Wat moet er in een inhuurdossier zitten? Complete checklist

Wat moet er in een inhuurdossier zitten?

Een inhuurdossier is het geheel van stukken waarmee je per ingehuurde professional kunt aantonen waarom, hoe en onder welke voorwaarden de inhuur is gedaan. De kern is bij elke vorm gelijk; wat er daarnaast in moet, verschilt per inhuurvorm: zzp, detachering of uitzenden.

De basis voor elke inhuurvorm

• De inkoopgrond. Op basis waarvan is de opdracht gegund: een raamovereenkomst, een dynamisch aankoopsysteem, een meervoudig onderhandse uitvraag of een losse offerte. Bewaar de uitvraag, de ontvangen reacties en de gunningsbeslissing. Zie externe inhuur aanbesteden.
• De opdrachtomschrijving. Het resultaat of de taak, de looptijd, het aantal uren en het tarief. Omschrijf bij een zzp-opdracht het resultaat, niet een functie in de formatie.
• De getekende overeenkomst. Met het bureau of met de zzp'er, inclusief verlengingen.
• De vaststelling van identiteit. Wie de persoon is en of die persoon in Nederland mag werken.
• De verklaringen die de functie vraagt. Een VOG op het juiste screeningsprofiel, een integriteitsverklaring of geheimhoudingsverklaring als je beleid dat voorschrijft. Zie VOG aanvragen voor een externe medewerker.
• Uren en facturen. De goedgekeurde urenstaten, de facturen en de betalingen, zodat ze op elkaar aansluiten.
• Evaluatie en einde. Het besluit om te verlengen of te stoppen, en de afmelding van toegangspassen en accounts.

Extra bij een zzp'er

Bij een zelfstandige komt het risico van schijnzelfstandigheid erbij. Sinds 2025 handhaaft de Belastingdienst daarop. Leg daarom vast:

• de toets op de arbeidsrelatie aan de negen gezichtspunten uit het Deliveroo-arrest, met de uitkomst en wie de toets heeft gedaan, bijvoorbeeld met de checklist: een zzp-opdracht vooraf toetsen in 10 vragen; bij de keuze van de vorm helpt de beslishulp zzp of detachering en zie handhaving op de Wet DBA
• de uitkomst van de Webmodule Beoordeling Arbeidsrelatie, als die is ingevuld; de uitkomst is niet bindend, maar laat zien dat je de afweging hebt gemaakt
• de overeenkomst van opdracht, met een opdrachtomschrijving die bij de praktijk past. De Belastingdienst beoordeelt sinds 6 september 2024 geen nieuwe modelovereenkomsten meer; een eerder goedgekeurde modelovereenkomst blijft bruikbaar tot en met 2029, mits er in de praktijk ook zo wordt gewerkt
• een recent uittreksel uit het Handelsregister van de KVK en het btw-nummer
• bewijs van een beroeps- of bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering, als de opdracht die vraagt
• bij verlenging: een nieuwe toets, omdat de duur en de inbedding dan vaak veranderen

Extra bij detachering en uitzenden

Bij detachering en uitzenden is het bureau de werkgever. Jij bent inlener, en dat brengt twee eigen verplichtingen mee: de identiteit van de ingeleende medewerker vaststellen en het risico op inlenersaansprakelijkheid beperken. Leg vast:

• de inschrijving van het bureau in het SNA-register (SNA-keurmerk en NEN 4400-1), gecontroleerd op normeringarbeid.nl, met datum
• de G-rekeningovereenkomst van het bureau en de bewijzen van de stortingen daarop; tot en met 2026 stort je voor vrijwaring 25% van het factuurbedrag inclusief btw (20% als de btw is verlegd) op de G-rekening van een SNA-gecertificeerde uitlener, en voor tijdvakken vanaf 1 januari 2027 geldt een wettelijk vermoeden van 35% van de factuur minus de storting op de G-rekening (Fiscale verzamelwet 2026), zie inlenersaansprakelijkheid en wat is een G-rekening
• de verklaring betalingsgedrag van de Belastingdienst over het bureau; die geeft inzicht, maar geen vrijwaring
• een urenadministratie per ingeleende medewerker, zodat de Belastingdienst bij een aansprakelijkstelling de omvang kan vaststellen
• de inschaling volgens de cao, omdat een gedetacheerde recht heeft op gelijkwaardige beloning; bewaar de functie en schaal die je aan het bureau hebt doorgegeven

Daar komt de Wet toelating terbeschikkingstelling van arbeidskrachten (Wtta) bij. Die treedt op 1 januari 2027 in werking; vanaf 1 januari 2028 handhaaft de Arbeidsinspectie en mag je alleen nog inlenen van een bureau dat is toegelaten, een ontheffing heeft of onder de overgangsregeling valt.

Leg nu al vast of het bureau zich heeft aangemeld voor de overgangsregeling en later of het is toegelaten. Lees meer in Wtta voor inleners.

Identiteit: controleren mag, kopiëren meestal niet

Als inlener controleer je het originele, geldige identiteitsbewijs en neem je de persoonsgegevens over in je administratie. Een kopie of scan bewaren mag niet. Uitzondering: komt de medewerker van buiten de EER (de EU plus Noorwegen, IJsland en Liechtenstein) of Zwitserland, dan moet je wel een kopie bewaren, 5 jaar lang.

Dat sluit aan op de AVG: je verwerkt niet meer persoonsgegevens dan nodig. Leg dus vast wie het identiteitsbewijs heeft gezien, op welke datum, welk soort document en het documentnummer, en niet meer dan dat. Ook bij een zzp'er geldt: controleer het origineel en bewaar geen kopie zonder wettelijke grond.

Let op: vraag een externe nooit om een kopie van het identiteitsbewijs per e-mail te sturen "voor het dossier". Je mag die niet bewaren, en een kopie in een mailbox is een datalek in wording.

Hoe lang bewaar je het dossier?

Er zijn twee soorten termijnen door elkaar. De fiscale bewaarplicht: de Belastingdienst verplicht ondernemers hun administratie 7 jaar te bewaren, en overheden hanteren dezelfde termijn voor de financiële stukken van een inhuur, zoals de overeenkomst, de facturen en de G-rekeningstortingen. De kopie van een identiteitsbewijs van een medewerker van buiten de EER bewaar je 5 jaar.

Daarnaast de AVG: persoonsgegevens bewaar je niet langer dan nodig voor het doel. Een cv, een VOG of een verslag van een selectiegesprek hoeft dus niet 7 jaar in het dossier te blijven. Leg in je beleid vast welke stukken je hoe lang bewaart en vernietig ze daarna.