VOG aanvragen voor een externe medewerker: kosten en duur

Wie vraagt de VOG aan voor een externe medewerker?

De organisatie die de VOG vraagt, zet de aanvraag klaar; de persoon om wie het gaat, rondt de aanvraag af en betaalt.

Bij een externe medewerker kan dat de gemeente of het ministerie zijn waar iemand gaat werken, maar in de praktijk vaak het detacheringsbureau dat als werkgever optreedt. Justis, de screeningsautoriteit van het ministerie van Justitie en Veiligheid, is de enige instantie die VOG's beoordeelt en afgeeft.

Een Verklaring Omtrent het Gedrag is een verklaring waaruit blijkt dat iemands justitiële verleden geen bezwaar vormt voor een specifieke functie of taak. Justis kijkt daarvoor in het Justitieel Documentatiesysteem naar strafbare feiten die relevant zijn voor het werk dat iemand gaat doen.

Zo verloopt een digitale aanvraag

De organisatie doorloopt drie stappen:

• Log in op MijnJustis met eHerkenning. De organisatie heeft daarvoor eHerkenning op niveau 2+ nodig, met de machtiging "VOG: aanvraag Verklaring Omtrent het Gedrag".
• Vul de gegevens van de organisatie in en kies het screeningsprofiel dat bij de functie past.
• De medewerker krijgt automatisch een e-mail van Justis, controleert de gegevens, logt in met DigiD en betaalt online met iDEAL.

Heeft de organisatie geen eHerkenning, dan kan de aanvraag schriftelijk: de organisatie vult het aanvraagformulier in en de medewerker dient het in bij de eigen woongemeente, met een geldig identiteitsbewijs. Wie niet in de Basisregistratie Personen staat, bijvoorbeeld omdat die persoon in het buitenland woont, vraagt rechtstreeks bij Justis aan.

Wat kost een VOG en wie betaalt?

Een digitale aanvraag kost 33,85 euro. Een schriftelijke aanvraag via de gemeente kost 41,35 euro. Beide bedragen zijn vrijgesteld van btw. De aanvrager betaalt zelf bij het afronden. Of de werkgever of opdrachtgever het bedrag daarna vergoedt, is een afspraak tussen die twee; bij detachering is het gebruikelijk dat het bureau de kosten draagt.

Hoe lang duurt het?

Binnen 1 tot 8 weken na het indienen ontvang je de VOG, of een bericht dat er extra informatie nodig is. Hoe lang het precies duurt, hangt af van de drukte en van de vraag of Justis iets vindt dat beoordeeld moet worden. Er bestaat geen spoedprocedure; alle aanvragen worden in hetzelfde tempo behandeld.

Wie een externe wil laten starten op een datum waarop de VOG binnen moet zijn, zet de aanvraag dus direct na de match klaar.

Let op: de behandeltijd zegt niets over de uitkomst. Een aanvraag die langer duurt, betekent niet dat Justis bezwaren heeft. Is er wel een voornemen tot weigering, dan krijgt de aanvrager daar apart bericht over en kan die persoon reageren.

Screeningsprofielen: het algemene en de specifieke

Bij elke aanvraag geeft de organisatie aan waarop gescreend moet worden. Justis kent twee soorten profielen:

• Het algemene screeningsprofiel. De organisatie kruist aan welke risicogebieden bij de functie horen. In de meeste gevallen wordt dit profiel gebruikt.
• De negen risicogebieden van het algemene profiel zijn: informatie, geld, goederen, diensten, zakelijke transacties, proces, aansturen organisatie, personen en locaties.
• Specifieke screeningsprofielen. Voor bepaalde functies bestaat een vast profiel met een code, die op het aanvraagformulier moet worden overgenomen.
• Voorbeelden van codes: politieke ambtsdragers (01), buitengewoon opsporingsambtenaar (25), gezondheidszorg en welzijn (45), juridische dienstverlening (55), onderwijs (60) en financiële dienstverlening (95).

De terugkijktermijn is in de regel 4 jaar; voor enkele specifieke profielen geldt een langere termijn, zoals 10 jaar bij politieke ambtsdragers en opsporingsambtenaren.

De VOG P: ook politiegegevens

Voor een klein aantal functies is een VOG politiegegevens (VOG P) verplicht; Justis kijkt dan naast justitiële documentatie ook naar politie-informatie en kan de VOG op basis daarvan weigeren. Welke functies dit zijn, staat in de Regeling aanwijzing functies VOG politiegegevens. Deze aanvraag kan alleen de werkgever klaarzetten.

Hoe oud mag een VOG zijn?

Een VOG heeft geen wettelijke geldigheidsduur. De beoordeling is een momentopname, en de organisatie die de VOG vraagt, bepaalt zelf hoe oud de verklaring mag zijn en wanneer een nieuwe nodig is.

Veel overheden hanteren in hun beleid een maximale leeftijd van enkele maanden bij indiensttreding of start van een opdracht. Voor zzp'ers geldt dat je voor elke nieuwe opdracht waarvoor een VOG nodig is, een nieuwe aanvraagt.

Waar de VOG in het dossier hoort en hoe lang je hem bewaart, staat in de checklist inhuurdossier.

Wat dit betekent voor zzp'ers en gedetacheerden

Ben je zzp'er, dan zet normaal gesproken de opdrachtgever of het bemiddelende bureau de aanvraag klaar. Justis test daarnaast een pilot waarin zzp'ers in de gezondheidszorg en de financiële of juridische dienstverlening rechtstreeks kunnen aanvragen, met het KVK-nummer van hun opdrachtgever of eigen onderneming.

Ben je gedetacheerd, dan is het bureau je werkgever en zet het bureau de aanvraag klaar op het profiel dat de opdrachtgever aangeeft. De VOG staat op jouw naam; het bureau mag de gegevens alleen gebruiken voor het doel waarvoor ze zijn gevraagd en niet langer bewaren dan nodig.

Wat er verder bij een detachering komt kijken, lees je in werken als gedetacheerde.