daarvan
• Met bezoekers om hen aan te melden te ontvangen en/of te begeleiden

Je bent verantwoording verschuldigd aan het Hoofd Bedrijfsondersteuning voor wat betreft de juistheid en volledigheid van de geleverde ondersteuning en het samenstellen van de standaard managementinformatie. 
Kader waarbinnen wordt gewerkt: interne administratieve regels en voorschriften, werkafspraken en administratieve procedures zijn van belang bij het uitvoeren van de werkzaamheden. 

Je  neemt beslissingen over de aanpak van de werkzaamheden, bij het beoordelen van belang en urgentie van post en telefoongesprekken, bij het vastleggen van afspraken in de agenda, bij het plannen, voorbereiden en/of notuleren van vergaderingen, over de informatie die verstrekt wordt en over het samenstellen van de standaard managementinformatie.

Afdeling
De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen de Maritieme instandhoudingsgroep FF&OPV (MI-FF&OPV) maakt deel uit van de Directie Materiële Instandhouding (DMI) van CZSK en valt onder de Afdeling Maritieme Instandhouding (AMI).
Met als hoofdvestigingsplaats Den Helder. MI-FF&OPV is verantwoordelijk voor de Materiële Gereedheid en heeft daartoe de regie over de instandhouding van LC-fregatten, (NL en BE) M-fregatten en OPV’s. De instandhouding wordt uitgevoerd samen met onze interne ketenpartners en externe partijen.

De doelstelling van de instandhoudingsgroep FF&OPV is het met de beschikbare middelen en tegen minimale kosten: Verwezenlijken en bestendigen van de geëiste materiële gereedheid van de wapensystemen op grond van de AGCDS, Effectueren van overige opgedragen instandhoudingsactiviteiten op grond van de AGCDS, Verbeteren van de leverbetrouwbaarheid door o.a. het aangaan van civiele samenwerkingsverbanden, Borgen van strategische kennis en kunde waardoor we als MI-groep de regie over de instandhouding van de wapensystemen kunnen blijven voeren en het Optimaliseren van de technische bedrijfsvoering aan boord van FF en OPV’s.

Omvang: Circa 250 medewerkers (zowel militairen en burgers)

Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift is vereist voor deze functie.