Hoe vind je als zzp'er opdrachten bij de overheid?

Het korte antwoord

Opdrachten bij de overheid vind je op de inhuurplatforms van overheden zelf, vaak een dynamisch aankoopsysteem (DAS) of marktplaats, via brokers en bemiddelaars, en via je eigen netwerk. Grote aanbestedingen staan op TenderNed, maar losse inhuuropdrachten voor een beleidsadviseur, jurist, controller of projectleider lopen meestal via zo'n platform of tussenpersoon.

Wie structureel voor de overheid wil werken, schrijft zich op meerdere kanalen in en reageert per uitvraag (de vraag van een overheid naar één professional voor één opdracht) met een cv dat op die vraag is geschreven.

De kanalen op een rij

• DAS'en en marktplaatsen van overheden. Veel gemeenten, provincies, waterschappen en rijksorganisaties hebben een eigen inhuurplatform, vaak een DAS. De gemeente Utrecht doet dat bijvoorbeeld voor functies vanaf schaal 10. Je meldt je eenmalig aan en krijgt daarna elke uitvraag in jouw categorie. De aankondiging staat op TenderNed, de inschrijving gaat via het platform zelf. Lees wat is een DAS.
• Brokers. Een broker is de contractpartij tussen een overheid en de zzp'ers en bureaus die het werk doen. De uitvragen lopen via de marktplaats van de broker, en je sluit een contract met de broker, niet met de overheid. Rijkswaterstaat werkt bijvoorbeeld voor een aantal vakgebieden met brokers.
• Bemiddelaars en detacheerders. Een bemiddelaar stelt je voor bij overheden waar het bureau al is toegelaten of een raamovereenkomst heeft. Dat scheelt inschrijvingen en administratie, maar het bureau houdt een marge in. Een detacheerder kan je ook in loondienst nemen; zie van zzp'er naar detachering.
• Rechtstreeks. Onder de Europese drempel mag een overheid onderhands inkopen: zij nodigt zelf een of enkele partijen uit voor een offerte. Dat gebeurt vooral bij kleinere opdrachten en bij mensen die de organisatie al kent.
• Netwerk. Veel opdrachten komen via oud-collega's, eerdere opdrachtgevers en vakgroepen. Een uitvraag staat vaak maar kort open; wie weet dat die eraan komt, is in het voordeel.

Wat een inschrijving van je vraagt

De eisen verschillen per overheid, maar deze stukken komen bijna altijd terug:

• Een inschrijving bij de KVK en een recent uittreksel. Voor TenderNed heb je ook eHerkenning nodig, een inlogmiddel voor bedrijven, minimaal op veiligheidsniveau 2.
• Verzekeringen: in de leidraden van veel DAS'en staat een beroeps- en bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering met een minimaal verzekerd bedrag als eis.
• Een verklaring omtrent het gedrag (VOG) voor veel overheidsfuncties; de overheid of de tussenpersoon zet de aanvraag klaar. Lees VOG aanvragen voor een externe medewerker.
• Referenties van vergelijkbare opdrachten, met een contactpersoon die het kan bevestigen.
• Bij Europese procedures een Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA), een eigen verklaring, en soms een Gedragsverklaring Aanbesteden.
• Een cv dat op de uitvraag is geschreven, een korte motivatie en een tarief binnen het tariefplafond (het maximumtarief per uur).

Houd deze stukken actueel, zodat je binnen een dag op een uitvraag kunt reageren.

Zo werkt een uitvraag

Een uitvraag bevat een functieprofiel, de looptijd en het aantal uren, een tariefplafond (vaak gekoppeld aan een salarisschaal), knock-outeisen en wensen met een puntentelling, en een sluitingsdatum.

Knock-outeisen zijn harde eisen: voldoe je er niet aan, dan wordt je reactie niet beoordeeld. Wensen leveren punten op. De overheid beoordeelt op een vooraf bekendgemaakte mix van kwaliteit en prijs, voert gesprekken met enkele kandidaten en gunt daarna. Vragen stel je binnen de vragentermijn; de antwoorden gaan naar alle deelnemers.

Zo reageer je kansrijk

• Lees de eisen letterlijk en laat in je cv per eis zien waar en wanneer je dat hebt gedaan. Een beoordelaar leest tientallen reacties en zoekt het antwoord, niet je hele loopbaan.
• Schrijf de motivatie op de opdracht, niet op jezelf: wat is het probleem van deze organisatie en wat lever je op?
• Reken je tarief na voordat je het plafond accepteert. Via een broker of bureau gaat de marge van het plafond af. Lees zzp-uurtarief berekenen.
• Reageer alleen als je echt past en houd je referenties op de hoogte.

Waar je op let voordat je tekent

• De toets op de arbeidsrelatie. Volgens PIANOo bepalen de opdrachtgever en jij, of de bemiddelaar die voor jou optreedt, of de opdracht zelfstandig werk is of loondienst. Vraag hoe dat gebeurt en of de opdracht een resultaat en eigen regie kent. Lees mag ik als zzp'er nog voor de overheid werken? en checklist: een zzp-opdracht vooraf toetsen.
• De betalingstermijn. Overheden moeten facturen binnen 30 dagen na ontvangst betalen. Werk je via een broker of bureau, dan betaalt die jou, met een eigen termijn. Controleer die en of sneller betalen alleen tegen kosten kan.
• De marge van de tussenpersoon. Vraag wat de overheid betaalt en wat jij ontvangt, zodat je weet waarover je onderhandelt.
• Exclusiviteit en relatiebedingen. Sommige contracten verbieden je om na afloop rechtstreeks of via een ander bureau voor dezelfde overheid te werken. Lees de looptijd en reikwijdte.
• De opzegtermijn. Overheden kunnen een opdracht vaak op korte termijn beëindigen, bijvoorbeeld bij bezuinigingen. Weet wat voor jou geldt en of je hetzelfde recht hebt.

Let op: een opdracht via een DAS, broker of bureau is niet automatisch "Wet DBA-proof". De Belastingdienst kijkt naar hoe je in de praktijk werkt bij de overheid, niet naar wie je contract heeft getekend. Lees handhaving op de Wet DBA.

Hoe lang het duurt

Reken als indicatie op enkele weken tussen het verschijnen van een uitvraag en de start. De reactietermijn verschilt per overheid en is vaak kort, soms maar een paar dagen; daarna volgen beoordeling, gesprekken, gunning en de controle van je stukken en VOG. Toelating tot een DAS duurt volgens de wet maximaal 10 werkdagen, in bijzondere gevallen 15.

Reken er ook op dat je op meerdere uitvragen reageert voordat je er een wint. Schrijf je daarom tijdens een lopende opdracht al in op nieuwe kanalen, niet pas als die afloopt.