Externe inhuur aanbesteden: wanneer moet het en hoe?

Wanneer moet je externe inhuur aanbesteden?

Externe inhuur is een overheidsopdracht voor diensten en valt onder de Aanbestedingswet 2012. Is de geraamde waarde van de opdracht hoger dan de Europese drempel, dan moet je Europees aanbesteden. Daaronder ben je vrij in de keuze van de procedure, maar je moet die keuze wel kunnen uitleggen aan de hand van de Gids proportionaliteit en je eigen inkoopbeleid.

De drempel gaat over de totale waarde van de opdracht, niet over één contract of één persoon. Huur je voor dezelfde soort dienst meerdere mensen in, over meerdere jaren, dan tel je dat bij elkaar op. Een opdracht opknippen om onder de drempel te blijven, mag niet.

De Europese drempelbedragen voor 2026-2027

De Europese Commissie stelt de drempels elke 2 jaar opnieuw vast. Volgens PIANOo gelden van 1 januari 2026 tot en met 31 december 2027 voor leveringen en diensten deze bedragen, exclusief btw:

• 140.000 euro voor de centrale overheid (het Rijk)
• 216.000 euro voor decentrale overheden (gemeenten, provincies, waterschappen)
• 432.000 euro voor speciale-sectorbedrijven, zoals drinkwater-, energie- en vervoersbedrijven
• 750.000 euro voor sociale en andere specifieke diensten

Bij externe inhuur loop je snel tegen deze bedragen aan. Een professional van 100 euro per uur, 32 uur per week, kost al ruim 160.000 euro per jaar. Eén langdurige inhuur kan dus al boven de drempel voor een gemeente liggen.

Hoeveel een overheid in totaal mag inhuren, is een andere vraag; zie de Roemernorm.

Onder de drempel: onderhands of nationaal

Onder de Europese drempel kent de praktijk drie smaken. PIANOo beschrijft ze als nationale procedures:

• Enkelvoudig onderhands: je vraagt één aanbieder om een offerte. Dit mag alleen bij kleine opdrachten; de grens staat in je eigen inkoopbeleid.
• Meervoudig onderhands: je vraagt meerdere aanbieders om een offerte, gekozen op objectieve gronden, en gunt aan de aanbieder met de beste verhouding tussen prijs en kwaliteit (in aanbestedingstaal: de economisch meest voordelige inschrijving).
• Nationaal openbaar of niet-openbaar: je kondigt de opdracht aan op TenderNed en de hele Nederlandse markt kan meedoen.

Welke je kiest, hangt af van de waarde en het risico van de opdracht. PIANOo waarschuwt dat je onder de Europese drempel niet altijd enkelvoudig mag gunnen. Veel overheden hebben daarom in hun inkoopbeleid vaste grenzen vastgelegd, bijvoorbeeld enkelvoudig tot een bepaald bedrag en daarboven meervoudig.

Gids proportionaliteit: eisen in verhouding tot de opdracht

De Gids proportionaliteit is een richtsnoer dat aanbestedende diensten verplicht moeten volgen bij Europese, nationale en meervoudig onderhandse procedures. De verplichting staat in het Aanbestedingsbesluit.

De gids vraagt dat eisen, voorwaarden en de gekozen procedure in verhouding staan tot de opdracht. Wijk je af van een voorschrift uit de gids, dan moet je dat in de aanbestedingsstukken motiveren. Dit werkt als "pas toe of leg uit".

Voor externe inhuur betekent dit bijvoorbeeld dat je geen omzeteis van tien keer de opdrachtwaarde stelt, geen onnodig zware certificeringen vraagt en kleine bureaus en zzp'ers niet uitsluit met eisen die niets met de opdracht te maken hebben.

Sociale en andere specifieke diensten: geldt dat voor inhuur?

Voor een beperkte lijst diensten geldt een verlicht regime met een hogere drempel van 750.000 euro en een eenvoudiger procedure. Die lijst staat in bijlage XIV van de Europese aanbestedingsrichtlijn 2014/24/EU. Gewone uitzend- en detacheringsdiensten staan daar niet op. Alleen het ter beschikking stellen van huishoudelijk, verplegend en medisch personeel en enkele personeelsdiensten voor particuliere huishoudens vallen onder deze lijst.

Let op: reken er dus niet op dat inhuur van een beleidsadviseur, projectleider of ICT'er onder het verlichte regime valt. Voor zulke inhuur gelden de gewone drempels van 140.000 of 216.000 euro. Twijfel je in welke dienstencategorie (CPV-code) de inhuur valt, overleg dan met je inkoopadviseur.

Raamovereenkomsten en dynamische aankoopsystemen

De meeste overheden besteden inhuur niet per opdracht aan, maar sluiten een raamovereenkomst met een aantal bureaus. Binnen die overeenkomst zet je losse opdrachten uit zonder opnieuw aan te besteden. Een raamovereenkomst loopt volgens de Aanbestedingswet in principe maximaal 4 jaar, behalve in goed gemotiveerde uitzonderingsgevallen. Hoe een raamcontract zich verhoudt tot een inhuurdesk, broker of MSP, lees je in inhuurdesk, broker, MSP of raamcontract.

Een alternatief is het dynamisch aankoopsysteem (DAS). Daarin kunnen bureaus en zzp'ers zich gedurende de hele looptijd aanmelden, en iedere inhuurvraag wordt onder alle toegelaten partijen uitgezet. Lees meer in wat is een dynamisch aankoopsysteem voor inhuur.

Welke vorm je ook kiest: ook binnen een raamovereenkomst of DAS blijft elke inhuur een eigen opdracht, met een eigen toets op de arbeidsrelatie en een eigen dossier. Welke vorm bij de opdracht past, bepaal je met zzp'er of detachering: welke inhuurvorm past?. Zie verder handhaving op de Wet DBA en wat moet er in een inhuurdossier zitten?.