Functieomschrijving
Voor de Vereniging van Nederlandse Gemeenten zoeken wij een Projectmanagement Officer Bestaanszekerheid. Als Project Management Officer (PMO) ondersteun je projectleiders bij de dagelijkse beheersing en organisatie van de programma's ODDW, Inburgering en Proactieve Dienstverlening.Je werkt aan de implementatie en coördinatie van activiteiten binnen deze programma's, waaronder het stimuleren en faciliteren van gemeenten bij digitale dienstverlening en de afstemming met ketenpartners zoals UWV, BIDN, BKWI en LORA, ondersteuning bij gemeentelijke aansluiting op RP2 en het coördineren van lokale experimenten rondom gegevensdeling en proactieve dienstverlening.
Jij brengt structuur aan, houdt overzicht over planning, acties, risico's en resultaten, en ondersteunt bij overleggen, rapportages en besluitvorming. De projectleider blijft inhoudelijk en besluitvaardig verantwoordelijk; jij verzorgt de praktische en bestuurlijke ondersteuning.
Werkzaamheden
- Ondersteunen van projectleiders bij planning, organisatie en voortgangsbewaking
- Opstellen en actualiseren van planningen, werkplannen en Kanban-/planner-overzichten
- Monitoren van mijlpalen, producten, afhankelijkheden, risico's en knelpunten
- Bewaken van deadlines en aanspreken van collega’s op afgesproken acties
- Bijhouden van actie-, besluiten- en afsprakenlijsten en zorgdragen voor opvolging
- Organisatorisch en inhoudelijk voorbereiden van interne en externe projectoverleggen
- Zorgen voor agenda's, stukken, verslaglegging en opvolging van afspraken
- Ondersteunen bij projectdocumenten, presentaties, notities en besluitvormingsstukken
- Verzamelen en structureren van informatie voor voortgangsrapportages en managementinformatie
- Ondersteunen bij periodieke rapportages die aan verantwoordingskaders zijn verbonden
- Ondersteunen bij financiële en capaciteitsmatige overzichten
- Zorgen voor een overzichtelijke projectadministratie en documentstructuur
- Borgen dat besluiten, afspraken en resultaten vindbaar en herleidbaar zijn vastgelegd
- Bijdragen aan het uniformeren van de PMO-werkwijze binnen het team
- Eerste aanspreekpunt zijn voor praktische en organisatorische zaken en betrokken zijn bij communicatie
- Organiseren en ondersteunen van bijeenkomsten, werksessies en kennissessies met gemeenten en ketenpartners
- Onderhouden van contact- en planningsprocessen met gemeenten, leveranciers en ketenpartners
- Nauw samenwerken met projectleiders, adviseurs, communicatie- en financiële ondersteuning en overige secretarissen
- Projectspecifieke ondersteuning, zoals planning en voortgang van implementatieactiviteiten, ondersteuning rond VUM, afstemming met relevante ketenpartners, beheer van basistoolkits en coördinatie van experimenten gegevensdeling
Competenties
- Plannen en organiseren
- Samenwerken en afstemmen
- Goede communicatieve vaardigheden (schriftelijk en mondeling)
- Politiek-bestuurlijke sensitiviteit
- Proactief handelen
- Nauwkeurigheid en kwaliteitsgerichtheid
- Goede beheersing van de Nederlandse taal
Jouw profiel
- Ervaring met PMO-, project- of programmasecretariële ondersteuning binnen complexe omgevingen, bij voorkeur in de publieke sector
- Goede organisatorische vaardigheden en ervaring met planningstools en projectadministratie
- Vaardigheid in het structureren en rapporteren van voortgangsinformatie
- Snel schakelen tussen verschillende taken en projecten, zonder het overzicht te verliezen
- Sterke stakeholdervaardigheden en ervaring met samenwerken met gemeenten, leveranciers en ketenpartners
- Zelfstandig, proactief en servicegericht
Organisatie
De VNG vertegenwoordigt ruim 300 Nederlandse gemeenten en werkt samen met verschillende partners en teams aan een krachtige lokale overheid. VNG Realisatie richt zich op de lokale uitvoering van maatschappelijke opgaven en stimuleert samenwerking tussen gemeenten en hun partners. Zij draagt bij aan thema's als één overheid samenwerken aan maatschappelijke vraagstukken, het verbeteren van dienstverlening, een efficiënte en wendbare organisatie en anticiperen op de toekomst.
Functie eisen
- Je kunt je opleidingen, werkervaring of referentieprojecten aantonen.
- Je beschikt over minimaal hbo werk- en denkniveau, door een afgeronde hbo-opleiding of minimaal vijf jaar relevante werkervaring.
- Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring in project-, programma- of PMO-ondersteuning, waarvan minimaal 2 jaar in de afgelopen 5 jaar.
- Je hebt werkervaring in minimaal twee projecten of programma’s waarin je samenwerkte met meerdere interne en externe organisaties of stakeholders.
- Je hebt minimaal 2 jaar ervaring met PMO-werkzaamheden, waaronder planning, voortgangsbewaking, actie- en besluitenlijsten, projectadministratie, overlegvoorbereiding en het aanleveren van informatie voor voortgangsrapportages of managementinformatie.
Functie wensen
- Vermeld welke onderdelen van je ervaring je wilt laten meewegen bij de beoordeling en licht dit kort toe.
- Je hebt aantoonbare ervaring met PMO- of projectondersteuning binnen of voor gemeenten of gemeentelijke samenwerkingsverbanden; vermeld het aantal jaren in je cv.
- Je hebt aantoonbare ervaring binnen het sociaal domein of domein bestaanszekerheid (zoals Werk & Inkomen, Inburgering, Schulden of gemeentelijke dienstverlening); vermeld het aantal jaren in je cv.
- Je hebt aantoonbare ervaring met de ondersteuning van digitaliserings-, gegevensuitwisselings- of implementatieprojecten waarin ketensamenwerking met meerdere organisaties centraal staat; vermeld het aantal jaren in je cv.
- Geef aan in hoeveel projecten of programma’s je gelijktijdig ondersteuning hebt geboden, waarbij je gebruik maakte van PMO-instrumenten zoals projectplanningen, actie- en besluitenlijsten, risicologs, Kanban of Planner; geef concrete voorbeelden in je cv.
