Inhuurdesk, broker, MSP of raamcontract: welke vorm past?

Welke inhuurvorm past bij jouw organisatie?

Er is geen vorm die voor elke overheid de beste is. Een eigen inhuurdesk past bij organisaties die veel inhuren en grip willen houden, een broker of MSP bij wie het proces wil uitbesteden, en een raamovereenkomst of DAS is vooral een manier om inhuur rechtmatig aan te besteden. Veel overheden combineren ze.

Eigen inhuurdesk

Een eigen inhuurdesk is een team binnen de organisatie dat alle inhuuraanvragen centraal afhandelt: van de uitvraag (de vraag naar één professional voor één opdracht) tot de selectie, het contract en de administratie. Vaak hoort daar een eigen digitale marktplaats bij, ingericht als DAS.

De gemeente Utrecht werkt bijvoorbeeld zo: een inhuurdesk met een eigen DAS voor functies vanaf schaal 10 en raamovereenkomsten voor de schalen daaronder. Rijkswaterstaat heeft een centrale inhuurdesk die alle aanvragen uitzet via raamovereenkomsten en 2 brokers; het DAS gebruikt Rijkswaterstaat niet meer.

• Voordeel: maximale grip op wie je inhuurt, tegen welk tarief en met welk dossier. Geen marge voor een tussenpartij.
• Nadeel: je hebt zelf mensen nodig met kennis van inkoop, arbeidsrecht en de Wet DBA, en het beoordelen van veel reacties kost tijd.
• Past bij: grotere gemeenten, provincies, het Rijk en overheden die hun inkoop samen organiseren.

Broker

Een broker is een tussenpartij die als contractpartij tussen de overheid en de leveranciers staat: de overheid sluit één contract met de broker, en de broker contracteert de bureaus en zzp'ers die het werk doen. Een broker heeft in beginsel geen eigen professionals in dienst en werkt met een netwerk van leveranciers, vaak via een eigen marktplaats.

PIANOo gebruikt de termen broker en MSP naast elkaar voor een dienstverlener die als schakel tussen de aanbestedende dienst en de leveranciers staat, het inhuurproces coördineert en de inhuurmarkt ontsluit. In de praktijk wordt "broker" vooral gebruikt voor de partij die zelf de contracten sluit.

• Voordeel: één aanspreekpunt, één factuurstroom en de screening en urenadministratie uit handen, ook voor zzp'ers.
• Nadeel: de broker rekent een marge per uur en je bent afhankelijk van het netwerk van één partij. Het brokercontract moet zelf zijn aanbesteed en de broker mag alleen leveren wat binnen de aangekondigde omvang valt.
• Past bij: organisaties met veel wisselende inhuur die de administratie uitbesteden maar zelf selecteren.

MSP: managed service provider

Een MSP (managed service provider) is een dienstverlener die het hele inhuurproces beheert: de aanvraag, het uitzetten bij leveranciers, de selectie, de contracten, de uren en de rapportages. Een MSP werkt vaak met een VMS (vendor management system): software waarin alle aanvragen, kandidaten, leveranciers en contracten staan. Volgens PIANOo kan een MSP zelf de contracten sluiten of alleen coördineren.

• Voordeel: veel ontzorging en inzicht in tarieven, doorlooptijd en volume.
• Nadeel: de kennis van je inhuurmarkt ligt buiten de deur en overstappen is ingrijpend. Ook hier moet de omvang van het contract vooraf zijn aangekondigd: inhuur via de MSP mag alleen als die inhuur zelf is aanbesteed en in de waardebepaling is meegenomen.
• Past bij: grote organisaties met een hoog inhuurvolume die het inhuurproces als één dienst inkopen.

Raamovereenkomst met preferred suppliers

Een raamovereenkomst is een schriftelijke overeenkomst met een of meer leveranciers waarin de voorwaarden voor toekomstige opdrachten zijn vastgelegd. Die leveranciers heten preferred suppliers, mantelpartijen of raamcontractanten: bij iedere inhuurvraag mag je alleen bij hen uitvragen. De raamovereenkomst zelf is geen opdracht en geeft geen afnamegarantie; voor elke inhuur sluit je een nadere overeenkomst.

