Functieomschrijving
Voor ICTU zoeken wij een Projectsecretaris Projectbureau.Als projectsecretaris bij het Projectbureau ondersteun je meerdere projecten tegelijkertijd. Je combineert jouw denkkracht op het gebied van financiën, inkoop en contractbeheer met daadkrachtig en behendig operationeel handelen. Je bewaakt deadlines, werkt gestructureerd en hebt oog voor kwaliteit en samenwerking.
Je bent verantwoordelijk voor de financiële en administratieve beheersing van meerdere (kleinschalige) projecten. Hierbij werk je nauw samen met projectleiders, controllers, inkoopadviseurs en de financiële administratie.
- Projectbeheersing: Je bewaakt de voortgang, budgetten, verplichtingen en deadlines. Je signaleert risico’s en afwijkingen en adviseert hierover proactief aan projectleiders.
- Financieel beheer: Je stelt budgetten, kostenramingen en rapportages op, controleert en actualiseert deze. Je verwerkt gegevens in AFAS en andere administratieve systemen. Je bewaakt dat contracturen en projectbudgetten niet worden overschreden.
- Inkoop en contractbeheer: Je coördineert inhuur- en inkooptrajecten van offerteaanvraag tot contractbewaking. Je zorgt voor naleving van interne procedures en tijdige verlenging of beëindiging van overeenkomsten.
- Projectovereenkomsten en decharge: Je beheert projectovereenkomsten en faciliteert de administratieve en financiële afronding van projecten, inclusief voorbereiding van de decharge.
- Rapportage en advisering: Je verzorgt maandelijkse financiële overzichten en voortgangsrapportages, vertaalt cijfers naar bruikbare managementinformatie en draagt bij aan de periodieke verantwoording aan opdrachtgevers.
- Samenwerking en kennisdeling: Je onderhoudt contact met interne en externe partners, beantwoordt vragen van projectteams en draagt bij aan procesverbeteringen binnen het Projectbureau en de afdeling PMO.
Je combineert analytisch vermogen met een dienstverlenende houding en weet de balans te vinden tussen nauwkeurigheid en pragmatiek. Je floreert in een dynamische omgeving waarin samenwerking, overzicht en resultaatgericht werken centraal staan.
Competenties
- Je bent scherp op deadlines, werkt gestructureerd en hebt oog voor kwaliteit en samenwerking.
- Je beschikt over analytisch vermogen in combinatie met een dienstverlenende houding en vindt de balans tussen nauwkeurigheid en pragmatiek.
- Je houdt overzicht, werkt graag samen en bent resultaatgericht in een dynamische omgeving.
Organisatie
ICTU ondersteunt ministeries, uitvoeringsorganisaties en samenwerkingsverbanden binnen de overheid en levert centrale diensten via hun Projectbureau, waar jij een essentiële bijdrage levert aan een betere digitale overheid.
Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift is vereist voor deze functie.
Functie eisen
- Je hebt minimaal 5 jaar aaneengesloten aantoonbare ervaring in de functie van projectsecretaris/PMO, waarvan minimaal 3 jaar als senior projectsecretaris/PMO, verspreid over de afgelopen 7 jaar
- Je bent minimaal 24 uur per week beschikbaar
- Je bent per direct beschikbaar
Functie wensen
- Het is een pre als je beschikt over een PMO-certificering (MSP P3O Practitioner, IPMA C, B of PMO of soortgelijk; Foundation of D-niveau levert minder punten)
- Je hebt recente aantoonbare ervaring met de projectbeheersing van meerdere projecten/programma’s tegelijk
- Bij voorkeur heb je recente aantoonbare ervaring op het vlak van contractbeheer en inkoop in een uitvoerende rol
- Het is een pre als je recente aantoonbare ervaring hebt met het beheer van financiële project- of programma-administratie in een uitvoerende rol
