Wat is een dynamisch aankoopsysteem (DAS) voor inhuur?

Wat is een dynamisch aankoopsysteem?

Een dynamisch aankoopsysteem (DAS) is een volledig elektronisch inkoopproces waarmee een overheid gangbare diensten, leveringen of werken inkoopt. De Aanbestedingswet 2012 omschrijft het als een proces dat beperkt is in de tijd en dat gedurende de hele looptijd openstaat voor ondernemers die aan de toelatingseisen voldoen.

Voor externe inhuur betekent dit: bureaus en zzp'ers melden zich eenmalig aan, worden toegelaten en krijgen daarna iedere inhuurvraag te zien die bij hun categorie past.

Het verschil met een raamovereenkomst is de openheid. Bij een raamovereenkomst kiest de overheid aan het begin een vast aantal bureaus voor een aantal jaren. Bij een DAS kan iedereen die aan de eisen voldoet op elk moment instappen, ook een zzp'er die pas volgend jaar begint.

Zo werkt een DAS: aankondiging, toelating, uitvraag, gunning

De wet schrijft de hoofdlijnen voor. In de praktijk gaat het zo:

• Aankondiging. De overheid kondigt het DAS aan op TenderNed en beschrijft de categorieën, bijvoorbeeld "beleid en bestuur", "ICT" of "sociaal domein", en de toelatingseisen.
• Aanmelding. Een bureau of zzp'er registreert zich op het platform van de overheid, verklaart dat er geen uitsluitingsgronden zijn (redenen om een partij te weren, zoals fraude of belastingschulden), toont aan dat het aan de geschiktheidseisen voldoet (eisen aan bijvoorbeeld ervaring en verzekeringen) en levert bewijsstukken aan.
• Toelating. De overheid toetst de aanmelding en laat de partij toe als die niet is uitgesloten of afgewezen. De wet geeft daarvoor 10 werkdagen, in bijzondere gevallen 15.
• Uitvraag per opdracht. Komt er een inhuurvraag, dan nodigt de overheid alle toegelaten partijen in de betreffende categorie uit om een inschrijving te doen. Dat gebeurt meestal met een functieprofiel, een tariefplafond (een maximumtarief per uur) en een sluitingsdatum. Per uitvraag dien je een cv, een motivatie en een tarief in.
• Gunning. De overheid beoordeelt op de criteria uit de aankondiging, vaak een mix van prijs en kwaliteit, en gunt de opdracht. Daarna volgt een gesprek of verificatie en de overeenkomst.

Alles verloopt elektronisch. Bekende platforms voor inhuur-DAS'en zijn Mercell (voorheen Negometrix), Flextender en inhuurdesks van samenwerkende gemeenten. Aan deelnemers mogen geen kosten in rekening worden gebracht voor de toegang tot het systeem.

Waarom overheden een DAS gebruiken voor inhuur

Overheden kiezen om een paar redenen voor een DAS:

• Het past bij de aanbestedingsregels. Inhuur telt bij elkaar op en komt al snel boven de Europese drempel. Een DAS is een Europese procedure, dus elke inhuur die erdoor loopt, is netjes aanbesteed. Lees meer in externe inhuur aanbesteden.
• Het is open. Nieuwe bureaus en zzp'ers kunnen altijd instappen, en de overheid kan zo rechtstreeks met zelfstandigen werken zonder tussenkomst van een vast bureau.
• Het is uitlegbaar. Elke opdracht is uitgezet onder alle toegelaten partijen, met vaste criteria. Dat is goed te verantwoorden aan de accountant en de rekenkamer.

Hoe je je als zzp'er of bureau inschrijft

Zoek het DAS op TenderNed of op de website van de overheid. Maak een account aan op het platform en doorloop de toelating. Houd deze stukken bij de hand:

• een recent uittreksel uit het Handelsregister van de KVK
• een Gedragsverklaring Aanbesteden of het Uniform Europees Aanbestedingsdocument, als daarom wordt gevraagd
• bewijs van verzekeringen, zoals een beroeps- of bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering
• voor bureaus: het SNA-keurmerk en eventueel een G-rekening

Na toelating zet je een melding aan voor je categorie. Reageer op uitvragen met een cv dat is toegesneden op het functieprofiel, een korte motivatie en een tarief binnen het plafond. Omdat de overheid veel reacties krijgt, maakt een cv dat precies op de gevraagde eisen antwoordt het verschil. Of een tariefplafond voor jou haalbaar is, reken je na met zzp-uurtarief berekenen.

Let op: toelating tot een DAS betekent niet dat je werk hebt. Het betekent alleen dat je mee mag doen aan de uitvragen. Voor elke opdracht geldt bovendien dat de overheid de arbeidsrelatie moet toetsen: ook een opdracht via een DAS kan schijnzelfstandigheid zijn. Zie handhaving op de Wet DBA en mag ik als zzp'er nog voor de overheid werken?

Voor- en nadelen op een rij

Voor overheden is een DAS transparant en flexibel, maar het beoordelen van tientallen reacties per uitvraag kost tijd. Veel organisaties laten die eerste selectie daarom door een inhuurdesk of een bureau doen.

Voor zzp'ers geeft een DAS rechtstreeks toegang tot overheidsopdrachten, zonder bureau ertussen. Daar staat tegenover dat je zelf de administratie doet, per uitvraag opnieuw inschrijft en vaak pas na weken hoort of je bent gekozen. Andere routes naar overheidsopdrachten staan in hoe vind je als zzp'er opdrachten bij de overheid?

Een bureau dat is toegelaten tot het DAS kan je voorstellen en de administratie, het dossier en de toets op de arbeidsrelatie regelen.