Functieomschrijving
Voor Gemeente Oisterwijk zoeken wij een Projectmedewerker Sjablonen.1. Brede inventarisatie van de sjablonen
- Je inventariseert organisatiebreed welke sjablonen op elke afdeling gebruikt worden.
- Je brengt in kaart in welke systemen de sjablonen zich bevinden, zoals de sjablonengenerator Xential, CLO (Centric Leefomgeving) en Suite (voor sociaal domein).
Resultaat:
Een samenvattend rapport van de inventarisatie.
2. Opschonen van niet gebruikte / verouderde sjablonen
- Je verwijdert niet-gebruikte en niet-relevante sjablonen.
- Je verwijdert dubbele sjablonen die in verschillende vormen voorkomen.
- Je maakt een overzicht van de sjablonen die overblijven.
Resultaat:
Een opgeschoonde basis als nulmeting en vertrekpunt voor de nieuwe sjablooninrichting.
3. Projectmatige aanpak in het herinrichten / maken van sjablonen
- Je ordent sjablonen op basis van Wet open overheid (Woo)-verplichtingen en digitale toegankelijkheidseisen, met aandacht voor heldere taal en de Oisterwijkse huisstijl.
- Je bepaalt prioriteiten voor te maken of te vernieuwen sjablonen.
- Je bepaalt welke extra capaciteit eventueel nodig is, zowel intern als extern.
- Je stemt regelmatig af en rapporteert terug aan de opdrachtgever.
Resultaat:
Een planning op basis van prioriteiten en wettelijke vereisten.
4. Uitvoeren van de planning
- Je voert alle stappen van de planning uit.
- Je test regelmatig sjablonen die naar pdf's worden omgezet, zodat ze in andere systemen nog steeds digitaal toegankelijke output opleveren (bijvoorbeeld zaaksysteem OneGov, raadsinformatiesysteem Notubiz of het Woo-platform van eData).
Resultaat:
Een volledige set nieuwe sjablonen voor de organisatie die voldoet aan wettelijke eisen (Woo, digitale toegankelijkheid) en aan de huisstijlvereisten.
5. Borging van de sjablonen in de gehele organisatie
- Je maakt een werkinstructie voor collega's over het juiste gebruik van de sjablonen en stimuleert gewenst gedrag, zodat oude documenten niet herhaaldelijk als sjabloon worden misbruikt.
- Je zorgt dat het gebruik van sjablonen onderdeel wordt van de onboarding van nieuwe collega's.
Resultaat:
Voldoende tools om op de juiste en verantwoorde manier met de nieuwe sjablonen te werken.
Jouw profiel
- Je hebt ruime ervaring in een vergelijkbare rol.
- Je beschikt over HBO-werk- en denkniveau.
- Je hebt aantoonbare ervaring binnen een gemeentelijke organisatie.
Functie eisen
- Je voldoet aan de in de functiebeschrijving genoemde opleidingseis
Functie wensen
- Je hebt aantoonbare ervaring om op de juiste en verantwoorde manier met nieuwe sjablonen te werken.
- Het is een pre als je recente werkervaring hebt in een vergelijkbare functie.
- Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden.
- Je bent een teamspeler en past goed binnen het team.
