Functieomschrijving
Voor Gemeente Schouwen-Duiveland zoeken wij een Administratief Bedrijfsbureaumedewerker. Als Administratief Bedrijfsbureaumedewerker ondersteun je het bedrijfsbureau van de opdrachtgever bij administratieve, organisatorische en secretariële werkzaamheden. Je vervult een belangrijke rol in de dagelijkse ondersteuning van de bedrijfsvoering en bent ingebed in de reguliere processen van het bedrijfsbureau.Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:
- Behandelen van zaakmeldingen in de openbare ruimte en zorgvuldig verwerken van MOOR-meldingen.
- Verzorgen van de inkoopadministratie en beheren van digitale en fysieke archieven.
- Uitvoeren van secretariële werkzaamheden en opstellen van memo’s, brieven en overige correspondentie.
- Zorgen voor correcte administratieve verwerking van documenten en correspondentie.
- Ondersteunen bij personeels-, materieel- en werkplanningen.
- Plannen en organiseren van verplichte opleidingen en trainingen en verwerken van de bijbehorende administratie.
- Beheren van actie- en knelpuntenlijsten en opstellen van rapportages.
- Verzamelen, verwerken en beheren van gegevens voor projectrapportages.
- Ondersteunen bij het opstellen van projectplannen, subsidieaanvragen en verantwoordingsrapportages.
Jouw profiel
- Communicatief sterk, zowel schriftelijk als mondeling.
- Zelfstandig en proactief in je aanpak.
- Scherp in het stellen van prioriteiten en georganiseerd werken.
- Nauwkeurig en gericht op structuur en overzicht.
- Initiatiefrijk en gericht op het verbeteren van werkprocessen.
- Samenwerkingsgericht met goed organisatievermogen.
Organisatie
De opdrachtgever werkt mensgericht en stimuleert initiatieven vanuit de samenleving. Zij denken niet vanuit wat 'moet' maar vanuit wat kan. Medewerkers krijgen ruimte om eigen invulling te geven aan de mensgerichte aanpak.
Functie eisen
- Je hebt een afgeronde mbo-opleiding (niveau 3 of 4) in een administratieve of secretariële richting
- Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring als administratief medewerker of projectondersteuner binnen het ruimtelijk domein
- Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring met Microsoft Office, Corsa, Decos en MOOR, bij voorkeur recent (bijvoorbeeld in de afgelopen 6 jaar)
Functie wensen
- Je hebt in de afgelopen 5 jaar aantoonbare werkervaring met het behandelen van zaakmeldingen in de openbare ruimte en met het verwerken van MOOR‑meldingen
- Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als administratief medewerker of projectondersteuner in het ruimtelijk domein binnen een overheidsorganisatie
- Je hebt aantoonbare ervaring met het verzorgen van de inkoopadministratie en met het beheren van digitale en fysieke archieven
- Je hebt minimaal 1 jaar aantoonbare ervaring met het beheren van actie‑ en knelpuntenlijsten, het opstellen van rapportages en met het verzamelen, verwerken en beheren van gegevens voor projectrapportages
- Je hebt aantoonbare ervaring met het ondersteunen bij het opstellen van projectplannen, subsidieaanvragen en verantwoordingsrapportages, en met het opzetten en bijhouden van personeels-, materieel- en werkplanningen
