Functieomschrijving
Voor EnexisEnexis zoeken wij een Assistent Secretariaat. Je bent sterk in notuleren; je werkzaamheden breiden zich daarna uit met meer administratieve taken en er wordt waarde gehecht aan flexibiliteit en bereidheid om te reizen.Je ondersteunt secretarieel, administratief en operationeel de medezeggenschapsorganen van de opdrachtgever en draagt bij aan een goede, gestroomlijnde medezeggenschapsorganisatie.
De medezeggenschap van de opdrachtgever bestaat uit een Centrale Ondernemingsraad, drie Ondernemingsraden (Operations, Staven en Transition) en de VGWM-commissie. De MZMZ-organen worden ondersteund door het ambtelijk secretariaat dat bijdraagt aan een goed functionerende medezeggenschap door professionele ondersteuning, expertise, procesbegeleiding en advisering. Het ambtelijk secretariaat bestaat uit een ambtelijk secretaris en een assistent-secretaris.
Werkzaamheden
- Je bereidt (C)OR-, overleg-, commissie- en andere vergaderingen voor en organiseert deze.
- Je verzorgt de verslaglegging en volgt genomen besluiten op en voert deze uit.
- Je beheert de content van de medezeggenschap op intranet/SharePoint en draagt bij aan publicaties.
- Je richt administratieve processen in en voert werkzaamheden uit op het gebied van planning, agendabeheer, correspondentie, redactie en archivering.
- Je bewaakt de tijdige en volledige uitvoering van activiteiten conform besluitenlijst, gemaakte afspraken en planning.
- Je fungeert als aanspreekpunt namens de medezeggenschapsorganen voor de bestuurder en de achterban; je beantwoordt vragen en behandelt klachten en bespreekt deze indien nodig binnen de medezeggenschap.
- Je zorgt voor en bewaakt de onderlinge afstemming tussen OR-organen, commissies en werkgroepen.
- Je verzamelt, selecteert, maakt toegankelijk en distribueert relevante informatie op het gebied van medezeggenschap.
jouw profiel
- Je bent sterk in plannen en organiseren.
- Je communiceert schriftelijk en mondeling helder en doelgericht.
- Je levert heldere en bondige verslaglegging.
- Je werkt nauwkeurig en kwaliteitsgericht.
- Je handelt integer.
- Je bent stressbestendig en behoudt overzicht in drukke momenten.
Functie eisen
- Je hebt enkele jaren relevante secretariële werkervaring.
Functie wensen
- Het is een sterke pre als je ervaring hebt met medezeggenschap en OR-werkzaamheden
- Belangrijk: je bent sterk in notuleren
- Bij voorkeur ben je flexibel en bereid om te reizen
