Functieomschrijving
Voor Provincie Overijssel zoeken wij een Secretaresse Gedeputeerde Staten.Je gaat aan de slag bij de afdeling Bestuurs en concernzaken Publieke Dienstverlening (PD), een van de acht afdelingen binnen provincie Overijssel. Deze afdeling vormt de verbindende schakel tussen bestuur, organisatie, partners en inwoners van Overijssel. Samen met je collega’s draag je het profiel van provincie Overijssel uit naar de buitenwereld. Je werkt mee aan een provincie met een eigentijds bestuur, dat zich inzet voor een sterke economie in een prettige en veilige leefomgeving.
De afdeling bestaat uit de teams Leiding, Bestuur, Concerncontrol en advies, Communicatie, Kabinet en Strategie.
Als secretaresse ondersteun je een van de gedeputeerden van provincie Overijssel en ben jij de regisseur achter een soepel verlopende werkdag. Je houdt overzicht, stelt prioriteiten en schakelt moeiteloos tussen verschillende taken en talen. Met jouw ervaring binnen een overheidsorganisatie weet je hoe je effectief opereert in een bestuurlijke omgeving.
In deze veelzijdige rol vorm je het organisatorische hart van het secretariaat. Je ondersteunt een gedeputeerde en zorgt ervoor dat de dag efficiënt en soepel verloopt. Je bewaakt het overzicht, werkt nauwkeurig en bent alert op wat er nodig is.
Je werkt in een omgeving waar flexibiliteit, collegialiteit en betrouwbaarheid belangrijk zijn. Jij bent hierin een stabiele, energieke en betrokken professional.
- Je beheert de complexe agenda en mailbox van de gedeputeerde; je houdt grip, denkt vooruit en creëert rust.
- Je coördineert de informatiestroom, signaleert knelpunten en handelt actief om deze te voorkomen.
- Je signaleert belangrijke zaken en bewaakt de voortgang ervan.
- Je bent het aanspreekpunt voor collega’s, externe relaties en samenwerkingspartners en communiceert helder, ook in het Duits en Engels.
- Je regelt vervoer en zorgt voor een goede voorbereiding van afspraken en overleggen.
- Je verwerkt uitnodigingen en stemt af met het college en de gedeputeerde.
- Je valt in voor je collega’s binnen het secretariaat wanneer dat nodig is. Samenwerking staat bij jou voorop.
Competenties
- Je hebt plezier in het ondersteunen van anderen en voelt je thuis in een omgeving waar geen dag hetzelfde is.
- Je bent zelfstandig, loyaal, nauwkeurig en schakelt makkelijk tussen verschillende taken en contactpersonen.
Organisatie
Overijssel is een prachtige provincie om te wonen, te werken en te recreëren. Provincie Overijssel werkt samen met gemeenten, waterschappen, het Rijk, ondernemers en maatschappelijke instanties. Gezamenlijk zetten zij zich in voor de toekomst van de provincie.
Functie eisen
- Je hebt een aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal MBO niveau in de richting van directiesecretaresse
- Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als directiesecretaresse bij een overheidsinstelling
- Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen X jaar als XX (functie)
Functie wensen
- Je hebt minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als directiesecretaresse bij een overheidsinstelling
- Je hebt aantoonbare werkervaring met Microsoft Office
- Het is een pre als je een zelfgeschreven motivatie toevoegt waarin je toelicht waarom jij geschikt bent op basis van jouw competenties voor deze opdracht
