Functieomschrijving

Voor de gemeente Rotterdam zijn wij op zoek naar een Projectsecretaris Tozo/Energietoeslag.

Jij hebt oog voor het aanbrengen van structuur in projecten en het bewaken van de voortgang. In jouw rol als Projectsecretaris ondersteun je de projectleider en bewaak samen je de uitvoering van diverse besluiten.

Als projectsecretaris ondersteun je de (deel)projectleider(s) procesmatig en secretarieel.

Samen bewaak je de voortgang en stuur je op de beheersmaatregelen.

Taken en verantwoordelijkheden

  • Aanbrengen van structuur en orde in informatiestromen van projecten;
  • Ondersteunen bij het samenstellen van voortgangsrapportages en het rapporteren
  • aan de projectleider;
  • Organiseren van en deelnemen aan projectvergaderingen (stuurgroep, kernteam,
  • processen en instructies); agendering en verslaglegging
  • Bewaken van de uitvoering van genomen besluiten/afgesproken acties;
  • Het opstellen en bijwerken van project overstijgende teaminformatie, zoals o.a.
  • Relatiebeheer fullservicegemeenten (periodiek managementinformatie leveren en
  • Aanvragen van autorisaties rechten op datamappen en deze regelmatig controleren.
De afdeling

De projectorganisatie Energietoeslag is naast de Tozo (Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers) onderdeel van de afdeling Werk en inkomen (W&I) van de Gemeente Rotterdam. De projectorganisatie is o.a. belast met de uitvoering van de Bijzondere Bijstand Zelfstandigen (BBZ), Tozo en nu sinds kort ook de Energietoeslag.

De organisatie

Werken voor de gemeente Rotterdam is werken voor een stad die zichzelf steeds opnieuw uitvindt. Die bekend staat als innovatief en internationaal. Een stad ook met complexe vraagstukken en grote maatschappelijke opgaven. In deze stad werk jij, voor en samen met meer dan 620.000 Rotterdammers. Bij zo’n stad hoort een eigentijdse overheid.
Een organisatie die jou de ruimte geeft om te groeien. Die je vrijheid en verantwoordelijkheid biedt om Rotterdam en jezelf vooruit te helpen.

Jouw profiel

Als projectsecretaris zorg je voor de voorbereiding, planning, agendering en verslaglegging van de overleggen, een goede administratie, monitoring en informatievoorziening.
Je wacht niet op de vraag, je pakt signalen zelf op en vertaalt deze naar acties.

De werkomgeving is dynamisch. Naast een resultaatgerichte werkhouding, wordt verandervermogen, flexibiliteit en omgevingsbewustzijn als vanzelfsprekend aanwezig geacht. Je bent verder stressbestendig, samenwerkingsgezind en gewend om planmatig te werken.

Je bent daarnaast klantgericht, proactief en je bent goed in het prioriteren van werkzaamheden en toont verantwoordelijkheid. Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden deze pas je toe in de dagelijkse praktijk.

Functie eisen

  • Je hebt een afgeronde MBO 4 opleiding;
  • Ervaring in het bewaken van actie & besluitenlijst binnen het projectmanagement;
  • Ervaring in het beheren van een professioneel  ingericht projectsecretariaat-mailbox, dossiers en archief;
  • Ervaring in het verzorgen van projectcorrespondentie naar in- als externe organisaties;
  • Ervaring in het signaleren van knelpunten en hierover rapporteren aan de projectmanager.

Functie wensen

  • Minimaal 6 maanden ervaring binnen het sociaal domein in een gemeentelijke organisatie;
  • Kennis van de wet- en regelgeving inzake TOZO en Participatiewet (PW).

Extra informatie

  • Plaats Rotterdam
  • Opleidingsniveau MBO
  • Aantal uur 32 uur per week
  • Startdatum Z.s.m.
  • Geschikt voor ZZP? Nee
  • Thuiswerken mogelijk? N.t.b.