Projectsecretaris

Functieomschrijving

Voor ICTU zoeken wij een Projectsecretaris. Je werkt als projectsecretaris aan de projectbeheersing van zes projecten binnen het domein Openbaar Bestuur en Dienstverlening (OBD). Jouw verantwoordelijkheden zijn gericht op financieel administratieve ondersteuning en het efficiënt stroomlijnen van verschillende projectprocessen.

• Projectbeheersing
  Je bewaakt de voortgang, budgetten, verplichtingen en deadlines. Je signaleert risico’s en afwijkingen en adviseert proactief de projectleiders hierover.
• Financieel beheer
  Je stelt budgetten, kostenramingen en rapportages op, controleert en actualiseert deze en verwerkt gegevens in AFAS en andere administratieve systemen. Je zorgt dat contracturen en projectbudgetten niet worden overschreden.
• Inkoop en contractbeheer
  Je coördineert inhuur- en inkooptrajecten van offerteaanvraag tot contractbewaking. Je leeft interne procedures na en zorgt voor tijdige verlenging of beëindiging van overeenkomsten.
• Projectovereenkomsten en decharge
  Je beheert projectovereenkomsten en faciliteert de administratieve en financiële afronding van projecten, inclusief de voorbereiding van de decharge.
• Rapportage en advisering
  Je verzorgt maandelijkse financiële overzichten en voortgangsrapportages, vertaalt cijfers naar bruikbare managementinformatie en draagt bij aan periodieke verantwoording aan opdrachtgevers.
• Samenwerking en kennisdeling
  Je onderhoudt contact met interne en externe partners en beantwoordt vragen van projectteams.

Je behaalt onder andere de volgende deelresultaten:

• De begroting is opgesteld
• De projectstructuur en administratie is ingericht
• Het proces van opdrachtverlening en contractvorming is afgerond
• De opdrachtgever ontvangt maandelijks een (financiële) voortgangsrapportage
• Het projectarchief is ingericht
• De projectadministratie is opgezet en wordt uitgevoerd

Aan het einde van de opdracht lever je de volgende eindresultaten op voor de projecten:

• De projectstructuur en administratie zijn afgerond
• Het projectarchief is compleet en in beheer overgedragen
• De (financiële) decharge heeft plaatsgevonden

Je beschikt, naast kennis en ervaring als projectsecretaris, over specifieke kennis van en ervaring binnen het domein Openbaar Bestuur en Dienstverlening (OBD).

Jouw profiel

• Je biedt financieel administratief support aan meerdere projecten tegelijk en combineert denkkracht over financiën, inkoop en contractbeheer met daadkrachtig en behendig operationeel handelen.
• Je bent scherp op deadlines, werkt gestructureerd en hebt oog voor kwaliteit en samenwerking.
• Je combineert analytisch vermogen met een dienstverlenende houding en weet de balans te vinden tussen nauwkeurigheid en pragmatiek.
• Je floreert in een dynamische omgeving waarin samenwerking, overzicht en resultaatgericht werken centraal staan.

Competenties

• Samenwerking: Je onderhoudt contact met interne en externe partners en werkt effectief samen binnen projectteams.
• Resultaatgerichtheid: Je bent scherp op deadlines en levert deel- en eindresultaten conform afspraken.
• Analytisch vermogen: Je vertaalt cijfers naar bruikbare managementinformatie en adviseert over risico’s en afwijkingen.
• Nauwkeurigheid: Je werkt gestructureerd en hebt oog voor kwaliteit in administratie en rapportages.
• Organiseren: Je richt projectstructuur en administratie in en coördineert inkoop- en contractbeheer.
• Communicatieve vaardigheden: Je beantwoordt vragen, rapporteert en stemt af met stakeholders.

Organisatie
Je ondersteunt projecten binnen het projectportfolio van het domein Openbaar Bestuur en Dienstverlening (OBD) bij ICTU. Dit portfolio bestaat uit zes projecten met een looptijd tot eind 2027.

Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift is vereist voor deze functie.