Bij meerdere leveranciers gun je volgens PIANOo op 3 manieren: rechtstreeks volgens vooraf vastgelegde regels, via een minicompetitie (alle partijen krijgen de uitvraag en doen een aanbieding) of een combinatie van beide. Een raamovereenkomst loopt in de regel maximaal 4 jaar.

• Voordeel: snel inhuren tegen afgesproken voorwaarden, bij partijen die je kent.
• Nadeel: gesloten voor nieuwe partijen tijdens de looptijd, ook voor zzp'ers die niet bij een preferred supplier zijn aangesloten. De partijen moeten de hele looptijd beschikbaar blijven zonder afnamegarantie, wat volgens PIANOo tot hogere tarieven kan leiden.
• Past bij: organisaties met regelmatige inhuur van hetzelfde type, die liever met een vaste groep bureaus werken.

DAS

Een dynamisch aankoopsysteem (DAS) is een volledig elektronisch inkoopsysteem dat de hele looptijd openstaat voor iedere partij die aan de toelatingseisen voldoet. Elke inhuurvraag zet je uit onder alle toegelaten partijen: open en transparant, maar veel beoordelingswerk. Volgens PIANOo is een DAS alleen toegestaan voor gangbare, gestandaardiseerde aankopen en dus niet voor elke inhuur geschikt. Lees wat is een DAS.

Wie is inlener en wie toetst de arbeidsrelatie?

Welke vorm je ook kiest: de organisatie waar de professional feitelijk werkt, is de inlener. Dat heeft 3 gevolgen.

• Wet DBA. Volgens PIANOo bepalen de opdrachtgever en de zzp'er, of de partij die als bemiddelaar voor de zzp'er optreedt, of er sprake is van loondienst. Huur je via een broker of MSP in, dan sluit jij het contract met die tussenpartij en niet met de zzp'er; een modelovereenkomst tussen jou en de zzp'er is dan niet nodig. De Belastingdienst kijkt uiteindelijk naar hoe de zzp'er in de praktijk werkt, op jouw werkvloer. Zie handhaving op de Wet DBA.
• Inlenersaansprakelijkheid. Werkt een werknemer van een bureau onder jouw leiding en toezicht, dan kun je aansprakelijk zijn voor loonheffingen en btw die het bureau niet betaalt. Is een broker contractpartij voor die werknemer, dan is de broker doorlener en kan de Belastingdienst jullie allebei aanspreken. Dit gaat over ingeleende werknemers, niet over zzp'ers. Zie inlenersaansprakelijkheid.
• Wtta. De Wtta gaat in op 1 januari 2027; vanaf 1 januari 2028 mag je alleen personeel inlenen van toegelaten uitleners. Vanaf 1 januari 2027 leg je al per inhuur vast welke werknemer je van welke uitlener inleent. Dat doe je als inlener zelf, ook als een broker of MSP de contracten sluit. Zie Wtta voor inleners.

Let op: een broker of MSP kan administratie, screening en contracten overnemen, maar niet jouw verantwoordelijkheid als inlener. Spreek vast wie per inhuur de arbeidsrelatie toetst en wie het dossier bijhoudt. Een beslishulp per opdracht vind je in zzp'er of detachering: welke inhuurvorm past?

Waar je op let bij de keuze

• Volume en variatie. Een paar mensen per jaar of honderden? Hoe groter en gevarieerder, hoe meer een MSP of eigen inhuurdesk loont.
• Grip. Wil je zelf bepalen wie er binnenkomt en tegen welk tarief, of is een goed geregeld proces voldoende?
• Kosten en marge. Zet de marge van een broker of MSP af tegen de kosten van eigen mensen, en wat er bij de professional overblijft.
• Snelheid. Een raamovereenkomst of broker levert vaak sneller dan een open uitvraag onder tientallen partijen.
• Aanbestedingsrecht. Elke vorm moet zelf rechtmatig zijn ingekocht en binnen de aangekondigde omvang blijven. Lees externe inhuur aanbesteden.
• Afhankelijkheid. Hoe moeilijk is wisselen van partij, en wat gebeurt er met lopende inhuur als het contract afloopt?
• Compliance. Wie toont per inhuur aan dat de arbeidsrelatie is getoetst, de identiteit is vastgesteld en de uitlener in orde is? Lees ook wat is schijnzelfstandigheid.