Functieomschrijving
Voor Stedin zoeken wij een Portfolio Management Officer. Je bent de spil in het web van het portfoliomanagement. Je beheert en organiseert het portfolioloket en zorgt dat initiatieven tijdig worden besproken in de portfolio sync en het board, en dat de informatie actueel en volledig is. Je stemt af met projectleiders, programmamanagement, teamleiders/hoofden en change leads. Je creëert een helder beeld van de status van het portfolio en rapporteert hierover zelfstandig. Er is een goede basis voor het portfolioproces; daaraan draag je bij en je brengt actief ideeën in.Daarnaast ondersteun je het managementteam bij de voorbereiding van overleggen, besluitvorming, acties en documentatie, behoud je overzicht en jaag je opvolging van acties na. Waar nodig bied je tijdelijke ondersteuning bij projecten. Je signaleert proactief waar verbetering mogelijk is en pakt verbeteringen op. Je zorgt voor effectief stakeholdermanagement en onderhoudt actief een breed netwerk binnen de organisatie. Je stelt zelfstandig rapportages en presentaties op en helpt bij het implementeren van processen, governance en beleid rondom portfoliomanagement.
Resultaatgebieden
- Ontwikkelen en bijhouden van een actueel en effectief portfoliodashboard.
- Opstellen, delen en toelichten van portfoliorapportages.
- Opstellen van notulen, besluiten- en actielijsten.
- Ontwikkelen en beheren van templates en standaard werkwijzen.
- Dienen als kennishouder over het veranderportfolio binnen de organisatie.
Kernactiviteiten
- Ontwikkelen en implementeren van standaarden, templates en werkwijzen voor project- en portfoliomanagement.
- Begeleiden van besluitvormingsprocessen en opzetten van een duidelijke rapportagestructuur.
- Inrichten en verbeteren van tooling, dashboards en processen en zorgen voor draagvlak in de organisatie.
- Opstellen van notulen, actielijsten en besluiten; voorbereiden van overleggen en actief opvolging jaag je na.
- Verzamelen en analyseren van voortgangsdata, signaleren van risico’s en stimuleren van continue verbetering.
- Ondersteunen van project- en portfoliomanagers om meer grip, voorspelbaarheid en samenwerking te realiseren.
Jouw profiel
- HBO werk- en denkniveau.
- Minimaal 5 jaar ervaring als portfolio- of projectmanagementondersteuner binnen grote of complexe organisaties; zelfstandig coördineren van een portfolio office is een pré.
- Vereist: ervaring met Azure DevOps voor portfoliobeheer en het inrichten van rapportages.
- Vereist: kennis van projectmanagementmethodieken en -tooling.
- Pré: kennis en ervaring met SAFe en andere tooling voor portfoliomanagement.
Stakeholders
Je werkt nauw samen met projectleiders, programmamanagers, change leads, management en adviseurs.
Competenties
Je beschikt over analytisch vermogen, bent verbindend, sterk in plannen en organiseren, communicatief vaardig, organisatiesensitief en resultaatgericht.
- Je kunt goed plannen.
- Je hebt een sterk verantwoordelijkheidsgevoel.
- Je bent flexibel ingesteld.
- Je hebt goede communicatieve vaardigheden.
- Je bent resultaatgericht.
- Je bent proactief.
- Je luistert actief en empathisch.
Functie eisen
- Je hebt minimaal een afgeronde HBO-opleiding.
- Je hebt minimaal 5 jaar ervaring als portfolio- of projectmanagementondersteuner binnen grote/complexe organisaties, waarbij je zelfstandig het portfolio office hebt gecoördineerd. Ervaring in de energiebranche, spoor (zoals NS, ProRail) of infra heeft de voorkeur.
- Je hebt kennis en ervaring met Azure DevOps voor portfoliobeheer en het inrichten van rapportages.
- Je hebt ervaring met het inrichten en verder ontwikkelen van portfoliomanagement; dit is een pré.
- Je bent fulltime beschikbaar gedurende de inzetperiode van de opdracht en hebt geen geplande vakanties.
- Je bent geen zzp'er en kunt op basis van een dienstverband worden ingezet.
Functie wensen
- Je bent beschikbaar voor inzet via detachering; ervaring met werken via detachering is een pré.
