Functieomschrijving

Voor de gemeenten Achtkarspelen & Tytsjerksteradiel zijn wij op zoek naar
een Recordbeheerder.

Opdrachtomschrijving
Net als andere gemeenten staat de werkmaatschappij 8KTD (Achtkarspelen/Tytsjerksteradiel) de komende jaren voor grote uitdagingen. Dit wordt versterkt door de voorgenomen ontvlechting van de werkmaatschappij.  Deze ontvlechting zal leiden tot twee zelfstandige gemeenten.  

Dat maakt het extra belangrijk dat het gemeentelijke archief toegankelijk en op orde is. 

Afdeling Documentaire Informatievoorziening (DIV) heeft een belangrijke ondersteunende rol bij de optimale bedrijfsvoering van de gemeenten en dienstverlening aan de inwoners en de organisaties binnen de gemeenten.  

Je levert actief een bijdrage aan het optimaliseren van het analoge en digitale archief aan de hand van zaakgericht werken.

Verantwoordelijkheden
Je draagt zorg voor het kwalitatief op peil houden en het verbeteren van de informatiehuishouding. En ondersteunt de organisatie bij de verdere invoering van zaakgericht werken. Daarnaast beheer je informatie en adviseer je collega’s over het vormen van digitale dossiers.

De volgende taken horen ook tot jouw verantwoordelijkheden:
  • Ondersteunen van gebruikers bij het zaakgericht werken in het zaaksysteem;
  • Analoge en digitale dossiervorming;
  • Controle op kwaliteit van gevormde zaken;
  • Beantwoording dossiervragen vanuit de organisatie;
  • Overbrenging van zaakdossiers naar het semi-statisch archief;
  • Rappellering van zaken die dreigen de afhandeltermijn te overschrijden;
  • Zorgen voor de voortzetting van het veranderingstraject van papier naar digitale archivering; 
  • Verzorgen van de inkomende- en uitgaande post;
  • Actief meedenken over vakinhoudelijke ontwikkelingen en ontwikkelingen binnen de organisatie.
Competenties
  • Onderzoekend en leergierig
  • Gestructureerd werken
  • Goed kunnen samenwerken in een team

Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift is vereist voor deze functie.

Functie eisen

  • Je hebt een relevante opleiding afgerond, zoals SOD 1 of LARM
  • Je hebt minimaal 3 jaar relevante en recente (<5 jaar) werkervaring in een soortgelijke functie
  • Je hebt aantoonbare kennis van wet- en regelgeving op het gebied van informatiebeheer 
  • Je bent in het bezit van een rijbewijs en auto
  • Je bent in het bezit van een geldige VOG (maximaal 3 maanden oud en relevant voor de functie) ofwel bereid deze aan te vragen

Functie wensen

  • Je hebt werkervaring bij een gemeentelijke organisatie
  • Je hebt een positieve houding ten opzichte van de Friese taal waarbij passieve beheersing van de Friese taal een pré is

Extra informatie

  • Plaats Burgum
  • Opleidingsniveau MBO
  • Aantal uur 20-32 uur per week
  • Startdatum 01-06-2024
  • Geschikt voor ZZP? Ja
  • Thuiswerken mogelijk? N.t.b.