Transitiebegeleider Inhuurdesk

Functieomschrijving

Voor de politie zoeken wij een Transitiebegeleider Inhuurdesk.

De opdracht
Deze opdracht maakt onderdeel uit van Project SIFA (Sourcing en Inrichting van de Flexibele Arbeid), een strategisch initiatief binnen de Politie met als doel het herzien en optimaliseren van het inhuurmodel van de Politie. Gedurende dit project is onderzocht welk inhuurmodel het beste aansluit bij de behoeften van de politie, en hieruit zijn twee belangrijke aanbestedingen voortgekomen; de overgang naar een nieuwe uitzendleverancier en keuze om over te stappen van het DAS naar intermediaire dienstverlening. Naast deze aanbestedingen richt SIFA zich ook op de optimalisatie van het interne inhuurproces, waaronder de implementatie van systeemondersteuning, de standaardisatie van tarieven, en de optimalisatie van de ketensamenwerking. Het doel van deze opdracht is om de implementatie van het nieuwe inhuurmodel, voortkomend uit Project SIFA, succesvol te begeleiden naar de Inhuurdesk van de politie. Dit omvat o.a. de overgang naar een nieuwe uitzendleverancier, de implementatie van intermediaire dienstverlening, en de optimalisatie van interne processen. De transitiebegeleider zorgt ervoor dat de behoeften en belangen van de Inhuurdesk goed worden vertegenwoordigd, dat de communicatie tussen de Inhuurdesk en de projectteams vloeiend verloopt, en dat de implementatie op de Inhuurdesk goed wordt uitgevoerd. De opdracht vereist intensieve samenwerking met de Projectleider SIFA, de Projectleider Verwerving, de Implementatiemanager en andere betrokkenen binnen de organisatie. Tevens zal er nauw contact zijn met de medewerkers van de Inhuurdesk en andere relevante afdelingen die impact ondervinden van de implementatie van het nieuwe model.

• Dagelijks contact met de collega’s van de Inhuurdesk;
• Regelmatig contact met gebruikers, stakeholders en andere betrokken afdelingen binnen de politie;
• Regelmatig contact met ketenpartners van de politie, zowel binnen als buiten de organisatie;
• Een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal (mondeling en schriftelijk) is vereist voor de communicatie met alle betrokken partijen.

Jouw verantwoordelijkheden

• Begeleiden van de Inhuurdesk bij de migratie en implementatie van de aanbesteding voor uitzendkrachten en intermediaire dienstverlening;
• Oplevering van werkinstructies op basis van de wijziging in het inhuurproces;
• Oplevering van rapportage/dashboards voor het monitoren van KPI's, zodat de Inhuurdesk zijn prestaties kan meten en analyseren;
• Oplevering van communicatie- en trainingsmateriaal voor de Inhuurprofessionals, HR-adviseurs en andere stakeholders met betrekking tot de wijziging van het inhuurproces;
• Procesbeschrijvingen en functieprofielen Inhuurdesk: Het opstellen van gedetailleerde procesbeschrijvingen en functieprofielen die de nieuwe werkwijze en de gewijzigde verantwoordelijkheden binnen de Inhuurdesk reflecteren;
• Het leveren van expertise bij het herzien van het beleid voor Externe Inhuur, en zorgen voor de afstemming met het nieuwe inhuurmodel en de veranderende wetgeving;
• Zorgdragen voor de overdracht van kennis aan de Coördinatoren van de Inhuurdesk, zodat zij in staat zijn om het nieuwe model zelfstandig te beheren en de nieuwe werkwijzen duurzaam te implementeren;
• Fungeren als het primaire aanspreekpunt voor de Inhuurdesk met betrekking tot de implementatie van de nieuwe werkwijze;
• Vertegenwoordigen van de Inhuurdesk binnen de bredere projectstructuur en zorgen dat de behoeften en belangen van de Inhuurdesk duidelijk worden gecommuniceerd;
• Het verzamelen en terugkoppelen van informatie van de Inhuurdesk naar de projectteams, en het helpen vertalen van projectdoelen naar de praktijk van de Inhuurdesk;
• Het signaleren van knelpunten of onduidelijkheden die zich voordoen aan de kant van de Inhuurdesk en het aandragen van mogelijke oplossingen;
• Het ondersteunen van het veranderproces bij de Inhuurdesk door het aandragen van inzichten over mogelijke weerstand of problemen en het faciliteren van de acceptatie van de nieuwe werkwijzen;
• Begeleiden van de Inhuurdesk bij de implementatie van het nieuwe inhuurmodel, door specifieke informatie op te halen over de impact van de verandering op de werkprocessen, systemen en werkwijzen van de Inhuurdesk;
• Het afstemmen van proceswijzigingen met de Inhuurdesk en het terugkoppelen naar de projectleider SIFA, de Projectleider;
• Verwerving en de Implementatiemanager over wat wel en wat niet haalbaar is vanuit het perspectief van de Inhuurdesk;
• Het ondersteunen van de Inhuurdesk in de aanpassing van interne processen en implementeren van nieuwe werkmethoden, terwijl de dagelijkse werkzaamheden zo min mogelijk worden verstoord;
• Het opstellen en actualiseren van procesbeschrijvingen/ werkinstructies voor de Inhuurdesk, waarin de nieuwe werkwijzen duidelijk en praktisch zijn vastgelegd, zodat medewerkers goed kunnen begrijpen hoe ze de nieuwe procedures moeten uitvoeren;
• Het bijwerken van functieprofielen binnen de Inhuurdesk om deze in lijn te brengen met de gewijzigde verantwoordelijkheden en taken die voortvloeien uit de nieuwe inhuurwerkwijze;
• Ondersteunen in de ontwikkeling van nieuwe rapportages en dashboards waarmee de Inhuurdesk zijn KPI's en doorlooptijden kan monitoren;
• Het coördineren van trainings- en communicatieplannen om medewerkers voor te bereiden op de veranderingen, en hen te ondersteunen in het leren van de nieuwe processen.

Jouw competenties

• Proactief: Je bent in staat om vooruit te denken en proactief in te spelen op veranderingen of knelpunten;
• Communicatief vaardig: Je kan goed communiceren met verschillende stakeholders binnen de organisatie en duidelijke, begrijpelijke rapportages kunnen opstellen;
• Flexibel en adaptief: In staat zijn om zich aan te passen aan een dynamische werkomgeving en veranderingen snel op te nemen;
• Teamspeler: In deze rol zal nauw samengewerkt moeten worden met de Inhuurdesk en andere afdelingen, dus goede samenwerking is essentieel;
• Resultaatgericht: Je bent in staat om doelen te stellen en die te realiseren door gestructureerd en doelgericht te werken;
• Organisatiesensitiviteit: Speelt in op interne politiek en is alert op veranderingen binnen de organisatie. Onderkent de invloed en de gevolgen van eigen beslissingen of activiteiten op de andere organisatieonderdelen;
• Kwaliteitsgerichtheid: Stelt hoge eisen aan de kwaliteit van het eigen werk. Is voortdurend op zoek naar mogelijkheden om de kwaliteit te verbeteren;
• Overtuigingskracht: Toont gedrag dat er op is gericht om anderen te overtuigen van een bepaald standpunt en instemming te krijgen met bepaalde plannen of ideeën;
• Mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid: Maakt feiten, meningen en ideeën aan anderen in begrijpelijk Nederlandse taal mondeling en schriftelijk duidelijk.

Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift is vereist voor deze functie.