Functieomschrijving
Voor Gemeente Maassluis zoeken wij een Bestuurssecretaresse. Je werkt als bestuurssecretaresse en ondersteun je bestuurders door ervoor te zorgen dat alles achter de schermen soepel verloopt.Met jouw scherpe blik, dienstverlenende instelling en gevoel voor samenwerking maak je dagelijks het verschil.
Wat ga je doen?
Je bent een onmisbare ondersteuner van één of meerdere bestuurders en schakelt snel tussen verschillende werkzaamheden.
Je werkt samen met collega’s in een zelfsturend team dat zorgt voor professionele en soepele ondersteuning van de bestuurders en hun portefeuille.
Je houdt vertrouwelijke informatie zorgvuldig en discreet en gaat nieuwe uitdagingen graag aan.
Je ondersteunt en ontzorgt de bestuurder(s) onder andere door:
- complexe agenda’s te beheren en afspraken te plannen;
- bezoekers te ontvangen en telefoontjes te beantwoorden als eerste aanspreekpunt;
- vergaderingen voor te bereiden en vergaderstukken te verzorgen voor bestuurlijke besluitvorming;
- bereikbaarheid te bewaken en post, e-mails en nieuwsberichten te verwerken;
- bijeenkomsten te organiseren en facilitaire zaken te regelen.
jouw profiel
- Je bent een stevige en zelfverzekerde persoonlijkheid die rustig blijft, ook onder druk.
- Je begrijpt hoe het politieke en bestuurlijke speelveld werkt.
- Je hebt gevoel voor verschillende belangen en handelt daar zorgvuldig naar.
- Je bent flexibel en schakelt gemakkelijk tussen uiteenlopende werkzaamheden.
- Je ziet onverwachte situaties als een uitdaging en zet graag een stap extra wanneer nodig.
- Je werkt nauwkeurig en behoudt het overzicht.
- Je stelt prioriteiten en maakt nieuwe informatie je snel eigen.
- Je legt verbanden tussen verschillende onderwerpen en hebt politiek-bestuurlijke sensitiviteit.
- Je hebt omgevingsbewustzijn en weet wat er speelt en wat er nodig is.
Functie eisen
- Je hebt minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse binnen een overheidsorganisatie
- Je hebt aantoonbare ervaring met agendabeheer, notuleren en bestuurlijke ondersteuning
- Je hebt aantoonbare ervaring met Microsoft Office (Outlook, Word, Teams en Excel)
- Je bent gemiddeld 24 uur per week of meer beschikbaar
Functie wensen
- Je hebt een aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo-4 niveau in een secretariële of managementondersteunende richting
- Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse, waarbij je bijeenkomsten organiseert en facilitaire zaken regelt
- Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse met het beheren van complexe agenda’s, het plannen van afspraken, het voorbereiden van vergaderingen en het verzorgen van vergaderstukken voor bestuurlijke besluitvorming binnen een gemeente
- Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse, directiesecretaresse of managementassistent bij een gemeente of andere overheidsorganisatie
- Het is een pré als je meer dan 5 jaar aantoonbare werkervaring binnen een gemeente hebt
- Bij voorkeur heb je tussen de 3 en 5 jaar aantoonbare werkervaring binnen een gemeente
- Bij voorkeur heb je meer dan 3 jaar aantoonbare werkervaring bij een andere overheidsorganisatie
- Je hebt geen of minder dan 3 jaar aantoonbare werkervaring binnen een overheidsorganisatie
