Coördinator Patientplanproces

Functieomschrijving

Voor Spaarne Gasthuis zoeken wij een Coördinator Patientplanproces. Als Coördinator Patiëntplanproces optimaliseer je het volledige planproces van verwijzing tot afronding van de polibehandeling.
Je levert geen adviesrapport, maar vertaalt analyses direct naar praktische, operationele acties en realiseert implementatie in de dagelijkse operatie.

Probleemstelling
Er bestaan gefragmenteerde werkprocessen op de polikliniek, wat leidt tot onduidelijkheid over werkwijze, patiëntenstromen en communicatie en daarmee tot suboptimale inzet van schaarse polimedewerkers.

Doelstellingen
Je richt je op het optimaliseren van het proces rond binnenkomst, afspraakreeks en afronding met aandacht voor:

• Verwijzingen: hoe komt een patiënt in het planproces?
• Planproces: hoe worden afspraken gepland en afgestemd?
• Polivoorbereiding: welke stappen zijn nodig vóór het eerste consult?
• Aanmeldproces: registratie en intake bij de poli.
• Communicatiestromen: interne en externe communicatie rondom afspraken, inclusief patiëntinformatie.

Werkzaamheden

• Je analyseert de huidige patiëntreis en het poliproces via werkbezoeken, interviews en systeemonderzoek om concrete verbetermaatregelen te definiëren.
• Je identificeert knelpunten, inefficiënties en variaties in werkwijzen en vertaalt deze naar uitvoerbare procesverbeteringen.
• Je brengt taken en werkzaamheden binnen het planproces in kaart en voegt dit toe aan functiedifferentiatie en rolafbakening.
• Je ontwikkelt een toekomstbestendig procesontwerp en zorgt voor de praktische vertaling naar operationele werkwijzen (wie doet wat?).
• Je realiseert uniformering van processen waar meerwaarde is, met behoud van noodzakelijke afdelingsspecifieke flexibiliteit.
• Je zorgt voor samenhang tussen het poliproces en systeeminrichting, waaronder EPIC/EPD, ICM en relevante initiatieven.
• Je begeleidt en coördineert de implementatie van procesverbeteringen en ondersteunt teams bij adoptie en draagvlak.
• Je monitort voortgang, meet gerealiseerde resultaten en stuurt bij om duurzame borging te realiseren.

Gewenste opleverproducten

• Analyse huidige situatie en gewenste situatie met helder inzicht in knelpunten, variaties en verbeterkansen.
• Geïmplementeerd verbeterontwerp: uitgewerkt toekomstig proces inclusief concrete vertaling naar operationele werkwijzen en benodigde systeemondersteuning.
• Implementatie- en borgingsplan voor invoering, adoptie, monitoring en duurzame verankering van de verbeteringen.
• Uniformeringskader dat aangeeft welke processen worden geharmoniseerd en welke processen afdelingsspecifiek blijven.

Competenties

• Sterke analytische vaardigheden en bewezen vermogen om analyses om te zetten in concrete verbeteringen binnen de operatie.
• Ervaring met zowel procesanalyse als implementatie van procesveranderingen, bij voorkeur binnen de zorgomgeving.
• Kennis van EPIC/EPD-systemen en ervaring met het vertalen van operationele processen naar systeeminrichting en vice versa.
• Sterk in stakeholdermanagement; je weet professionals, management en ondersteunende diensten mee te nemen in veranderingen.
• Veranderkundige vaardigheden en ervaring met het begeleiden van implementatietrajecten.
• Resultaatgericht en pragmatisch; je richt je op het daadwerkelijk realiseren en borgen van verbeteringen in plaats van het opleveren van alleen adviesrapporten.
• Hands-on mentaliteit: je werkt samen met de operatie om verbeteringen in de praktijk werkend te krijgen.

Jouw profiel
Je hebt ervaring in procesmanagement of projectmanagement binnen een ziekenhuisomgeving of vergelijkbare zorgsetting.
Je beschikt over hbo- of wo-werk- en denkniveau, bij voorkeur in Zorgmanagement, Bedrijfskunde of Health Sciences.