Functieomschrijving
Voor Stedin zoeken wij een Portfolio Management Officer. Je beheert en organiseert het portfolioloket van de opdrachtgever en zorgt dat initiatieven tijdig in de portfolio sync en het portfolio board besproken worden.Je stemt af met projectleiders, programmamanagement, teamleiders/hoofden en changeleads en zorgt dat informatie actueel en volledig is.
Je creëert een helder beeld van de status van het portfolio en rapporteert daar zelfstandig over.
Zij hebben een goede basis voor het portfolioproces; jij draagt bij aan de verdere ontwikkeling en brengt actief verbeterideeën in.
Je ondersteunt het MT van de afdeling SO Development bij de voorbereiding van overleggen, besluitvorming, acties en documentatie, behoudt overzicht en jaagt opvolging van acties na.
Waar nodig ondersteun je projecten die tijdelijk extra capaciteit vragen.
Je signaleert proactief verbeteringen, pakt deze op en onderhoudt actief een breed netwerk binnen de organisatie om stakeholders betrokken en geïnformeerd te houden.
Je stelt zelfstandig rapportages en presentaties op en helpt bij de implementatie van processen, governance en beleid rond portfoliomanagement.
Resultaatgebieden
- Je ontwikkelt en houdt een actueel en effectief portfoliodashboard bij.
- Je stelt portfoliorapportages op, deelt deze en licht ze toe voor stakeholders.
- Je verzorgt notulen, besluiten- en actielijsten en bewaakt opvolging.
- Je ontwikkelt en onderhoudt templates en standaardwerkwijzen voor project- en portfoliomanagement.
- Je fungeert als kennishouder op de afdeling voor het veranderportfolio.
Kernactiviteiten
- Je ontwikkelt en implementeert standaarden, templates en werkwijzen voor project- en portfoliomanagement.
- Je begeleidt besluitvormingsprocessen en zet een duidelijke rapportagestructuur op.
- Je richt tooling en dashboards in en verbetert processen, en zorgt dat deze gedragen worden binnen de organisatie.
- Je stelt notulen, actielijsten en besluiten op, bereidt overleggen voor en jaagt opvolging actief na.
- Je verzamelt en analyseert voortgangsdata, signaleert risico’s en stimuleert continue verbetering.
- Je ondersteunt project- en portfoliomanagers bij het vergroten van grip, voorspelbaarheid en samenwerking.
Jouw profiel
- Je hebt HBO werk- en denkniveau.
- Je hebt minimaal 5 jaar ervaring als portfolio- of projectmanagementondersteuner binnen grote of complexe organisaties, waarbij je zelfstandig een portfolio office hebt gecoördineerd.
- Ervaring met Azure DevOps voor het beheer van het portfolio en het inrichten van rapportages is vereist.
- Je hebt kennis van projectmanagementmethodieken en tooling.
- Pré: ervaring met SAFe en andere tooling voor portfoliomanagement naast Azure DevOps.
Stakeholders
- Je werkt samen met projectleiders, programmamanagers, change leads, management en adviseurs.
Competenties
- Analytisch inzicht en organisatiesensitiviteit
- Verbindend vermogen en goede communicatieve vaardigheden
- Planmatig werken en resultaatgerichtheid
- Verantwoordelijkheidsgevoel en proactieve houding
- Flexibiliteit en goede luistervaardigheden
Functie eisen
- Je beschikt minimaal over een afgeronde HBO-opleiding
- Je hebt minimaal 5 jaar ervaring als portfolio- of projectmanagementondersteuner binnen grote/complexe organisaties, waarbij je zelfstandig het portfolio office hebt gecoördineerd. Ervaring in de energiebranche, bij NS, ProRail of infrabedrijven is een pré
- Je hebt aantoonbare kennis en ervaring met Azure DevOps voor het beheer van het portfolio en het inrichten van rapportages
- Je hebt ervaring met het inrichten en verder ontwikkelen van portfoliomanagement (pré)
- Je bent fulltime beschikbaar voor de opdracht en hebt geen geplande vakanties tijdens de opdrachtperiode
